BIツールとは?|おもな機能や検討時の留意点をわかりやすく解説

BIツールって何? わかりやすく教えてほしい
BIツールはどのような目的で利用されるの?見込める成果は?

BIツールはさまざまな業界業種で導入されているシステムですが、「具体的に何ができるのかよくわからない」という方も多いのではないでしょうか。

この記事では、BIツールの知見が深いデータアナリスト・前側将さんに、BIツールの概要やおもな機能、検討時の留意点について聞きました。

実際にBIツールを利用している企業の事例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

【この記事に登場する有識者】
株式会社オープンエイト データアナリスト
前側 将さん

1992年北海道生まれ。データ分析ツールを使ったコンサルタント、Pontaカードやヤフーなどのビッグデータを扱う企業にてデータアナリストを経験。ヤフー株式会社ではBIツール「Tableau」の活用コンサルティングや分析サポートを行い、社内での教育活動も行う。2020年からは動画制作ツールVideoBrainを扱う株式会社オープンエイトの筆頭データアナリストとして、データ基盤の開発やデータ分析など幅広い業務を手掛ける。 また、BIツールに関する情報を発信するYouTubeコミュニティ「BIツール研究所」を主宰し、データ可視化の実践と普及に日々まい進中。監修を行った「『BIツール』活用 超入門 Google Data Portalではじめるデータ集計・分析・可視化」(秀和システム)が2021年11月下旬に発売。
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BIツールとは?

「BIツール研究所」を主宰するデータアナリストの前側将さんに、BIツールとはどのようなシステムで何ができるのか、詳しく伺いました。

BIツールでできること

―BIツールとはどのようなシステムなのでしょうか?

BIツールは、Business Intelligence(ビジネスインテリジェンス)ツールの略称で、ビジネスで扱うあらゆる情報を可視化し、意思決定に役立てるためのシステムです。

もしかしたら、経営戦略に役立つデータ分析のツールと認識されている方が多いかもしれませんが、業界業種、企業規模を問わずさまざまな場面で利用されています

例えば、マーケティング部門においては、商品の売上変動要因を洗い出し施策立案に役立てたり、媒体別の広告費用対効果を算出しプロモーション戦略を考えたりするのに活用されています。

営業部門であれば、商談情報から「どのような相手にどの商材の営業をかけると成果を得やすいか」を分析してアプローチ方法を変えたり、人事部門では従業員の能力や成果を勘案して人員配置を行ったり、総務部門ではプリンターの稼働状況を毎月チェックしコスト削減を行ったりなど、さまざまな使い方がされています。

BIツールの導入・運用の難易度

―BIツールは一般的な企業でも運用できるものなのでしょうか?

商用のBIツールであれば、IT部門以外の従業員でも直感的に操作できるような仕様になっていますから、導入ハードルはそれほど高くありません。最初に設定を行えばデータを自動で収集できますし、帳票やレポートのテンプレートが用意されているので資料作成も簡単です。

きちんと利用方法を学習し、それを社内に広められる運用担当者さえいれば、エンジニアがいなくてもBIツールの導入・運用は十分に可能です。実際に、業界や規模を問わず多くの企業で利用されています。

 

BIツールのおもな機能

次にBIツールのおもな機能について解説していきます。

―BIツールにはどのような機能が備わっているのでしょうか?

おもな機能は次の6つです。

  1. データ収集機能
  2. データ加工機能
  3. レポーティング機能
  4. 帳票機能
  5. データ探索機能
  6. 共有機能

1.データ収集機能

Excel、スプレッドシート、CRM(顧客管理システム)、SFA(営業支援システム)などの外部システムと連携し、データを収集する機能です。

最初に「どのシステムのどのデータを連携するか」を設定しておけば、あとはBIツールが自動でデータを収集してくれます。データを一つひとつ手で入力する必要がないので、作業時間や人的ミスを大幅に削減できるでしょう。

2.データ加工機能

データをシステムで分析しやすいように整える機能です。

収集したデータはそのまますぐに分析できるわけではありません。数値の半角・全角をそろえたり、電話番号のハイフンを抜いたり、体裁を整える必要があるのです。自社従業員がアクセスしたデータを省くなどの作業を行わなくてはいけないこともあります。

データ加工が不十分だと分析に不備が出てしまうこともあるため、重要な機能です。

例えば「Tableau」という製品には、「Tableau Prep」というデータの結合、形式変換、クリーニングを行うための付属ツールが用意されており、加工作業を効率的に行える仕組みになっています。

3.レポーティング機能

収集・分析したデータをグラフや表などでわかりやすく可視化する機能です。

ただ羅列された数値をみても、それらがどのようなことを示しているのかつかみにくいものです。レポーティング機能によってわかりやすくビジュアル化すれば、データの示す傾向や課題をメンバー間で共有しやすくなりますし、資料作成にも役立ちます。

この機能に優れた製品としては「Tableau」があげられます。表やグラフの種類が豊富で、グラフを重ねて表示したり、文字を入れたりすることが可能。ビジュアルに優れたレポートや会議資料を作成できます。

製品によってグラフの種類やビジュアル、表示形式などに差が出るので、導入を検討する際は要チェックです。

4.帳票機能

会議の資料や各種機関への提出書類などを作成するための機能です。

これまで時間がかかっていた帳票作成も、フォーマットにデータを流し込むだけで完成できるので、作業工数を削減できます。

「MotionBoard」のように帳票のフォーマット数が多く、自社仕様に体裁をカスタマイズできる製品を使えば、表やグラフのデータを最新のものに更新するだけで資料が出来上がるので担当者の負担を減らせます。

5.データ探索機能

データを多角的に分析し、顧客の行動やニーズを分析したり、売上予測を立てたりするための機能です。

例えば、商品の売り上げを、営業担当者、販売地域、リリース時期、顧客属性など、さまざまなデータと掛け合わせて分析ができるので、マーケティングや商品開発、営業戦略などを考える際にとても役立ちます。

ただし、「どのデータを掛け合わせるのか」「分析結果をどのように解釈するのか」はユーザーのスキル次第なので、有効活用するためにはデータ解析やマーケティングの知識がある人材が必要です。

データ探索機能が優れている製品としては、「Qlik Sense」「Tableau」が挙げられます。特に、Qlik Senseには、複数のデータを自動的に関連づけて分析を行う「連想技術」が搭載されており、多角的な分析が可能です。

6.共有機能

作成したレポートや資料を、メールやチャットなどと連携して共有する機能です。メンバーはわざわざBIツールにアクセスしなくても閲覧できるので便利です。

この機能が優れている「Looker」という製品は、Slackやメールを利用して分析結果やレポートをPDFやCSVファイルなどの形式で簡単に共有できます。繰り返し作成されるレポートであれば、定期的にメールで自動配信されるよう設定しておくことも可能です。

BIツールの導入事例

次に、実際にBIツールを導入している2社の事例を紹介します。

BIツールを活用したことで得られた成果や運用の課題となったポイントなど、具体的にお伝えするのでぜひ参考にしてください。 

A社(ITサービス/従業員200人程度/BIツール:Tableau)

BIツールを導入した背景を教えてください。

顧客数が増え、営業組織も拡大したことで、これまでのような担当者の感覚に頼った営業方法では限界だと感じるようになりました。そこで、データに基づき、戦略的に営業を行えるようにするためにBIツールを導入しました。

導入前は、サービスの販売データを営業部が、顧客データをシステム部が管理しており、データが分断された状態であったため、それらを統合し活用するといった意図もありました。

BIツールを導入したことでどのような成果が得られましたか?

これまでシステム部が管理していた「顧客のサービス利用に関するデータ」を、営業に活用できるようになったのが大きな成果です。
顧客データとサービス利用データを紐付けて「どの企業がどの程度サービスを利用しているのか」「特定の機能を使っている顧客の割合」などをスコア化し、それを基に営業の提案を行うようになりました

例えば、「ある機能を使っている顧客はMRR(月次経常収益)が高い傾向がある」ということがわかれば、その機能の利用度を高める方法を考え実行します。
また、BIツールはマーケティングにおいても役立っていますね。
これまでBtoBマーケティングに活用できていなかった顧客のメールアドレスが会社名とリンクできるようになったので、メルマガやウェビナーなどでアプローチできる数が倍以上に増えています

BIツールに対する社内の評価はどうですか?

経営層からは、「これまで見えなかったデータが可視化された」と好評を得ています。
現場のメンバーからは、「ユーザーのスコア」や「顧客満足度調査の分析結果」などもデータ化してほしいといった要望が出ています。自分たちも導入したいと、他の部署から相談されることも増えましたね。

現在利用しているBIツールに対して不満に感じることはありますか?

BIツールは使い慣れるのに時間がかかります
私は前の職場でも同じ製品を利用していたのですぐに活用できたのですが、他に使いこなせるメンバーが社内にいないため、自分に負担が集中してしまっているのが悩みです。

Tableauはユーザーコミュニティがあり、疑問点などあればそこで解決する仕組みになっています。サポート体制はあまり充実しておらず、問い合わせをしても1次返信が数日後になり、それに対してメッセージすると返信がさらに数日後になります。
初めて導入する企業であれば、有料のオンボーディングサポートが用意されている製品を利用するのがよいかもしれません。

B社(食品メーカー/従業員50人程度/BIツール:Yellow fin)

BIツールを導入した背景を教えてください。

商品ごとの年間売上数量を把握し、計画と実績の乖離を確認するためです。
社長やオーナーが参加する月次会議において、商品の売上推移や昨対比などのデータを報告するための資料作成にも活用したいと考えていました。

BIツールを導入したことでどのような成果が得られましたか?

どの代理店にどの商品が売れたかを把握できるようになったのが大きかったですね。
「一部の代理店に集中しているのか」それとも「多くの代理店に分散しているのか」が可視化できました。
それまでは全ての代理店に対して同じ売り方をしていたのですが、それではあまり成果に結びつかない代理店があることに気づけたので、差異を分析して戦略を立てるようになりました。

代理店ごとに得意不得意の商品カテゴリーを把握したうえで、提案やプロモーションを行えるようになったことで、実際に営業の成績もよくなっています。

現在利用しているBIツールに対して不満に感じることはありますか?

BIツールを利用したことがあるメンバーがいないと、導入してから慣れるまでに時間と労力がかかります

私たちの会社では、ExcelのデータをBIツールで分析できるように加工できるメンバーが、自分も含めて2人しかおらず、社員を教育するのに苦労しています。
また、BIツールを有効活用するためには、データ分析のスキルが求められます。「どのデータとどのデータを掛け合わせるか」「データをどのように解釈するのか」は、マーケティング理論の理解がないと難しいかもしれません。

BIツールを検討する際の留意点

最後にBIツールを検討する際の注意点について、前側さんに詳しく伺いました。

BIツールには「セルフサービスタイプ」と「オープンソースタイプ」がある

―BIツールの導入を検討する際に押さえておくべきポイントはありますか?

BIツールは、「セルフサービスタイプ」と「オープンソースタイプ」の大きく2つに分かれます。それぞれの特徴を理解しておくことが大切です。

セルフサービスタイプは、商用として提供されているBIツールがおもに該当します。ノーコード、もしくはローコードの仕様になっているため、プログラミング言語の知識がなくても運用可能です。直感的に操作できるのもセルフサービスタイプの大きな特徴です。おもな製品としては、「Power BI」「Tableau」「Motion board」などが挙げられます。

一方のオープンソースタイプは、おもに無料のBIツールが該当します。セルフサービス型より自社仕様にカスタマイズしやすいという点がメリットです。

ただし、このタイプはSQLなどの言語が書けないと運用できない製品がほとんどであるめ、運用の際にはエンジニアやシステム部門などが必要にります。また、グループ管理やセキュリティ関連の機能があまり充実していないケースが多く、導入・運用のハードルは高くなります

ほとんどの企業には「セルフサービスタイプ」がおすすめ

―それぞれどのような企業におすすめですか?

基本的にはどの企業もセルフサービスタイプがおすすめです。機能性が高く、操作がしやすいですし、担当者にプログラミングの知識がなくても運用できるのが理由です。

ただし、せっかく導入したのにツールを活用する習慣が社内に浸透しきらず、あまり業務に役立てられていない企業も少なくありません。

BIツールを導入するなら、定期的に勉強会を開くなどして、利用者のレベルアップを図ることが欠かせないでしょう。

BIツールの選び方やおすすめの製品についてのより詳細な情報を知りたい方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

まとめ

BIツールは、ビジネスにおけるあらゆるデータを見える化し、意思決定に役立てるためのシステムです。業界業種、企業規模を問わずさまざまな場面で利用されています。

この記事で紹介した内容を参考に、自社でも活用できそうかぜひ検討してみてください。

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