採用管理システムとは?効率化だけではない導入のメリット

採用活動が思ったように進まない
エクセルやスプレッドシートでの採用管理はもう限界…
採用のミスマッチをなくしたい

人材紹介サイト経由や、従業員からの推薦(リファラル採用)など、さまざまなフローでの採用が増えています。このため、応募者の管理や面接の日程調整といった採用管理が煩雑になって困っているという人もいるでしょう。

採用管理システムとは、募集から採用までを一元的に管理できるシステムのことです。応募経路によって個別に対応していた採用業務を同じシステム上で一括管理でき「管理業務の効率化」「応募から採用までの期間の短縮」「ミスマッチのない人材の確保」といった効果が見込めます。

昨今は、優秀な人材の獲得競争はますます激化しています。大企業はもちろん、中小企業でも導入されることが多くなり、今や採用管理システムは採用現場におけるマストツールとなっています。

しかし、採用管理システムを導入する前に
・採用管理システムにはどんな基本機能があるのか?
・導入のメリットは?
・どのような会社が導入すべきなのか?
といったことは気になるものです。

この記事では、専門家監修のもとこうした疑問にお答えしていきます。特に導入を検討している中小企業の採用担当者の方は必読です。

曽和利光プロフィール写真

株式会社人材研究所 代表取締役社長
曽和 利光さん

リクルート人事部ゼネラルマネジャー、ライフネット生命総務部長、オープンハウス組織開発本部長と、人事・採用部門の責任者を務め、主に採用・教育・組織開発の分野で実務やコンサルティングを経験、また多数の就活セミナー・面接対策セミナー講師や情報経営イノベーション専門職大学客員教授も務め、学生向けにも就活関連情報を精力的に発信中。人事歴約20年、これまでに面接した人数は2万人以上。2011年に株式会社人材研究所設立。
著書等:「人と組織のマネジメントバイアス」、「コミュ障のための面接戦略」、「人事と採用のセオリー」、「悪人の作った会社はなぜ伸びるのか?人事のプロによる逆説のマネジメント」、「「ネットワーク採用」とは何か」、「知名度ゼロでも『この会社で働きたい』と思われる社長の採用ルール48」、「『できる人事』と『ダメ人事』の習慣」

採用管理システムとは?導入のメリットとデメリット

――採用管理システムとは、そもそもどのようなツールなのでしょうか?

採用管理システム(ATS)とは、採用業務に関する情報を一元管理するシステムのことです。

製品によって少し異なりますが、基本的な機能として

  • 求人情報や応募者情報などの管理・分析
  • 面接の選考管理
  • メールの自動送信

といった採用業務を効率化する多彩な機能が備わっています。

では、採用管理システムを導入することでどんなメリット、デメリットがあるのでしょうか。導入すべき会社の特徴や、導入効果も含めて詳しくみていきましょう。

採用管理システムの導入メリットとデメリット

まずは、採用管理システムを導入することで、どんなメリットがあるのでしょうか?また、デメリットはないのでしょうか?

メリット(1)応募者の受付から採用までの時間を大幅に短縮できる
(2)採用にかかる人的コストを削減できる
(3)応募から採用までのデータを一元管理できる
(4)本当に必要な人材を確保できる
(5)繁忙期に採用業務の一部をアウトソーシングできる
デメリット(1)システムの導入・利用にコストがかかる
(2)担当者がシステムに習熟する必要がある

一見するとメリットが多いようですが、デメリット側の「コストがかかる」という点も気になるところです。それでは個別に詳しく解説いたします。

メリット(1) 応募者の受付から採用までの時間を大幅に短縮できる

採用活動において重要なのは、応募の受付から採用までにかかる時間です。返事が遅いと、採用プロセスの途中で辞退されてしまうことも少なくありません。受付から採用連絡までに1ヶ月以上かかっていては遅すぎます。最低でも2~3週間以内には選考を終えて内定者に連絡するくらいのスピード感は必要で、採用管理システムはこの体制作りの大きな助けになってくれます

採用管理システムを活用すれば、応募者の受付から採用までにかかる時間を大幅に短縮できます。例えばメールの自動送信機能により、応募者一人ひとりにメールを送らずとも、段階に応じて一斉送信できるので採用担当者の手間を省くことができます。また、システム上で面接情報を管理しているので、応募者と面接担当者の日程調整もスムーズに行えます。

メリット(2) 採用にかかる人的コストを削減できる

採用までの時間の短縮できれば、採用担当者の人的コストが削減できます。採用担当者の業務の内訳は「採用に関わるコア業務が2割程度」である一方、「データの転記や集計、日程調整などのノンコア業務が8割にのぼる」という意見もあります。

採用管理システムによって、ノンコア業務を自動処理できます。その結果、ノンコア業務に費やす時間や人的コストを大幅に減らせたぶん、コア業務の強化に回せるようになるのです。

メリット(3) 応募から採用までのデータを一元管理できる

採用管理システムは、採用業務にまつわる情報をひとまとめに管理するツールです。システムにログインするだけで、即座に必要なデータにアクセス可能です。これは採用期間の短縮につながるほか、採用状況がリアルタイムで把握できるという点で大きなメリットです。

各種情報共有や面接の日程調整は、その都度プリントアウトしたり、メール添付で処理している、という方もいるでしょう。しかし、この方法では伝達までに遅れが発生するうえ、連絡漏れの恐れがあります。

採用管理システムでは、現時点の応募者数や合格者数、辞退者数などがリアルタイムで確認できます。こうした情報を把握し、状況判断や分析に活かすことができれば、質の高い採用活動が期待できるでしょう。

メリット(4) 本当に必要な人材を確保できる

採用管理システム上では「どの部署にどんな人材が何人必要なのか」を明確にすることができます。加えて、「どの業種から転職を考えているのか」「内定辞退するのはどういった経歴か」などの応募者情報もすべて蓄積されていきます。こうした会社の状況や応募者の傾向をつかむことで、採用後のミスマッチを少なくできるでしょう。

また、蓄積した応募率や採用率、辞退率などのデータを分析することで、今後の人材獲得に向けた採用計画を検討できます。施策の効果もリアルタイムで可視化されるため、「改善サイクルが回しやすい」という大きな利点も持ちます。

メリット(5) 繁忙期に採用業務の一部をアウトソーシングできる

採用管理システムは、アカウントを発行してIDとパスワードを伝えれば、ソフトのインストールや設定などをすることなく、採用業務の一部をアウトソーシング(外部委託)できるようになります。

採用業務には人員が必要ですが、中小企業では普段の業務をこなしながら採用業務を担当することも多いもの。繁忙期だけでも採用業務の一部をアウトソーシングすることで「担当者がコア業務に集中できる」「人員コストを調整できる」などのメリットが生まれます

デメリット(1) システムの導入・利用にコストがかかる

採用管理システムを導入するうえで、もっとも大きな懸念事項は導入・運用コストでしょう。近年は初期費用や利用料も低額のクラウドサービスが増加していますが、やはりある程度の費用を見積もっておく必要があります

中には無料の採用管理システムもありますが、有料の製品と比べると、登録できる人数に制限があったり、機能面で劣ったりしています。予算の関係から無料の採用管理システムを導入する際は、単に「無料だから」ではなく、製品の特徴や機能をよく確認しましょう。

なお、無料の採用管理システムについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

デメリット(2) 担当者がシステムに習熟する必要がある

現在販売されている多くの採用管理システムは、直感的に操作できたり「Slack」「LINE」などの外部サービスで行えたりと、複雑な操作を要求されないことがほとんどです。だからといって、導入してすぐにシステムを使いこなせるとは限りません。特に、担当者がパソコンの操作に慣れていない場合は、操作に苦労することが考えられます。

せっかく便利なシステムを導入しても、使いこなせなければ最大限の効果を得られません。基本的な操作方法から緊急時の対応まで、フルでサポートしてくれるサービスも増加していますので、操作に不安な人はユーザーのサポートに注目して製品を選びましょう。

採用管理システムの必要性が高い会社

――採用管理システムのメリットが特に大きいのは、具体的にどのような課題を抱えている会社なのでしょうか?

「採用管理システムを導入するメリットが特に大きい会社には、以下のような特徴があります。

採用管理システムの必要性が高い会社

  • 応募から採用まで1ヶ月以上かかっている
  • リアルタイムに採用状況を把握できていない
  • 応募者へのメール送信、電話連絡に漏れが発生する
  • 離職者が多く、求める人材像がわからない(採用後のミスマッチが多発)
  • 応募者が少ない

採用管理システムを導入すれば、採用業務に関する情報がリアルタイムで一元管理できるので、情報共有の漏れや抜け、応募者への連絡の遅れがなくなり、結果的に採用にかかる時間も短縮できます。離職者や辞退者の傾向をつかむことで、採用後のミスマッチも減少するでしょう。

また、採用管理システムの中には「ジョブカン採用管理」のように担当者が求人ページをテンプレートで簡単に作成できる機能を備えた製品もあります。応募者が少ないという課題も、採用管理システムに蓄積されるデータを分析し、効果的な求人情報を発信することで解決につながります。

採用管理システムの必要性が低い会社

採用管理システムは、採用業務において極めて有用なツールですが、すべての会社にとって必要なものでもありません。続いては、採用管理システムの必要性が低い会社について紹介します。

採用管理システムの必要性が低い会社

  • 採用人数が少ない(目安として年間30人以下)
  • 応募から採用まで1ヶ月以内で終了している

そもそもの採用人数が少なかったり、比較的短期間で採用業務を終えられていたりする会社は、採用管理システムの費用対効果は低いといえます。

採用管理システムは、あくまでツール(道具)です。ツールがなくても、順調な採用活動が行えているのであれば、無理に採用管理システムを導入する必要はないということです。

新卒か中途かその両方か?

――採用といっても新卒と中途採用があります。どちらの場合も同じ採用管理システムで運用できますか?

一口に採用業務といっても「新卒採用」か「中途採用」、または「アルバイト」などによっても、求めるエージェントや採用フローは異なります。採用業務すべてを網羅したシステムもありますが、自社にとって不要な機能を備えたものは、操作の複雑さやコストの増加につながるので好ましくありません。利用目的に応じた、適切な製品を選ぶようにしましょう。

例えば、新卒採用であれば大学生や大学職員と迅速かつ日常的に連絡が取りやすいよう、LINE連携といった応募者と直接コミュニケーションがとれる製品が向いています。一方、アルバイト採用であれば欠員の発生に備えて、求人情報を素早く更新できる製品が向いています。

このように製品によっても向き・不向きがあるので、新卒用、中途用、といったように複数の採用管理システムを導入する企業も少なくありません。

採用管理システムとは応募から入社までを一括管理するシステム

採用管理システムの導入で得られる効果と導入すべき会社の特徴について解説してきました。ここで改めて、採用管理システムの基本的な機能についておさらいしましょう。

採用管理システムは、基本的な4つの基本機能があります。

  1. 求人管理機能
  2. 情報管理機能
  3. 選考管理機能
  4. 内定者管理機能
採用プロセス

(1)求人管理機能

会社が公開している求人案件の管理をする機能です。

  • 求人情報や採用予定人数
  • 採用が必要な部署
  • 求める人材
  • 求人ごとの募集期限
  • 公開した媒体名と媒体数

こうした情報もまとめて管理できます。採用管理システムの種類によっては、自社の採用ページと求人サイトなど他社媒体の採用ページの募集状況を一元管理することも可能です。

(2)情報管理機能

履歴書や職務経歴書などの応募者に関する情報を管理する機能です。扱っているのが個人情報のため、取り扱いには慎重な配慮が求められます。この個人情報管理をExcelで行うのは、管理の複雑さや効率の悪さ以上に、セキュリティ面で不安がありました。採用管理システムでは閲覧者を制限することで、安全に管理できます。

(3)選考管理機能

応募者一人ひとりの選考状況を登録・管理する機能です。採用進捗や、筆記テスト・面接の評価などをまとめて管理します。従来、面接の評価などは個々の採用担当者に属人化しやすい情報でした。採用管理システムでは、これらの情報を言語・数値化して共有できるため、偏りのない評価が行えます。

(4)内定者管理機能

内定通知や内定後の連絡・フォローを行う機能です。用業務では、内定を出したあとの入社辞退を防ぐためにも、内定後のフォローまでしっかりと行うことが大切です。製品によっては、LINEなどのコミュニケーションアプリと連携できたり、専用のコミュニケーション機能があります。

 採用難はますます激化!”これから”を見据えた採用管理システムの重要性

優秀な人員ほど確保が難しい今だからこそ、採用管理システムは極めて重要な役割を担うと人事・採用分野の専門家である曽和利光さんは指摘します。そこで、採用管理システムの普及の背景や必要性、システムとの向き合い方について詳しく伺いました。

 【ポイント】 

  • 採用管理システムが普及した背景は、インターネットの普及と採用チャネルの多様化にある
  • 大企業の採用ノウハウが参考にできる点で、中小企業にこそ採用管理システムは必要
  • テレワークが普及してから、採用管理システムの注目度は増している
  • 他社との人材獲得競争に勝つためにも、今後は中小企業でも採用管理システムが当たり前になる
  • 採用管理システムの導入を迷っているなら、気軽に導入して使ってみるのがおすすめ

採用管理システムが普及した背景

――そもそも採用管理システムはどのような時代背景で普及してきたのでしょうか?

採用管理システムが普及したのは、インターネットの普及がもっとも大きな理由です。今やほとんどの会社が求人サイト、つまりインターネットを用いて求人を行っています。それに伴って増加した応募者に対応するため、採用管理システムの必要性が認識され始めました

さらに、2000年代以降、終身雇用も当たり前ではなくなり、転職や中途採用も活発化してきました。会社によっては、ヘッドハンティングやリファラル採用(社員紹介採用)なども実施しています。こうしたチャネルの増加による採用フローの複雑化に対応するため、採用管理システムの有用性はより増しているように感じます。

中小企業にこそ採用管理システムは必要

――中小企業であっても採用管理システムは必要なのでしょうか?

「採用管理システムがなくても採用活動できるか」という質問には、「なくてもできます」と答えます。事実、実務上の支障が出ていないからこその質問でしょうから。しかし、本来は中小企業であっても絶対に導入すべきだと思います

現状、大企業であればなにかしらの採用管理システムを導入しています。しかし、中小企業はまだまだ導入が進んでいません。採用効率だけを考えれば、応募者がそこまで多くない中小企業にとって、採用管理システムの必要性は低いと思うのは自然なことです。

しかし、採用管理システムは、管理の複雑さを回避しつつ効率を上げるためだけのものではありません。採用管理システムには、いろいろな大企業の採用ノウハウが詰まっています。中小企業は、大企業と比較すると人数が少ない分、どうしても採用経験に劣ります。そうした状況だからこそ、「各企業のベストプラクティスを参考にし、採用プロセスを改善できる」という点は大きな意味を持つでしょう。

テレワークにより起きた採用現場の変化

昨今の急激なテレワークの普及に呼応して、採用の現場でもオンライン面接が次々と導入され始めました。面接までオンラインで行うのであれば、すべてがパソコンで完結できる採用管理システムの必要性はさらに増したといえるでしょう。

テレワークを機に「採用管理システムをやむを得ず導入した」という中小企業も少なくありません。必要に駆られて導入したものではありますが、オンライン面接や選考合否の確認をオンライン上で済ませられるといった利便性を実感している会社も多いと思います

──テレワークからオフィスワークに回帰した場合はどうでしょう?

採用管理システムの利便性を知った会社は、オフィス回帰したとしても利用をやめることはないでしょう。そもそも採用の決定権を持つ人は立場が上のことが多く、リアルオフィスだからといって、いつでも席にいて声を掛けられる状態ではありません。そのため、テレワーク普及以前から、採用関係の情報を一元管理するのは大変でした。それを解決したのが採用管理システムです。職場が変わったところで、本質的な部分が変わらない以上、採用管理システムの優位性は揺らぎません

実際、テレワークによって導入されたオンライン会議システムが、オフィスワークに戻ったあとも利便性の高さから継続利用された、という話も聞きます。利便性の高い機能はオフィスワークに戻っても残るのです。これは採用管理システムにも同じことが言えると思います。

DX時代における採用管理システムの重要性とは?

――今後、中小企業にも採用管理システムの導入が広がっていくでしょうか?

採用管理システムを導入しているとしていないとでは、効率化の面はもちろん、採用ノウハウの面で大きな差が生まれます。これからの時代、人材の獲得競争に挑むうえで採用管理システムを導入しないというのは、弱い武器のまま戦っていくことと同じです。

そんな中、中小企業であっても採用管理システムなしで採用を進める、というのは非常にリスキーです。テレワークの普及もあり、採用管理システムを導入した会社が増加しました。今後は中小企業であっても採用管理システムが当たり前になっていくでしょう。

少子高齢化による労働人口の低下もあり、優秀な人材の確保はまずます難しくなっています。実際、感染症拡大の影響で経済状況が悪くなっても、求人倍率は極端に下がることはありませんでした。特に、ITエンジニアの人手不足が深刻であり、人材獲得競争が激化しています。今後は、どの業界でも同じような状況が表面化していくでしょう。

迷ったら導入!そして使ってみる!

導入するかどうかで迷っているのであれば、まずは導入してまずは使ってみるのがよいと思います。採用管理システムは、いろいろな勉強をして、これが必要だから、決め手になったから導入するというものではありません。今の時代、「なぜパソコンを導入するのか?」などという話はしませんよね。そういうレベルの話と同じです。

今は無料の採用管理システムもたくさんあります。また、予算がネックなのであれば、規模によっては有料でもコストを抑えることは可能ですし、中には無料のものもあります。採用スピードの向上によって人件費や掲載料が抑えられることで、結果的に得をすることも少なくありません。

気軽に導入して、いろいろな機能をいじってみてください。あくまでツールなので、使わなければ宝の持ち腐れです。使っていくうちに自社にあった使い方も見えてくるので、「恐れずに使うこと」が実はもっとも重要だと考えます。

専門家が教える採用管理システムの選び方

一口に採用管理システムといっても、製品によって機能や強みはさまざまです。では、自社にとって最適なシステムを見つけるにはどうすればよいのでしょうか?

最後に、採用管理システムを比較する際にどの軸を重視すべきかを曽和さんに伺いました。

──採用管理システムを選定する際に着目すべきポイントを教えてください。

採用管理システムを選ぶときは、以下の3つの軸を確認します。

【採用管理システム選定の3つの軸】 

(1)システム内で採用業務のどこまで完結できるか

募集人数が多い会社、複数の採用チャネルを用いて採用活動を行っている会社は、この軸を重視してください。確認しておきたいのは、「履歴書」「職務経歴書」「面接評定表」などの情報がすべてシステム上で管理でき、かつデジタルデータとして完結しているか、という点。必要なデジタルデータが集約されていることで、情報共有がスムーズに行えたり、正確な分析が行えたりするためです。

また、データ管理以外の作業がシステム上で行えるか、という点も無視できません。例えば、「採用状況のモニタリングとシミュレーションができるか(シミュレーション機能)」「応募者や面接担当者と円滑にコミュニケーションが図れるか(各種連絡機能)」などの機能があると便利です。

(2)システム内で採用データをどこまで分析できるか

採用決定率が低い会社はこの軸を重視するとよいでしょう。採用管理システムで取得したいデータは、「エントリー数と応募者数」「途中辞退率」「辞退者/不合格者の数」などです。採用データは、途中辞退率と辞退者/不合格者の数は、今後の採用計画の見直しを行ううえで極めて重要な指標です。これらの指標が自動、かつわかりやすい形で表示される製品は高く評価できます。

(3)帳票類がどこまで紙で出力できるか

上長の決裁を仰ぐ際に紙の帳票が必要な職場環境であれば、帳票類の出力ができるシステムを選びましょう

なお、これら3つの選定軸については、以下の記事でより詳しく解説しています。おすすめの製品も紹介しているので、ぜひご覧ください。

まとめ

採用管理システムを導入すると、採用にかかる時間を短縮するだけではなく、採用におけるベストプラクティスを基に、採用力の向上も期待されます。大企業はもちろん、中小企業でも積極的に取り入れることで、人材の獲得競争にも打ち勝っていけるでしょう。

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