【監修あり】BIツール導入のメリットとは? デメリットはある?

そもそもBIツールって何ができるツールなの?
BIツールを導入することで、どんなメリットがあるの?

社内に埋もれている膨大なデータを有効活用し、経営判断で役立てたいという動きが活発になっています。

こうした流れから、BIツールの導入を検討し始めた方もいるでしょう。導入する前にはメリットはもちろん、デメリットについてもしっかり理解しておくことが大切です。

そこで今回は、データアナリストの前側将さんに伺った内容に基づき、BIツールの導入メリットやデメリット、運用のポイントについて詳しく解説します。

【この記事に登場する有識者】
株式会社オープンエイト データアナリスト
前側 将さん

1992年北海道生まれ。データ分析ツールを使ったコンサルタント、Pontaカードやヤフーなどのビッグデータを扱う企業にてデータアナリストを経験。ヤフー株式会社ではBIツール「Tableau」の活用コンサルティングや分析サポートを行い、社内での教育活動も行う。2020年からは動画制作ツールVideoBrainを扱う株式会社オープンエイトの筆頭データアナリストとして、データ基盤の開発やデータ分析など幅広い業務を手掛ける。 また、BIツールに関する情報を発信するYouTubeコミュニティ「BIツール研究所」を主宰し、データ可視化の実践と普及に日々まい進中。監修を行った「『BIツール』活用 超入門 Google Data Portalではじめるデータ集計・分析・可視化」(秀和システム)が2021年11月下旬に発売。
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BIツールを導入するメリットとデメリット

BIツールとは、社内にあるデータを収集・分析することで、迅速かつ正確な経営の意思決定をサポートするツールです。現状を正確に把握できることはもちろん、課題やその背景にある原因まで深掘りできるでしょう。

BIツールがどのようなツールであるかは、こちらの記事で詳しく解説していますので、BIツールの機能などを詳しく知りたい方はご参考ください。

BIツールを導入することで、スピーディーな意思決定が可能になり企業競争力が上がるなど大きなメリットがあります。一方、運用が難しくて導入したはいいものの結局使えなかったという話もよく耳にします。

BIツールを効果的に経営に役立てるためにも、メリットとデメリットの両方について、しっかり理解しておきましょう。

BIツールを導入する4つのメリット

――BIツールの導入メリットについて教えてください。

BIツールを導入する目的は「データを活用することで経営の意思決定を迅速かつ正確に行いたい」というのが大半です。迅速で正確な判断は、業績を伸ばし、長期的な企業の成長にとって欠かせないものだからです。

この目的を達成するため、BIツールはさまざまメリットを発揮します。中でも以下の4点がおもなメリットとなります。

【BIツールを導入するメリット】

  1. データを活用した経営の意思決定がしやすくなる
  2. データのわかりやすいアウトプットが簡単にできる
  3. 問題や課題を早期に発見できる
  4. データの抽出作業や集計作業に費やしていた時間を節約できる

1データを活用した経営の意思決定がしやすくなる

経営に必要なデータ分析をしようにも、これまでは専門スキルがなければ難しいものでした。BIツールを使えば、専門家でなくても必要なデータの収集・分析が行えるようになります。経験や勘だけではなく、データに基づいて論理的な経営判断をしやすくなるでしょう。設定によっては、リアルタイムのデータを自動で分析してダッシュボードなどに自動で表示させることも可能。常に最新のデータを確認できるため、スピード感のある経営が実現できるでしょう。

2データのわかりやすいアウトプットが簡単にできる

データのアウトプットを素早くできるのも、BIツール導入のメリットです。これにより、経営陣に提出する資料の作成・提出がスムーズに行えるようになります。PDF形式やExcel形式で出力することはもちろん、設定しておけば分析レポートをメールやチャットツールなどで自動的に配信することも可能です。

3問題や課題を早期に発見できる

BIツールを活用していくと、分析結果からこれまで見えていなかった問題や課題が浮き彫りになることがあります。本質的な原因にたどり着きやすくなり、問題・課題の早期解決につながります。また、まだ表面化していない問題も、深刻化する前に発見と解決ができるでしょう。

4データの抽出作業や集計作業に費やしていた時間を節約できる

単純に、データの抽出作業や集計作業にかかる工数を節約できます。BIツールが集計し、自動的にデータ更新データ更新も行えるので、これまでデータの抽出と集計に費やしていた時間を経営判断のための熟考の時間に当てることができるようになるでしょう。

BIツールを導入する4つのデメリット

メリットの大きいBIツールですが、一方で運用の面で失敗しやすいというデメリットがあります。以下で紹介するデメリットの部分もしっかり理解して、導入前に解決できるものは対処しておくと、運用もスムーズに行えるようになるでしょう。

【BIツールを導入するデメリット】

  1. 導入の初期設定作業が複雑で手間がかかる
  2. 運用の成否が担当者のやる気に左右される
  3. 製品の使用料金などコストが発生する
  4. 紙で保管しているデータが多い場合はさらに手間がかかる

1.導入の初期設定作業が複雑で手間がかかる

導入時の初期設定作業として、さまざまなシステムと連携し、データを収集できるように設定しないといけません。こうした初期設定には、時間も手間もかかります。部署ごとにバラバラの形式でファイル管理をしているなら、さらに手間が増えるので、導入前にデータを集約してフォーマットを整えておきましょう。一方で、SNSのデータは簡単なクリック操作だけで取得設定ができる製品もあります。導入するBIツールと扱いたいデータの種類の親和性は、事前にチェックしておきましょう。

2.運用の成否が担当者のやる気に左右される

多くのITツールと違い、BIツールには決まった使い方はありません。自由度が高い反面、担当者のモチベーションが低いと、導入後にBIツールで何をどう分析すればいいのか思いつかず、そこから先に進まなくなってしまうこともあるでしょう。BIツールについて学んだり情報交換したりする場を設けるなど、運用担当者がBIツールに興味を持ち、学習意欲がかき立てられる仕組み作りも大切です。

3.製品の使用料金などコストが発生する

当然ですが、BIツールの使用料としてコストが発生します。クラウド型のBIツールの場合、ユーザー数に応じてコストが変動するユーザーライセンス型が主流で、利用人数が増えれば料金が上がります。無料で使えるBIツールもありますが、ユーザーサポートは原則受けられないので、運用担当者の負担は大きくなるでしょう。BIツールは習熟するまでにある程度かかるため、導入してから運用できるまでの教育コスト(学習時間)が発生することも見越しておきましょう。

4.紙で保管しているデータが多い場合はさらに手間がかかる

紙で保管しているデータは、当然ながらBIツールでは使えません。例えば、過去の売り上げデータなどを紙で保管している会社もあるでしょう。紙のデータは手動で転記するか、OCR(光学文字認識)ソフトを使ってデジタルデータへ変換しなくてはなりません。紙で保管しているデータが多い会社は、手間や時間がよりかかってしまいます。

BIツールのおもな4つの機能

――メリットとデメリットについて解説してきましたが、そもそもBIツールにはどんな機能があるのでしょうか?

ここで改めて、BIツールの主要な機能について確認していきましょう。BIツールは、おもに以下の4つの機能があります。

【BIツールのおもな4つの機能】

  1. データの収集
  2. データの加工・分析
  3. データの可視化
  4. データの共有・配信

かつて、BIツールといえば「データの収集」と「データの加工・分析」が主要な機能でした。近年では、製品数も多くなり使いやすいツールも増えており、「可視化」や「共有・配信」まで、ワンストップで行える製品が主流となっています。

1.データの収集

BIツールは、ほかのシステムと連携してデータを自動的に収集します。製品にもよりますが、CRM(顧客管理システム)やMA(マーケティングオートメーション)ツールなどの営業系ツールをはじめ、会計管理や発注管理といった業務システムとも連携可能。社内データはもちろん、天候、株価指数、SNSといったインターネット上に公表されているデータを取得して、分析に役立てることもできます。

2データの加工・分析

データの分析は、BIツールのコアな機能です。しかし、収集したデータは、そのままでは分析できないことがあります。細かいところでいえば、数字の全角を半角で統一したり、日付の和暦・西暦を揃えたりといった作業をしなければならないのです。BIツールは、データの分析はもちろん、分析の前段階の作業となるデータの加工・整理まで半自動的に行ってくれます。

3データの可視化

データを集計して分析した結果を表やグラフといった形でわかりやすく可視化(ビジュアライズ)できるのもBIツールの重要な機能です。分析結果を単なる数値の羅列ではなく、グラフやリストで視覚に強く訴えることで、直感的に理解しやすいレポートを作成できます。

4データの配信・共有

BIツールの中には、分析結果をわかりやすく表示してくれる「ダッシュボード」機能を備えている製品もあります。ダッシュボードは、グラフや分析で重点としている指標を一覧表示してくれたりする機能です。リアルタイムでの情報参照も可能で、メンバーにスピーディーな情報共有も可能。業務上の問題の早期発見と素早い対処を可能にするでしょう。

 Excelとはここが違う!BIツールVS Excel

BIツールのメリットやデメリット、機能について解説してきましたが、ここまで読んで「BIツールを利用しなくても、ExcelやGoogleのスプレットシートでもできるのでは?」と思った人もいるのではないでしょうか。

データ分析という意味では、確かにExcelなどでも可能です。しかし、専門ツールだからこそExcelなどにはない、BIツールならではの特徴があります。

専門知識がなくてもデータの分析と可視化ができる

BIツールは、エンジニアではない現場担当者が使うことを想定されています。このため、ITツールやデータ分析に関する専門の知識がなくても、複雑なデータ分析が可能です。理論的にはExcelでも、正しいデータを入力し、分析に必要な関数やマクロを正しく設定しさえすれば目的に合ったグラフを出力できます。しかし、膨大で複雑なデータ分析となると、Excelでは容易なものではありません。

Excelではできない分析ができる

BIツールには、データ同士の関連について分析する「相関分析」や、将来の数値を予測するための「回帰分析」など、基本的な統計分析のフローがテンプレートとして組み込まれています。集めたデータをさまざまな切り口で細かく分類して、通常のExcel運用では実現できないような多角的な分析が可能になります。

分析方法を社内で統一できる

Excelでのデータ分析は、担当者個人が手動で行う作業になります。分析に使うKPIの数値や計算式が部署や担当者によって違うということもあるでしょう。BIツールは、データ分析者が作成した確かなデータをもとに、担当者がレポートを作成するということができます。といった。確かなデータを根拠に、公平で客観的な分析結果が得やすくなります

BIツールをうまく運用するには?もっとも大事なのは担当者の意欲!

――BIツールは運用に適した会社、逆に適さない会社というのはあるのでしょうか?

BIツールは、あらゆる規模、あらゆる業種で導入する価値のあるツールです。ただし、運用がうまくいく会社と失敗してしまう会社とでは、業種や規模以外に違いがあります。

【BIツールの運用を成功させる3つポイント】

  1. 担当者の学習意欲が高いこと
  2. 分析しやすい形式でデータが蓄積されていること
  3. ある程度まとまった量のデータを確保していること

この3ポイントを満たしていないなら、導入の前にまずは改善から始めてみましょう。

1担当者の学習意欲が高いこと

運用を成功させる最も重要な要素が「担当者の学習意欲」です。BIツールは優れたデータ分析ツールですが、自由度が高い分、運用は担当者の裁量に委ねられます。また、担当者一人だけがBIツールを扱える状況にとどまるのではなく、企業全体に運用の習慣を浸透させるのも成功のカギ。担当者の学習意欲が高いことはもちろん、学習成果を社内に広める行動力を持っていることも大切です。

2分析しやすい形式でデータが蓄積されていること

BIツールを活用するためには「分析すべきデータがある程度まとまった形で蓄積されていること」が大切です。独自に項目設定されたExcelシートなどがバラバラな形式で散在していたり、情報がデジタルデータではなく紙の帳簿などで管理されていたりすると、BIツールで運用できる状態に整えるのにかなりの労力が必要です。あらかじめ形式を整えたデータを蓄積しておけば、BIツールの運用も軌道に乗りやすく、効果も出やすくなります。

3ある程度まとまった量のデータを確保していること

分析結果の精度を上げるためには、ある程度まとまった量のデータが必要です。分析するデータが多いほど、分析結果の信頼性が高まり、シミュレーションや予測の確実性も高まるからです。手持ちのデータ量が少なすぎると、信頼性の高い分析結果を得るには、データの蓄積を待たなくてはならなくなります。

BIツールの選び方のポイントは?

BIツールにもいろいろな種類の製品があるため、どのツールを選べばよいか悩んでいる方も多いでしょう。

自社に合ったBIツールを選定するポイントは、大きく3つあります。

【BIツール選定の3つのポイント】

  1. 「セルフサービス型」かそれ以外か
  2. 「レポーティング機能」と「データ探索機能」のどちらを重視するか
  3. コストは予算内か

それぞれについて、簡単に解説しましょう。なお、詳細についてはこちらの記事で解説しているので、気になった方は合わせてご確認ください。

1.「セルフサービス型」かそれ以外か

BIツールには「セルフサービス型」と呼ばれるタイプがあります。現場担当者がデータの収集・可視化、レポート作成などすべて自分で完結でき、近年主流になっています。セルフサービス型の強みは、ITの専門知識がなくても分析結果を現場で利用できるという点です。逆に、専門知識を持つエンジニアが運用する体制があるなら、セルフサービス型にこだわる必要はありません。大量のデータを高速にデータ分析したいなら、むしろセルフサービス型以外のBIツールの方が向いている場合もあります。

2.「レポーティング機能」と「データ探索機能」のどちらを重視するか

BIツールにはデータをわかりやすくまとめて可視化(ビジュアライズ)するレポーティング機能と、データを細かく分類して複雑な分析を進めていくデータ探索機能があります。どの製品でも一通りできますが、どちらの機能を重視しているかで製品の使い勝手は変わってきます。こればかりは使ってみないとわからないので、無料トライアルで事前に使用感をチェックしておきましょう。

3コストは予算内か

当然ですが、ツールの使用料金は大切です。ただし、料金が安かったり無料で使える製品では、求める機能を満たしているとは限りません。コストと運用プランを照らし合わせて、最適な製品を検討しましょう

まとめ

BIツールのメリットは、データ分析を経営の意思決定に活かしやすくなることです。一方で、運用難易度が高いというデメリットがあります。

メリットを最大限に活かし、デメリットを最小限にするためにもBIツールの特性をよく知っておくことが大切です。BIツールを導入する前に、自社の運用体制の確認や、データの整理整頓をスタートしてみましょう。

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