ナレッジ共有ツール無料製品を含んだおすすめ32選を徹底比較!

テレワークが増えてきて、会社の組織力に不安がある
会社全体の生産力を上げて、企業競争力を高めたい

従業員の持つ知識や経験・ノウハウといったナレッジは、企業価値を高める重要な鍵。こうしたナレッジを全社に共有するためのツールが「ナレッジ共有ツール」です。

ただし、このナレッジ共有ツールにはたくさんの各種の製品があり、利用目的を取り違えるとうまく運用できないこともあります。

そこで「ナレッジを共有する目的(ゴール)はなんなのか?」「目的に合致するナレッジ共有ツールはどんな製品があるのか?」について解説します。

この記事の目次

【この記事に登場する有識者】

【この記事に登場する有識者】
株式会社日本能率協会コンサルティング経営コンサルティング事業本部ビジネスプロセスデザインセンターセンター長チーフ・コンサルタント
梅田 修二(うめだ しゅうじ)さん

大阪府立大経済学部卒。システムインテグレータでのシステム開発やプロジェクト管理の経験を経て、株式会社日本能率協会コンサルティング(JMAC)に入社。JMAC入社後は金融、メーカー、商社、不動産、ITなど幅広い分野の企業を対象に経営コンサルティングを行う。専門は業務の効率化や業務品質の向上など「オフィスワークの生産性向上」で、主なコンサルティングテーマは業務改革、業務プロセス改善、働き方改革、情報システム導入、マニュアル作成・活用など。一般社団法人日本能率協会(JMA)のセミナー「業務マニュアル作成・活用セミナー」講師も務める。

【業務マニュアル作成・活用セミナー】https://school.jma.or.jp/products/detail.php?product_id=100205

ナレッジ共有ツールを導入する4つの目的

――ナレッジ共有ツールとは、そもそもどのようなツールなのでしょうか?

ナレッジ共有ツールとは、企業で働く個人が保有する知識や経験、つまりナレッジを全社で効率的に共有するためのツールです。

導入することで、

  • 担当者の業務スキルが上がり作業効率や品質が向上する
  • 担当者変更に伴う作業効率低下や品質低下の軽減
  • 情報やノウハウを他部署の同一職種と共有しやすくなる
  • 従業員のトレーニングにかかる期間を減らせる
  • 職務・業務に関連する質問・回答の手間を削減できる

というメリットがあります。

ただし、ただ導入すればいいというものではありません。ナレッジ共有ツールは、目的を定めて導入することが大切。無目的に導入しても、上記のようなメリットは得られませんし、運用もうまくいかないでしょう。

どんなナレッジを共有したいのかによって、目的は、大きく以下の4つに分けられます。まずは、どの目的が最も近いのか、改めて確認してみましょう。

【ナレッジ共有ツールを導入する目的】

  1. 模範になる手法プロセスの共有
  2. 専門知識・具体的な情報の共有
  3. 基本的なルールや手順の共有
  4. 過去データの共有

1.模範になる手法・プロセスの共有

ベストプラクティスといわれる「優秀な従業員が実践し成功を収めている効率的な手法やプロセス」の共有です。ナレッジ共有という言葉を聞いた時、真っ先に思い浮かべるのがこれではないでしょうか。個人が保有していたノウハウや知識を、社内の誰にでもわかるような形で共有することで、チームや企業全体の生産性底上げが期待できます。また、担当者の異動や退職に伴う、効率・品質の低下を防ぐこともできるでしょう。

2.専門知識・具体的な情報の共有

質問しても「詳しい人に聞いてきて」と返答されてしまった、という経験をした人も多いと思います。簡単にいえば「この詳しい人が持っている知識」のことです。例えば、自社で販売している製品は何種類あるか、といった情報もこれに相当します。ナレッジ共有ツールを使ってFAQを作成すれば、必要な情報を必要なタイミングで、自力で検索できるという仕組みを作れます。

3.基本的なルール・手順の共有

業務に関するルールや手順を統一すると、業務品質の均一化(人によって業務品質が左右されない)を図ることができます。ナレッジ共有ツールにはマニュアルの作成・共有ができる機能があり、ノウハウ共有と併せて業務プロセスの標準化を目的に使えます。また、マニュアルがあれば、新人トレーニングもしやすくなり、育成コストの削減にもつながるでしょう。

4.過去データの共有

つい見落とされることが多いですが、過去の営業資料やプレゼン資料、顧客対応履歴などの過去データは会社にとって重要なナレッジです。新たに企画書を作成する際も、過去の企画書をテンプレートに使えば作成時間を大幅に短縮できるでしょう。ナレッジ共有ツールは、こうした過去に使用したデータや書類をツールで一元管理できる機能があります。

ナレッジ共有ツールは大きく4種類ある

ナレッジ共有ツールは、製品の特徴ごとに大きく分けると次の4種類があります。

  1. ナレッジの蓄積と共有に特化した製品
  2. 情報検索の効率が高い製品
  3. FAQや社内Wikiの作成がしやすい製品
  4. ヘルプデスクをサポートする製品

では、順に説明していきましょう。

1.ナレッジの蓄積と共有に特化した製品

ナレッジの蓄積と共有に特化した製品は、膨大に集積されたデータの中から、高速で必要な情報を検索できる機能を備えていることがほとんど。CRMやSFAなどの基幹業務システムや、チャットツール、グループウェアといった外部アプリとの連携機能も充実しており、社内のあちこちにちらばっているデータを集めて一元管理するのに向いています。

【対応するおもな導入目的】

  • 模範になる手法・プロセスの共有
  • 過去データの共有

↓【製品比較】ナレッジの蓄積と共有に特化したおすすめ製品9選を今すぐみる↓

2.情報検索の効率が高い製品

検索効率を重視している製品では、自然言語解析などを活用して、曖昧な表現や話し言葉で検索しても目的の情報にたどり着けるように工夫されています。また、AIが資料作成に必要なデータをレコメンドしてくれる製品もあります。

【対応する主な導入目的】

  • 基本的なルールや手順の共有
  • 過去データの共有

↓【製品比較】情報検索の効率が高い製品おすすめ5選を今すぐ見る↓

3.FAQや社内Wikiの作成がしやすい製品

よくある質問をFAQや社内wikiに集約することで、使用者の自己解決を促すことに主軸を置いた製品です。業務マニュアルとしても使いやすいので、社内教育の教材としても活用しやすいといえます。

【対応する主な導入目的】

  • 専門知識・具体的な情報の共有
  • 基本的なルールや手順の共有

↓【製品比較】FAQや社内Wikiの作成に特化した製品14選を今すぐ見る↓

また、マニュアル作成ができる製品は「マニュアル作成ツール」として紹介している製品もあります。マニュアル作成を検討している方は、こちらの記事も併せてご覧ください。

4.ヘルプデスクをサポートする製品

ヘルプデスクをサポートするタイプの製品は、社内で発生する業務上の問い合わせに対して、社内向けチャットボットが回答する機能を搭載しています。設定もツール上で行えるので、専門知識が不要。また、一度作った後も、機械学習によりチャットボットの回答精度が自動的に高まっていく製品がほとんどです。

【対応する主な導入目的】

  • 専門知識・具体的な情報の共有
  • 基本的なルールや手順の共有

↓【製品比較】ヘルプデスクをサポートする製品おすすめ4選を今すぐ見る↓

【製品比較】ナレッジの蓄積と共有に特化したおすすめ製品9選

まずは、ナレッジの蓄積と共有に特化した製品を紹介しましょう。今後の業務の模範となる手法やプロセスの共有や、社内に散らばる過去のデータを一元に管理などに使えるツールです。

【製品一覧】

製品名特徴
Teachme Biz・画像や動画を使った業務マニュアルが簡単に作れる
・蓄積されたナレッジを活用した従業員トレーニング機能がある
・マルチデバイス対応
flouu・チャット内容、添付ファイル名なども含めた横断検索が可能
・特に読んでほしい人に閲覧リクエストができる
・チャットツールやGoogleドライブと連携可能
DocBac・登録実績7000社、継続率99%(2020年1月時点)
・マークダウンに対応
・社外メンバーも追加可能
Knowledge Explorer・参考文書をAIが自動で抽出
・優れた分析機能で情報収集をサポート
・閲覧数の多い文章をランキング表示
HiTTO・社内向けAIチャットボットでシェアトップ大
・企業での導入実績が豊富
・継続利用率は99.5%(※HiTTO株式会社調べ)
Liferay DXP・他システムと連携し膨大なデータを一元管理できる
・カスタマイズ性が非常に高い
・複数のポータルサイトを作成できる
welog・直感的に操作できる
・ナレッジをメールやSlack、Chatworkで共有できる
・使用期限なしのフリープランがある
NIKKEI The KNOWLEDGE・日経各紙・各誌の記事や官公庁サイトの情報などをAIが自動で収集選別して配信
・収集した情報を自動で分類整理し保存・管理
・1ヶ月無料トライアルあり
Scrapbox・シンプルな画面構成で従業員の気軽なアウトプットを促進
・ドキュメント間リンクで膨大な情報を自動で関連付け
・複数ユーザーで同時編集可能

ナレッジ共有ツールの運用や製品の選び方については、本記事後半で紹介しています。

  • ナレッジマネジメントの4つの型
  • ナレッジ共有ツールを選ぶポイント
  • ナレッジ共通ツールは運用してこそ!運用のコツ

気になる製品が見つかったらこちらもぜひチェックしてみてください。

【↓記事の後半へ↓】

業務マニュアル作成と共有なら「Teachme Biz」

Teachme Bizキャプチャ
出典:「Teachme Biz」公式サイト https://biz.teachme.jp

【製品概要】

運営会社株式会社スタディスト
公式サイトhttps://biz.teachme.jp
対応企業規模すべての規模に対応

【Teachme Biz 料金プラン】

プランスターターベーシックエンタープライズ
アカウント数編集アカウント 10
閲覧アカウント 50
編集アカウント 30
閲覧アカウント 150
編集アカウント 100
閲覧アカウント 500
初期費用要問い合わせ要問い合わせ要問い合わせ
料金(月額)5万5000円11万円33万円
トレーニング機能
利用状況管理
承認ワークフロー
シングルサインオン
アーカイブ機能
※すべて税込

【Teachme Bizの特徴】

  • 画像や動画を使った業務マニュアルが簡単に作れる
  • 蓄積されたナレッジを活用した従業員トレーニング機能がある
  • マルチデバイス対応

スマートフォンやタブレットで撮影した画像や動画からわかりやすいマニュアルが簡単に作れ、共有まで行えるツールです。画像や動画から必要な部分を静止画として切り出し、マニュアル内へ簡単に追加可能。もちろん、動画や画像に矢印やテキストを挿入することもできます。

ベーシック以上のプランでは、蓄積されたナレッジを基に必要な手順書を組み合わせてeラーニングを行えます。職種・雇用形態・担当業務ごとにトレーニングコースを作成し、受講者の進捗管理も可能です。これにより、人材をいち早く戦力化し、育成コストを大幅な削減も期待できます。

閲覧リクエスト送信でスピーディーな情報共有を後押し「flouu」

flouuキャプチャ
出典:「flouu」公式サイト https://flouu.work

【製品概要】

運営会社プライズ株式会社
公式サイトhttps://flouu.work
対応企業規模すべての規模に対応

【flouu 料金プラン】

初期費用なし
基本料金
(30日間あたり)
550円/1ユーザー
最低利用人数なし
最低利用期間なし
追加ストレージ
(30日間あたり)
2750円/100GB
セキュリティーオプション(30日間あたり)550円/1ユーザー
導入支援サービス11万円〜
※価格は税込

【flouuの特徴】

  • チャット内容、添付ファイル名なども含めた横断検索が可能
  • 特に読んでほしい人に閲覧リクエストができる 
  • チャットツールやGoogleドライブと連携可能

flouu(フロー)は社内に散在する情報を集約して業務効率化を実現するナレッジ共有ツールです。文書ファイルを見ながら、画面右側にチャットを表示してリアルタイムで意見交換することも可能。外部ツールとの連携も優秀で、flouuに登録された内容の更新をSlackやChatworkなどに通知したり、Googleドライブに格納されたファイルの中身を横断的に検索したりすることもできます。

また、特定の内容の閲覧状況を確認させてくれる機能や、特に読んでほしい人にリクエストを送ってくれる機能を持っており、スピーディーかつ確実な情報共有を実現しやすくなっています。

文書作成アプリ感覚で気軽に使える「DocBase」

DocBaseキャプチャ
出典:「DocBase」公式サイト https://docbase.io/

【製品概要】

運営会社株式会社クレイ
公式サイトhttps://docbase.io
対応企業規模すべての規模に対応

【DocBase 料金プラン】

プランスターターベーシックレギュラービジネス
初期費用無料無料無料無料
料金(月額)990円4950円9900円2万1450円~
ユーザー数3人10人30人100人~
ストレージ容量3GB10GB30GB100GB~
※すべて税込

【DocBacの特徴】

  • 登録実績7000社、継続率99%(2020年1月時点)
  • マークダウンに対応
  • 社外メンバーも追加可能

DocBace(ドックベース)は、無駄のないシンプルなUIが特徴の情報共有ツール。テンプレート機能、動画・スライド・メモなどの埋め込み機能を活用して、わかりやすい文書を効率的に作成できます。日報から議事録、業務マニュアル、企画書、社内ブログまでさまざまなスタイルでの作成と共有が可能で、絵文字やグッジョブボタンなどを搭載し、気軽に投稿できる仕組みになっています。

また、文章のレイアウトや体裁を整える共通方式「マークダウン」にも対応。マークダウンの知識がない人は、入力アシスト機能も備わっているので簡単に使いこなせます。

ユーザーが気づいていない情報をAIが探し出す「Knowledge Explorer

Knowledge Explorerキャプチャ
出典:「Knowledge Explorer」公式サイト https://www.presight.co.jp/product/knowledgeExplorer.php

【製品概要】

運営会社株式会社図研プリサイト
公式サイトhttps://www.presight.co.jp/product/knowledgeExplorer.php
対応企業規模すべての規模に対応

【Knowledge Explorer 料金プラン】

料金要問い合わせ

【Knowledge Explorerの特徴】

  • 参考文書をAIが自動で抽出
  • 優れた分析機能で情報収集をサポート
  • 閲覧数の多い文章をランキング表示

AIを実装したフルオート型のナレッジ共有ツールです。作業中のドキュメントをAIが分析し、膨大なデータの中から使えそうな情報を自動でピックアップし、プッシュ通知で知らせてくれるという機能を搭載しています。さらに通知内容の要約自動作成機能も備えているので、要約にまず目を通し、重要な通知のみを全文読み込むようにすれば、確認業務を大幅に効率化できるでしょう。

繰り返し参照する必要のある文書は、お気に入り登録できます。よく閲覧されている文書やお気に入り登録数が多い文書は、自動でランキング化されるため、組織にとって有効な情報を共有しやすいでしょう。Microsoft SharePointやBOXなど外部のファイル共有サービスに格納されたデータも横断的に検索可能です。

社内向けチャットボットでトップシェア「HiTTO」

HiTTOキャプチャ
出典:「HiTTO」公式サイト https://hitto.jp

【製品概要】

運営会社HiTTO株式会社
公式サイトhttps://hitto.jp
対応企業規模すべての規模に対応

【HiTTO 料金プラン】

初期費用無料
料金要問い合わせ

【HiTTOの特徴】

  • 社内向けAIチャットボットでシェアトップ
  • 大企業での導入実績が豊富
  • 継続利用率は99.5%(※HiTTO株式会社調べ)

社内の情報を体系化して、適切なタイミングで適切な従業員に届く仕組みを作る社内向けに特化したチャットボットです。人事や総務、労務領域のナレッジを体系化して膨大な質問パターンを学習させたAIを搭載。これにより、従業員の質問意図までを解析して、ボットが自動で回答します。事前のFAQデータ作成やシナリオ設定は不要で、運用開始後も機械学習によって回答精度を自動的に高めていくので、メンテナンスの手間もかかりません。

こうした社内向けボットの設置で、問い合わせ対応に必要な労力は大幅に削減されます。従業員にとっても気軽に質問できるような環境づくりになり、企業内全体の生産性向上に役立ちます。

大企業向けの大規模ツール「Liferay DXP」

Liferay DXPキャプチャ
出典:「Liferay DXP」公式サイト https://www.liferay.co.jp/products/liferay-dxp

【製品概要】

運営会社日本ライフレイ株式会社
公式サイトhttps://www.liferay.co.jp/products/liferay-dxp
対応企業規模大企業向け

【Liferay DXP 料金プラン】

料金要問い合わせ

【Liferay DXPの特徴】

  • 他システムと連携し膨大なデータを一元管理できる
  • カスタマイズ性が非常に高い
  • 複数のポータルサイトを作成できる

大企業向けのツールで、世界2,500社以上に導入実績があります。さまざまな外部ツールとの連携機能が強みで、これを活かしたSFA・MA・ERPといった業務基幹システム、または自社独自システムなどから、すべての情報をすべてすくい上げ一元管理できる」という強力な処理性能が特徴です。また、機能の追加などにも柔軟に対応できる拡張性の高さを備えています。また、1つのライセンスのみで、社内向け情報サイトやユーザー会員専用サイト、取引先専用サイトなど複数の情報共有サイトを作ることが可能です。

【無料プランあり】直感的な操作でユーザーの”使いこなせない”を回避「welog」

welogキャプチャ
出典:「welog」公式サイト https://welog.jp

【製品概要】

運営会社株式会社トライバルメディアハウス
公式サイトhttps://welog.jp
対応企業規模すべての規模に対応

【welog 料金プラン】

プランフリーベーシック
初期費用無料無料
料金(月額)無料330円/1ユーザー
ユーザー数10人まで無制限
ストレージ100MB/1ユーザー1GB/1ユーザー
ドキュメント作成数無制限無制限
テンプレート作成数無制限無制限
閲覧専用URL発行数無制限無制限
Chatwork・Slack連携
全ドキュメント対象検索
タスク管理
カスタマーサポート(メール)
シングルサインオン
編集履歴の保存と復元
編集ロック
ゴミ箱(誤削除防止機能)
アクセス管理
※すべて税込

【welogの特徴】

  • 直感的に操作できる
  • ナレッジをメールやSlack、Chatworkで共有できる
  • 使用期限なしのフリープランがある

議事録、日報の作成や共有が手軽にでき、社内wikiやノウハウをまとめたナレッジ共有データベースとしても使えるツールです。テンプレート機能や同時編集機能により文書作成が簡単に行え、チャットツールとの連携も可能。また、シンプルなUIで初めてでも直感的に操作できるように工夫されており、「従業員が使いこなせない」という状況発生を回避できます。導入前から導入後まで専任スタッフが状況に応じて操作方法や活用方法をサポートしてくれるので安心です。

新聞記事を自動でスクラップ「NIKKEI The KNOWLEDGE」

NIKKEI The KNOWLEDGEキャプチャ
出典:「NIKKEI The KNOWLEDGE」公式サイト https://nkbb.nikkei.co.jp/km/

【製品概要】

運営会社株式会社日本経済新聞社
公式サイトhttps://nkbb.nikkei.co.jp/km/
対応企業規模すべての規模に対応

【NIKKEI The KNOWLEDGE 料金プラン】

プランスモールチームミディアムチーム
初期費用なしなし
料金(月額)3万3000円最大8万8000円
利用人数~5人~20人
※すべて税込
※契約は1年単位
※利用人数が21人以上の場合は要相談

【NIKKEI The KNOWLEDGEの特徴】

  • 日経各紙・各誌の記事や官公庁サイトの情報などをAIが自動で収集選別して配信
  • 収集した情報を自動で分類整理し保存・管理
  • 1ヶ月無料トライアルあり

ナレッジは社内だけではなく社外にもあります。NIKKEI The KNOWLEDGEは、日経新聞の記事コンテンツや日刊工業新聞など業界専門紙、日経の各種ビジネス誌、官公庁や業界団体の公式サイトなど350以上のソースから、AIがユーザーごとに最適化した情報を抽出し、ナレッジとして提示してくれます。集められた情報はキーワードごと、企業ごと、業界ごとなどに自動で分類。作業中に気になったコンテンツをワンクリックでデータベースに保存したり、保存した情報を並び替えたり、スムーズに整理していけます。

顧客ニーズの分析や、市場調査に利用できる確実性の高い情報の収集までサポートしてくれるので、営業の提案力アップやマーケティングにおけるアイデア創出に大いに役立てられるでしょう。

気軽な書き込みを促したいなら「Scrapbox」

Scrapboxキャプチャ
出典:「Scrapbox」公式サイト https://scrapbox.io/?lang=ja

【製品概要】

運営会社Nota株式会社
公式サイトhttps://scrapbox.io/?lang=ja
対応企業規模すべての規模に対応

【Scrapbox 料金プラン】

プランPERSONAL/ EDUCATIONBUSINESS※1ENTERPRISE
対象企業個人事業主
非営利団体向け
営利企業向け大企業向け
オンプレミス対応可※2
初期費用なしなしなし
料金(月額)無料1100円/1ユーザー要問い合わせ
ユーザー数無制限無制限30人~
ストレージ容量無制限無制限無制限
※すべて税込
※1 BUSINESSプランはドキュメント100ページまで無料。10人追加ごとに無料で100ページ追加。上限300ページ
※2 任意のセキュリティー要件に対応可

【Scrapboxの特徴】

  • シンプルな画面構成で従業員の気軽なアウトプットを促進
  • ドキュメント間リンクで膨大な情報を自動で関連付け
  • 複数ユーザーで同時編集可能

Scrapboxは企画書やマニュアルなどの文書を一括管理できるナレッジ共有ツールです。投稿に対する心理的ハードルを下げるために、親しみやすいシンプルな画面構成となっています。

特徴的なのが「単語をキーワードにして、別々のドキュメント同士を自動でリンクする」という機能。これにより、蓄積した情報の量が膨大になっても、フォルダをたどることなく関連情報に簡単にアクセスできます。なお、複数メンバーでの同時編集、変更内容のリアルタイム閲覧も可能です。

【製品比較】情報検索の効率が高い製品おすすめ5選

ナレッジ共有ツールでも、重要な機能が検索性です。ここでは、特に検索性に特化した製品を紹介しましょう。AIを導入することで、曖昧な表現で検索しても膨大なデータの中から、目的の情報に辿り着ける工夫がなされています。

【製品一覧】

製品名特徴
GROWI.cloud・多人数の同時編集が可能
・全文検索が可能なので簡単にページやファイルを見つけることができる
・月額固定制なので、頻繁に使用人数を変更があっても安心
Quick Solution・PCサーバー1台で50TB分のデータを検索可能
・超高速・高精度な全文検索機能
・すぐに使える直感的な操作性
AI-Brid・一問一答検索と文書検索のハイブリッドでFAQを簡単作成できる
・検索ログをAI学習データに転用可能
・初期学習から追加学習までAIのメンテナンスを外注できる
Neuron ES・100TB単位の大規模データ検索も可能
・オンプレミスとクラウドを横断検索
・マニュアルなしで操作できるシンプルなUI
J-Insight・自然言語で検索可能、検索エンジンと同等の使い心地を実現
・問い合わせ内容のリアルタイム学習で検索精度が向上
・問い合わせチャネルとノウハウ蓄積を一元化できる

ナレッジ共有ツールの運用や製品の選び方については、本記事後半で紹介しています。

  • ナレッジマネジメントの4つの型
  • ナレッジ共有ツールを選ぶポイント
  • ナレッジ共通ツールは運用してこそ!運用のコツ

気になる製品が見つかったらこちらもぜひチェックしてみてください。

【↓記事の後半へ↓】

複数人の同時編集が可能「GROWI.cloud」

GROWI.cloudキャプチャ
出典:「GROWI.cloud」公式サイト https://growi.cloud/

【製品概要】

製品名GROWI.cloud
運営会社株式会社WESEEK
公式サイトhttps://growi.cloud/
価格(税込月額料金)初期費用:要問合せ
ベーシック:6050円
ビジネススタンダード:1万6500円
ビジネスプロ:4万6200円
エンタープライズ:要問合せ
無料トライアルあり
※エンタープライズのみ無料トライアル要問合せ
※価格は税込

【GROWI.cloudの特徴】

  • 多人数で同時編集が可能で効率的
  • 「全文検索」が可能なので、簡単にページ・ファイルを探すことができる
  • 月額固定制なので急な使用人数変更があっても安心

リアルタイムで複数人が同時に編集することができます。また、編集履歴を自動保存することができるので、過去の履歴も簡単にさかのぼることができ、同時編集をしても安心です。

さらに、便利な機能として「全文検索機能」があります。ページやファイルを簡単に見つけることができるので、ファイルなどを探す時間を削減できます。

また、「GROWI.cloud」は、ユーザーの人数ごとに4つのプランがあり、月額固定性のため、ユーザーの増減が頻繁に起きても安心して利用可能です。

テラバイト級の大容量サーバーを高速検索「Quick Solution

Quick Solutionキャプチャ
出典:「Quick Solution」公式サイト https://www.sei-info.co.jp/quicksolution/

【製品概要】

運営会社住友電工情報システム株式会社
公式サイトhttps://www.sei-info.co.jp/quicksolution/
対応企業規模すべての規模に対応

【Quick Solution 料金プラン】

料金要問い合わせ

【Quick Solutionの特徴】

  • PCサーバー1台で50TB分のデータを検索可能
  • 超高速・高精度な全文検索機能
  • すぐに使える直感的な操作性

大容量の高速ファイルサーバーを利用した社内検索エンジンツールです。圧倒的な規模が強みで、50TBの情報も1台のPCサーバーを利用して2〜3秒で検索可能。しかも、検索キーワードをAIが自動で絞り込んで提示する機能があるため、クリック操作だけで検索できます。各種のOfficeファイルやPDF、Webサイト、グループウェア、クラウドストレージなどに点在する情報や、外部システムとの連携で得られた情報など社内の情報資産を統合的に管理するツールとしておすすめです。

一問一答検索と文書検索のハイブリッドでFAQを簡単作成「AI-Brid」

AI-Bridキャプチャ
出典:「AI-Brid」公式サイト https://www.k-idea.jp/product/ai/ai-brid/

【製品概要】

運営会社木村情報技術株式会社
公式サイトhttps://www.k-idea.jp/product/ai/ai-brid/
対応企業規模すべての規模に対応

【AI-Brid  料金プラン】

料金要問い合わせ

【AI-Bridの特徴】

  • 一問一答検索と文書検索のハイブリッドでFAQを簡単作成できる
  • 検索ログをAI学習データに転用可能
  • 初期学習から追加学習までAIのメンテナンスを外注できる

AI-Bridの大きな特徴は、「一問一答型AIによるFAQ検索」と「文書検索型AIによる全文検索」とのハイブリッドで構築されているという点です。これにより、一問一答型になっている内容の検索と、ドキュメントに格納されている閲覧頻度の低い専門的な内容に関する全文検索を一度の検索で実行できます。

また、検索ログをAIに学習させて、FAQの内容をブラッシュアップできるので、メンテナンスにかかる時間を削減しつつ効率的な運用を目指せます。なお、オプションで専任のコンサルタントにAIの初期学習や運用後の追加学習を代行してもらうことも可能です。

シンプルで超高性能「Neuron ES」

Neuron ESキャプチャ
出典:「Neuron ES」公式サイト https://www.brains-tech.co.jp/neuron/

【製品概要】

運営会社ブレインズテクノロジー株式会社
公式サイトhttps://www.brains-tech.co.jp/neuron/
対応企業規模すべての規模に対応

【Neuron ES 料金プラン】

料金要問い合わせ

【Neuron ESの特徴】

  • 100TB単位の大規模データ検索も可能
  • オンプレミスとクラウドを横断検索
  • マニュアルなしで操作できるシンプルなUI

シンプルで超高性能な社内データ検索ツールです。サーバー1台で20~30TB相当の文書データ検索が可能。プランによっては、分散検索により100TB単位の大規模データにも対応します。関連キーワードのレコメンド機能、関連文書検索などの高度な検索補助機能があり、膨大なデータの中から、より短時間で目的の情報を見つけ出すことができます

UIは、マニュアル不要なほど直感的に操作でき、サムネイルでコンテンツの中身はサムネイルで確認可能です。また、オンプレミスのサーバーやクラウドサーバーなどに分散しているファイルを1画面で横断検索できます。もちろん複雑な設定は不要です。

自然な言葉で検索可能「J-Insight」

J-Insightキャプチャ
出典:「J-Insight」公式サイト https://www.jsol.co.jp/solution/j-insight.html

【製品概要】

運営会社株式会社JSOL
公式サイトhttps://www.jsol.co.jp/solution/j-insight.html
対応企業規模すべての規模に対応

【J-Insight 料金プラン】

料金要問い合わせ

【J-Insightの特徴】

  • 自然言語で検索可能、検索エンジンと同等の使い心地を実現
  • 問い合わせ内容のリアルタイム学習で検索精度が向上
  • 問い合わせチャネルとノウハウ蓄積を一元化できる

高性能のAI検索エンジンを搭載した横断検索システムです。問い合わせの文章などの“自然文”をそのまま入力すれば、各種コンテンツが同時に検索されて複数の検索結果が表示されます。つまり、検索にあたって、いわゆる“検索キーワード”を考える必要がないということです。また、検索で十分な回答を得られなかった場合、担当部署がJ-Insight上で質問を引き継いで回答できます。これにより、問い合わせを社内ノウハウの蓄積に結びつけて一元化できます。

【製品比較】FAQや社内Wikiの作成に特化した製品14選

社内向けのFAQや社内wikiを作成できるおすすめツールを紹介します。こうしたツールを導入しておくことで、欲しい情報を欲しいタイミングで見つけやすくなります。社内教育の教材としても使うことができるでしょう。

【製品一覧】

製品名特徴
esa・書き途中でも公開できる
・マークダウン方式と豊富な入力補助
・チャットのような手軽さと情報の整理機能を両立
NotePM・社内wikiの構築に特化したナレッジ共有ツール
・4000社の導入実績
・ファイルの内容も全文検索
Confluence・3000以上の外部アプリと連携可能
・期間制限なしの無料プランあり
・100人以上の大規模チームには料金の割引がある
kintone・必要なアプリ(業務システム)を選んでカスタマイズできる
・添付ファイルの全文検索機能
・セキュリティー対策が充実
Kibela・マークダウン方式対応の高精度テキストエディタ
・誰でも使えるシンプルな画面と操作性
・カスタマーサクセスを重視し導入から運用までサポート
Qiita Team・マークダウン方式に対応
・日報や議事録はテンプレート機能で簡単入力
・フィード機能で共有可能
OKWAVE IBiSE・マニュアル、社内FAQ、ナレッジベースとして幅広く活用できる
・HTMLやWeb制作の知識は不要
・14日間の無料トライアルあり
OKBIZ. for FAQ・10年連続国内シェアNo.1のFAQ作成システム
・AI連携ですばやくチャットボット作成・運用が可能
・ヘルプデスクやユーザー会などサポート体制が充実
Qast・マークダウン記述方式に対応
・匿名での質問やテンプレートを使った投稿が可能
・リアクションボタンやベストアンサーの選定機能がある
ALPHA SCOPE・社内のナレッジを高度分析し最適化できる
・最先端の自然言語処理技術を駆使した検索ワードのレコメンド機能がある
・閲覧数の多いFAQを優先表示
Helpfee・あいまいな表現や表記揺れにも対応した検索
・極めて高い検索ヒット率
・手厚いカスタマーサクセス体制
ナレッジリング・検索エンジン感覚で使える
・ナレッジ共有ツールとしては低コスト
・30日間の無料プランあり
wikipy・月額3300円から利用可能
・マニュアル作成のテンプレートあり
・アクセス制限によってプロジェクト単位や部署単位でも利用可能
HOT Knowledge・文書だけでなく特定のノウハウを持っている人材も検索できる
・利用頻度の高さに応じてナレッジを自動で格付け
・導入効果を数値で可視化できる

ナレッジ共有ツールの運用や製品の選び方については、本記事後半で紹介しています。

  • ナレッジマネジメントの4つの型
  • ナレッジ共有ツールを選ぶポイント
  • ナレッジ共通ツールは運用してこそ!運用のコツ

気になる製品が見つかったらこちらもぜひチェックしてみてください。

【↓記事の後半へ↓】

チャットのような手軽さと情報の整理機能を兼ね備えた「esa」

esaキャプチャ
出典:「esa」公式サイト https://esa.io

【製品概要】

運営会社合同会社 esa
公式サイトhttps://esa.io
対応企業規模すべての規模に対応

【esa 料金プラン】

料金(月額)最初の2ヶ月間は無料トライアル
以降は1ユーザーにつき500円
※すべて税込

【esaの特徴】

  • 書き途中でも公開できる
  • マークダウン方式と豊富な入力補助
  • チャットのような手軽さと情報の整理機能を両立

「情報を育てること」をコンセプトにしたナレッジ共有ツール。未完成のドキュメントを共有できる「WIP(Work In Progress)機能」を搭載している点が大きな特徴です。これにより、よりすばやく情報をシェア可能です。このWIP状態のドキュメントは更新しても通知されないので、各従業員がドキュメントを共有しながら気兼ねなく更新を繰り返していけます。もちろん複数人での同時編集や、ドキュメントの復元、外部公開、チャットツールとの連携も可能です。

一般に、チャットのようにリアルタイム性が高い情報を扱うツールは、情報の整理機能に乏しい傾向にあります。esaは、WIP状態のドキュメントなど、ある程度蓄積された情報はタグ付けやカテゴリ別に整理が可能です。

【無料プランあり】社内Wiki作成に特化した「NotePM」

NotePMキャプチャ
出典:「NotePM」公式サイト https://notepm.jp

【製品概要】

運営会社株式会社プロジェクト・モード
公式サイトhttps://notepm.jp
対応企業規模すべての規模に対応

【NotePM 料金プラン】

プランプラン8プラン15プラン25プラン50プラン100〜
初期費用無料無料無料無料無料
料金(月額)4800円9000円1万5000円3万円6万円~
ユーザー数~8人~15人~25人~50人51人~
ストレージ容量80GB150GB250GB500GB1TB〜
※すべて税込

【NotePMの特徴

  • 社内wikiの構築に特化したナレッジ共有ツール
  • 4000社の導入実績
  • ファイルの内容も全文検索

NotePMはナレッジ共有に特化した社内Wiki型のツールです。登録実績は4000社以上。高機能エディタとテンプレート機能で、Webブラウザ上で業務マニュアルを簡単に作成することができます。また、ファイルの内容も対象になる全文検索、キーワードハイライトやワンクリック絞り込みなど、検索性の高さにも定評があります。

変更履歴の自動記録やページ閲覧者の一覧表示、フォルダ階層とタグ付けによる整理機能、コメント機能、チャット連携など、ナレッジ共有ツールには欠かせない機能も網羅されています。

【無料プランあり】外部アプリとの連携機能が充実「Confluence」

Confluenceキャプチャ
出典:「Confluence」公式サイト https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

【製品概要】

運営会社アトラシアン
公式サイトhttps://www.atlassian.com/ja/software/confluence
対応企業規模すべての規模に対応

【Confluence 料金プラン】

プランFreeStandardPremiumEnterprise
料金(月額)無料6000円(1ユーザーあたりの平均)1190円(1ユーザーあたりの平均)要問い合わせ
1サイトあたりのユーザー数~10人~2万人~2万人~2万人
ストレージ容量2GB250GB無制限無制限
サイト数111無制限
※すべて税込

【Confluenceの特徴】

  • 3000以上の外部アプリと連携可能
  • 期間制限なしの無料プランあり
  • 100人以上の大規模チームには料金の割引がある

タスク管理ツール「Trello」でも知られるアトラシアンの社内情報共有ツールです。ナレッジ共有とプロジェクト管理を融合したような機能があり、部署を越えて情報共有や共同編集が可能なナレッジ共有ツールです。外部アプリとの連携のしやすさに定評があり、DropboxやGoogleドライブなど3000種類以上と連携することができます。文書作成テンプレートが用意されており、文字や画像だけでなく動画やGIFも投稿可能。社内SNS機能により、社内へナレッジを発信したり、投稿されたナレッジに対してコメントしたりできます。

あらゆる業種・職種に対応できる「kintone」

kintoneキャプチャ
出典:「kintone」公式サイト https://kintone.cybozu.co.jp

【製品概要】

運営会社サイボウズ株式会社
公式サイトhttps://kintone.cybozu.co.jp
対応企業規模すべての規模に対応

【kintone 料金プラン】

プランライトコーススタンダードコース
料金(月額)858円/1ユーザー1650円/1ユーザー
ストレージ容量ユーザー数×5GBユーザー数×5GB
外部サービスとの連携
ツール内業務システム作成数200個まで1000個まで
スペース数100個まで500個まで
※すべて税込

【kintoneの特徴】

  • 必要なアプリ(業務システム)を選んでカスタマイズできる
  • 添付ファイルの全文検索機能
  • セキュリティー対策が充実

kintoneはkintone専用の「アプリ」を追加することで機能をカスタマイズできる業務改革プラットフォームです。さまざまな業界や業種に対応したアプリのテンプレートが用意されており、幅広く活用可能です。Kintoneのナレッジ共有アプリは、添付ファイルの全文検索ができる社内ポータル機能やFAQ機能を備えています。また、複数の認証プロセス設定、IPアドレス制限、端末制限などセキュリティー対策も充実しています。

【無料プランあり】柔軟な権限設定と強固なセキュリティー「Kibela」

Kibelaキャプチャ
出典:「Kibela」公式サイト https://kibe.la

【製品概要】

運営会社株式会社ビットジャーニー
公式サイトhttps://kibe.la
対応企業規模すべての規模に対応

【Kibela 料金プラン】

プランコミュニティプランスタンダードプランエンタープライズプラン
料金(月額)無料550円/1ユーザー1650円/1ユーザー
ユーザー数~5人6人~6人~
グループ作成数4グループまで無制限無制限
容量1GB/1ユーザー5GB/1ユーザー20GB/1ユーザー
カスタマーサポートメールのみメール・チャットメール・チャット
シングルサインオン
IPアドレス制限
※すべて税込

【Kibelaの特徴】

  • マークダウン方式対応の高精度テキストエディタ
  • 誰でも使えるシンプルな画面と操作性
  • カスタマーサクセスを重視し導入から運用までサポート

UIが見やすくSNSのように気軽に情報発信ができるナレッジ共有ツールです。「いいね!」によるレスポンス機能やコメント機能など、投稿を促す仕組みも搭載されています。情報の公開範囲を4段階で設定でき、部署やチーム単位でのアクセス制御も可能。上位プランでは多要素認証や監査ログ、IPアドレス制限、シングルサインオンなど高いセキュリティー対策もされています。有料プランはチャットでのサポートにも対応しており、導入から運用まで的確にサポートしてくれます。

エンジニア定番サイトの社内向けバージョン「Qiita Team」

Qiita Teamキャプチャ
出典:「Qiita Team」公式サイト https://teams.qiita.com/top/

【製品概要】

運営会社Increments株式会社
公式サイトhttps://teams.qiita.com/top/
対応企業規模すべての規模に対応

【Qiita Team 料金プラン】

プランPersonalMicroSmallMediumLargeExtra
料金(月額)500円1520円4900円7050円1万5300円1万5300円~
ユーザー数1人~3人~7人~10人~17人17人~
投稿数無制限無制限無制限無制限無制限無制限
ストレージ容量30GB/全体30GB/人30GB/人30GB/人30GB/人30GB/人
メールサポート
IPアドレス制限
※すべて税込

【Qiita Teamの特徴】

  • マークダウン方式に対応
  • 日報や議事録はテンプレート機能で簡単入力
  • フィード機能で共有可能

エンジニア向けの情報共有サイト「Qiita」の社内向け情報共有ツールです。技術的なメモや運用手順、勉強会のレポートなどあらゆる文書を網羅的に管理することができます。シンプルなエディタやテンプレート機能はもちろん、マークダウン記述方式にも対応。複数メンバーでの共同編集も可能です。

更新情報はフィード形式で表示されるので見落としの心配がなく、カテゴリ設定などのファイル整理も不要です。コメントやいいね、メンションなどのコミュニケーション機能も搭載しているため、意見交換や議論の活発化にも期待できます。

シンプルな画面設計とHTML知識不要の編集が強み「OKWAVE IBiSE」

OKWAVE IBiSEキャプチャ
出典:「OKWAVE IBiSE」公式サイト https://ibise.com

【製品概要】

運営会社株式会社PRAZNA
公式サイトhttps://ibise.com
対応企業規模中小企業向け

【OKWAVE IBiSE 料金プラン】

プランエッセンシャルスタンダードプロフェッショナル
概要小規模チーム向け
(メンバー3人まで)
標準プラン上位プラン
料金(月額)※11万円~3万円~10万円~
従量課金1500円~/1ユーザー4000円~/1ユーザー8000円~/1ユーザー
※価格は税込
※1 月額の基本料金

【OKWAVE IBiSEの特徴】

  • マニュアル、社内FAQ、ナレッジベースとして幅広く活用できる
  • HTMLやWeb制作の知識は不要
  • 14日間の無料トライアルあり

FAQページや問い合わせフォームを誰でも簡単に作成できるカスタマーサポートツールです。「マニュアルなしに操作できること」をコンセプトにした画面設計は、非常にシンプルで直感的に操作可能。さらに部署単位やチーム単位で、FAQを作成でき、業務マニュアルとして活用できます。Slackと連携できるので、情報共有も簡単です。

FAQ作成に特化した「OKBIZ. for FAQ」

OKBIZ. for FAQキャプチャ
出典:「OKBIZ. for FAQ」公式サイト https://www.okbiz.jp/solutions/okbiz-faq/

【製品概要】

運営会社株式会社PRAZNA
公式サイトhttps://www.okbiz.jp/solutions/okbiz-faq/
対応企業規模300人以上の中堅企業向け

【OKBIZ. for FAQ 料金プラン】

料金要問い合わせ

【OKBIZ. for FAQの特徴】

  • 10年連続国内シェアNo.1のFAQ作成システム
  • AI連携ですばやくチャットボット作成・運用が可能
  • ヘルプデスクやユーザー会などサポート体制が充実

FAQの作成・公開・分析・運用改善に特化したナレッジ共有ツールです。日本語解析に強い言語理解エンジンを搭載しているので、利用者の意図を汲み取った検索結果を表示可能。「OKBIZ. for AI Chatbot」と連携すれば、複雑なシナリオ作成なしにチャットボットの立ち上げることもできます。

また、サポート体制も充実。操作方法や活用ノウハウをまとめたヘルプデスクサイトもあるので、安心して導入しやすいでしょう。

匿名質問と回答で聞きにくいことも解決「Qast」

Qastキャプチャ
出典:「Qast」公式サイト https://qast.jp

【製品概要】

運営会社any株式会社
公式サイトhttps://qast.jp
対応企業規模すべての規模に対応

【Qast 料金プラン】

プランスタンダードプランエンタープライズプラン
初期費用要問い合わせ要問い合わせ
料金要問い合わせ要問い合わせ
ユーザー数20人〜20人〜
添付ファイルサイズ最大50MB/1ファイル最大250MB/1ファイル
アクセスログの取得
シングルサインオン
IPアドレス制限

【Qastの特徴】

  • 匿名での質問やテンプレートを使った投稿が可能
  • リアクションボタンやベストアンサーの選定機能がある
  • マークダウン記述方式に対応

直感的に操作できるシンプルなUIと匿名で気軽に質問できる仕組みが特徴のツールです。テンプレート機能で文書作成の時間を短縮でき、マークダウン方式にも対応しています。絵文字投稿や「いいね」「参考になります」などのリアクションボタン、ベストアンサーの選定、メンションなど、コミュニケーションを活性化する機能が豊富です。質問や回答は匿名で行えるので、口頭やチャットでは聞きにくかった疑問も自力で解消しやすくなります。

検索ワードのレコメンド機能が便利「ALPHA SCOPE」

ALPHA SCOPEキャプチャ
出典:「ALPHA SCOPE」公式サイト https://www.a-scope.com

【製品概要】

運営会社株式会社プラスアルファ・コンサルティング
公式サイトhttps://www.a-scope.com
対応企業規模すべての規模に対応

【ALPHA SCOPE 料金プラン】

プランユーザー向けFAQユーザー向けFAQ
+チャットボット
オペレーター向けFAQ
初期費用44万円〜66万円〜44万円〜
料金(月額)11万円〜14万3000円〜8万8000円~
※すべて税込

【ALPHA SCOPEの特徴】

  • 社内のナレッジを高度分析し最適化できる
  • 最先端の自然言語処理技術を駆使した検索ワードのレコメンド機能がある
  • 閲覧数の多いFAQを優先表示

ナレッジの精度を自動で向上させていく仕組みを採用し、疑問点の自己解決をユーザーに促すFAQツールです。自然言語処理機能を駆使したレコメンド機能が大きな魅力です。「ツールがレコメンド(提案)してくれる単語を、ユーザーが直感にしたがってクリックしていくだけで、求めていた回答にたどり着ける」という環境構築を目指し、機械学習により検索機能の強化が図られています。また、新着FAQや閲覧数の多いFAQは優先表示されるので、必要な情報にたどり着きやすくなっています。

圧倒的な検索ヒット率と手厚い運用支援なら「Helpfeel」

Helpfeelキャプチャ
出典:「Helpfeel」公式サイト https://helpfeel.com

【製品情報】

運営会社Nota株式会社
公式サイトhttps://helpfeel.com
対応企業規模すべての規模に対応

【Helpfeel 料金プラン】

料金要問い合わせ

【Helpfeelの特徴】

  • あいまいな表現や表記揺れにも対応した検索
  • 極めて高い検索ヒット率
  • 手厚いカスタマーサクセス体制

あいまいな問いも予測で答えられる「意図予測検索」のアルゴリズムと搭載しているナレッジ共有ツールです。スペルミスや表記揺れ(用事用語の不統一)、送り仮名のバリエーションがあっても適切な候補を表示することができます。プラン契約中はサポートが利用状況を分析して改善策を提案してくれるなど、導入後のカスタマーサクセス体制が充実しているのもポイントです。

とにかくコストを抑えたいなら「ナレッジリング」

ナレッジリングキャプチャ
出典:「ナレッジリング」公式サイト https://faq-system.com

【製品概要】

運営会社株式会社CBIT
公式サイトhttps://faq-system.com
対応企業規模すべての規模に対応

【ナレッジリング 料金プラン】

プランフリープラン
(30日間限定)
SaaSプランASPプラン公開FAQプラン
(公開FAQ専用)
初期費用無料9万8000円15万円~15万円~
月額料金無料9800円
+1ユーザーにつき120円
5万円〜5万円〜
アカウント数~20希望数を申請無制限無制限
ストレージ容量0.5GB2GB要問い合わせ要問い合わ 
カスタマイズ
※すべて税込

【ナレッジリングの特徴】

  • 検索エンジン感覚で使える
  • ナレッジ共有ツールとしては低コスト
  • 30日間の無料プランあり

検索精度と使いやすさに重点を置いたFAQツールです。ファイル内の情報を検索する「ファイル内検索」や、検索数・閲覧数が多い情報をトップ表示させる「知識ランキング」などの機能を搭載しています。これにより、インターネットで調べ物をするのと同じような使い方で、必要な情報に簡単にたどり着くことがきます。導入コストは、同程度の機能を持つ製品と比べると低めに設定されており、コスパのよい製品といえるでしょう。

プロジェクトや部署など小規模利用に「wikipy」

wikipyキャプチャ
出典:「wikipy」公式サイト https://wikipy.jp

【製品概要】

運営会社株式会社リーピー
公式サイトhttps://wikipy.jp
対応企業規模従業員数が数十人規模の中小企業

【wikipy 料金プラン】

プランスターターベーシック
初期費用3300円3300円
料金(月額)3300円5500円~
ユーザー数3人10人~
ストレージ容量1GB1GB
※すべて税込
※ユーザー数11以上は10ユーザー&ストレージ1GBごとに5500円追加

【wikipyの特徴】

  • 月額3300円から利用可能
  • マニュアル作成のテンプレートあり
  • アクセス制限によってプロジェクト単位や部署単位でも利用可能

FAQサイト・マニュアル作成ができるナレッジ共有ツールです。マニュアルの作成に必要なテンプレートはあらかじめ搭載されており、統一されたデザインのページを簡単に作成でき、写真や画像の挿入、HTMLによる編集も可能です。アクセス制限機能を使って情報の公開範囲を限定すれば社内wikiとしても活用していけます。料金は月額3300円(税込)からとなっており、コスパのよさも魅力です。

導入効果を測定できる「HOT Knowledge」

HOT Knowledgeキャプチャ
出典:「HOT Knowledge」公式サイト https://hscproduct.com/knowledge/

【製品概要】

運営会社北都システム株式会社
公式サイトhttps://hscproduct.com/knowledge/
対応企業規模すべての規模に対応

【HOT Knowledge 料金プラン】

ユーザー数~100人101~200人201~300人301~400人401~500人501人〜
料金(月額)5万5000円~8万8000円~11万円~13万2000円~15万4000円~要問い合わせ
※すべて税込
※SaaSプラン(クラウド型)の場合
※買い切りプランもあり

【HOT Knowledgeの特徴】

  • 文書だけでなく特定のノウハウを持っている人材も検索できる
  • 利用頻度の高さに応じてナレッジを自動で格付け
  • 導入効果を数値で可視化できる

投稿されているナレッジだけではなく、ナレッジを”人”で検索することができるのが大きな特徴のツールです。質問を受けた人が答えると「ナレッジセイバー」の称号を得られるというゲーム的な要素も盛り込り込まれています。「質問したいけれど誰に聞いたらいいのかわからない」というときも、ツールが自動的に適任と思われる人物を選出してナレッジセイバーに指名することもできます。

投稿やコメントに応じてポイントをナレッジの価値を格付けしたり、ナレッジの活用状況を分析したり、ポイントをグラフ化して導入効果を確認したりと、運用状況を分析できる機能も備わっています。

【製品比較】ヘルプデスクをサポートする製品おすすめ4選

チャットボットによって、社内のヘルプデスクの業務をサポートしてくれるナレッジ共有ツールです。チャットボットの回答精度は、機械学習によって使えば使うほど高まっていきます。

【製品一覧】

製品名特徴
Freshdesk・オペレーター同士で質問のやり取りができる
・直感的な操作が可能
・FAQの閲覧数やユーザー評価を分析、レポートを作成できる
commmune・ユーザーとの双方向コミュニケーションを実現
・ユーザーごとに個別最適なコンテンツを提供できる
・分析機能が充実
i-ask・短期間での運用開始が可能
・操作が簡単で柔軟なカスタマイズも可能
・複数サイトでテンプレートを使い分けできる
LINC Biz bot・初期設定に専門知識は不要
・既存のFAQをExcelのフォーマットに入力して登録すればチャットボットが完成
・ボットの会話履歴をAIが分析して改善点をレコメンド

ナレッジ共有ツールの運用や製品の選び方については、本記事後半で紹介しています。

  • ナレッジマネジメントの4つの型
  • ナレッジ共有ツールを選ぶポイント
  • ナレッジ共通ツールは運用してこそ!運用のコツ

気になる製品が見つかったらこちらもぜひチェックしてみてください。

【↓記事の後半へ↓】

【無料プランあり】導入5万社以上の実績、信頼性抜群「Freshdesk」

Freshdeskキャプチャ
出典:「Freshdesk」公式サイト https://freshdesk.com/jp/

【製品概要】

運営会社Freshworks Inc.
公式サイトhttps://freshdesk.com/jp/
対応企業規模すべての規模に対応

【Freshdesk 料金プラン】

プランFreeGrowthProEnterprise
料金(月額)無料15ドル~/1ユーザー49ドル~/1ユーザー79ドル~/1ユーザー

【Freshdeskの特徴】

  • オペレーター同士で質問のやり取りができる
  • 直感的な操作が可能
  • FAQの閲覧数やユーザー評価を分析、レポートを作成できる

ヘルプデスク向けのナレッジ共有ツールで、5万社以上の導入実績があります。特徴ともいえるのが、内部チャットを使ってオペレーター同士が質問や相談などができる機能があること。頻繁に連絡を交わしつつ、顧客との交渉記録もただちに共有可能。そのため、オペレーター同士で、ヘルプデスク業務に必要な情報をリアルタイムで得やすくなります。

また、ドキュメントの作成も直感的に作成でき、画像や動画の埋め込みも簡単。FAQの閲覧数やユーザー評価を一目で確認できるレポート機能も便利です。

企業とユーザーが双方向にやり取りできる「commmune」

commmuneキャプチャ
出典:「commmune」公式サイト https://commmune.jp

【製品概要】

運営会社コミューン株式会社
公式サイトhttps://commmune.jp
対応企業規模すべての規模に対応

【commmune 料金プラン】

プランライトプランプロフェッショナルプランエリートプラン
料金要問い合わせ要問い合わせ要問い合わせ

【commmuneの特徴】

  • ユーザーとの双方向コミュニケーションを実現
  • ユーザーごとに個別最適なコンテンツを提供できる
  • 分析機能が充実

commmune(コミューン)は、顧客と企業をつなげてカスタマーサクセスを目指すツールです。メールやアンケート、Q&A、イベントなど顧客とのあらゆる接点を集約・統合し、質問やコメントなどに対して双方向のコミュニケーションを実現します。コンテンツの表示範囲は任意に設定が可能で、顧客の各種アクションを促すためのコンテンツやインセンティブを最適化するような柔軟な設計を組んでいけます。分析機能も充実しており、投稿数やアクセス数、いいね数、コメント数などの分析結果をCSV形式で出力可能。API連携にも強く、各種のCRMやMA、分析ツールと連携してデータを統合できます。

短期間で導入可能で使い方も簡単!「i-ask」

i-askキャプチャ
出典:「i-ask」公式サイト https://scala-com.jp/i-ask/

【製品概要】

運営会社株式会社スカラコミュニケーションズ
公式サイトhttps://scala-com.jp/i-ask/
対応企業規模すべての規模に対応

【i-ask 料金プラン】

料金要問い合わせ

【i-askの特徴】

  • 短期間での運用開始が可能
  • 操作が簡単で柔軟なカスタマイズも可能
  • 複数サイトでテンプレートを使い分けできる

i-askは、企業に寄せられる「よくある質問と回答」を簡単に作成して管理できるクラウド型のFAQシステムです。専門知識がなくても各種テンプレートを使ってWeb上に顧客向けのFAQページを作成したり、ページデザインをカスタマイズしたりすることができます。自動更新機能を利用した休日・深夜の更新や、複数ユーザーによるFAQページの分散管理も可能。アンケート機能や閲覧数の分析機能を使って得られたユーザーの評価をフィードバックして、FAQを段階的にブラッシュアップできます。

問い合わせ業務をチャットボットがサポート「LINC Biz bot」

LINC Biz botキャプチャ
出典:「LINC Biz bot」公式サイト https://lincbizbot.jp

【製品概要】

運営会社株式会社AIoTクラウド
公式サイトhttps://lincbizbot.jp
対応企業規模すべての規模に対応

【LINC Biz bot 料金プラン】

プランライトプランプレミアムプラン
初期費用5万5000円要問い合わせ
料金(月額)5万5000円要問い合わせ
作成可能FAQ数最大200最大2000
対応言語日本語日本語・英語・中国語ほか
※すべて税込

【LINC Biz botの特徴】

  • 初期設定に専門知識は不要
  • 既存のFAQをExcelのフォーマットに入力して登録すればチャットボットが完成
  • ボットの会話履歴をAIが分析して改善点をレコメンド

既存のFAQをExcelファイルにまとめて登録するだけで、簡単にチャットボットが作れますボットとの会話履歴をAIが自動分析し、改善方法を提案してくれるので、ITに詳しくない担当者でも無理なくメンテナンスを継続できます。

また、改善を続けていくことで、回答精度もどんどん高まっていきます。多言語対応やLINEや音声自動応答との連携など、外部連携やカスタム機能にも優れています。

ナレッジマネジメントの4つの型

――ナレッジ共有ツールは別名「ナレッジマネジメントツール」ともいわれます。ここで改めて、梅田先生に「ナレッジマネジメントとはどのようなものなのか?」についてお聞きしました。

ナレッジマネジメントは「分析・戦略」「業務改善」「従業員教育」「ヘルプデスク」という4つの区分けで語られることが一般的です。これは、どのようにナレッジマネジメントを行うかという「方法」に基づいた分類といえます。

ナレッジ共有ツールを選ぶ際は「方法」よりも「目的(ゴール)」の方が大切。ただし、運用していく上では「方法」についても知っておいた方がよいでしょう。

それぞれについて、解説しましょう。

(1)分析・戦略型ナレッジマネジメント

分析・戦略型ナレッジマネジメントとは、「経理・財務や業務実績に関する社内データや、市場や競合他社の動向といった社外データを分析し、その分析結果を経営戦略や事業戦略の立案に役立てていくこと」です。

成功例や失敗例、それらと類似する事例との違いを多角的に検証し、その結果に基づいて経営判断を行います。また、業務プロセスにおける重複や無駄、トラブルの原因となりそうな工程がないかを分析することで、より効率的な方法を探ることができます。

(2)業務改善型ナレッジマネジメント

業務改善型ナレッジマネジメントは、「顧客の声や業務実績データ、品質の不具合といった情報を蓄積・分析し、改善策を検討・実行して顧客満足度や生産性の向上を図る」というものです。過去に発生したクレームやトラブルをデータベース化していつでも参照できるようにしておけば、初めての問題に直面した場合でも、ナレッジから類推して適切な対応を取りやすくなります。また、応対の品質標準化にも役立ちます。

(3)従業員教育型ナレッジマネジメント

従業員教育型ナレッジマネジメントの基本は、トップセールスパースンなど優秀な人材の思考や行動を分析することです。それにより、「その人が持つ知識やノウハウをいわゆる“暗黙知”を、データ化された“形式知”へと転換して、従業員教育に広く活用すること」を実現します。最終的な目標は、個人の能力や生産性を上げることで、事業全体の業績向上を図ることです。優秀な従業員が実践している顧客関係の構築方法など、その人しか知らなかった“コツ”をマニュアル化することで、ほかの従業員が同等の成果を再現できることを目指します。

(4)ヘルプデスク型ナレッジマネジメント

従業員向けや顧客向けのヘルプデスク業務のためのナレッジマネジメントが、ヘルプデスク型(専門知識型)ナレッジマネジメントです。過去の応対履歴やよくある質問などをQ&Aデータベース化して、ヘルプデスクの業務を効率化したり、問い合わせる側の自己解決を促進したりします。ヘルプデスク型ナレッジマネジメントの活用で業務負担が軽減された各スタッフは、顧客対応にかかっていた時間をほかのコア業務に割り当てることが可能になるでしょう。

ナレッジ共有ツールを選ぶポイント

――いろいろな運営会社がナレッジ共有ツールをリリースしていますが、似たような機能の製品も少なくありません。選定する上でのポイントはありますか。

ヘルプデスク型や業務改善型など、目的別に絞り込んでも、結構な数の製品が候補に残ってしまうことはあります。そのような場合は、以下のポイントに着目してみてください。

(1)ナレッジの投稿がしやすいか

画面の見やすさや文書作成のしやすさといった使い勝手は、導入した後の定着率や成果に直結します。「メインで使うのはどういった従業員か」によっても使いやすさは変わります。従業員のニーズやITリテラシーを考慮して、誰もが使いこなせるツールを選びましょう。

(2)運用状況をモニタリングできる機能があるか

ナレッジ共有ツールに限らず、ツールはあくまで目的を達成するための道具です。きちんと運用されているかを確認できるよう、運用状況を把握できる機能があるとよいでしょう。投稿数や閲覧数を把握可能な機能、「いいね!」など投稿相手に読んだことが伝わる機能、利用状況をグラフ化してレポートを作成可能な分析機能、などを備えたツールがおすすめです。

(3) ナレッジが検索しやすいか

ナレッジを効果的に活用できるかどうかは、探している情報がすぐに見つかるかどうかに影響されます。「ほしい情報を探すのに時間がかかる」「検索してもヒットしない」ために、投稿や閲覧が次第に減ってしまうというのはよくある失敗例の1つです。かつては、フォルダ管理で情報をまとめていく方法が主流でしたが、これからの時代に重要なのは検索性です。このため、ファイルの内容も検索できる全文検索機能があるツールがよいでしょう。

(4)セキュリティー対策は十分か

ナレッジ共有ツールには、顧客情報や事業方針、財務状況といった機密性の高い情報はもちろん、新しいビジネスのヒントになる内容も含まれています。情報漏えいは社会的信頼を低下させるだけではなく、新事業の切り札を失うことにもつながるので「セキュリティーが担保されていること」も非常に重要。シングルサインオンや多要素認証、IPアドレス制限、アクセス制御、アクセスログ取得などセキュリティー対策が徹底されているかどうか確認しましょう

(5)コストが予算内か

当然ですが、コストが現実的かどうかも忘れてはならないポイントです。ツールを導入すれば初期費用と月額料金が発生しますし、ツールによってはストレージの追加や外部ツールとの連携で有料オプションを契約しなければならないこともあります。ナレッジ共有ツールは継続的に使用しないと意味がないため、導入費用だけでなく月々のランニングコストも考慮し、無理なく運用を続けられる価格帯の製品を選びましょう。

ナレッジ共通ツールは運用してこそ!運用のコツ

――せっかくナレッジ共有ツールを導入しても、投稿数が少なかったり、投稿していても閲覧数が少なかったりしてはメリットが享受できません。積極的に従業員たちにツールを利用してもらうためのコツはありますか?

ナレッジ共有ツールでは、投稿数や閲覧数が運用状況のKPIといえます。ですから、まずは投稿・閲覧数を増やしていくことが必要です。そのためのコツとしては、以下の6つのポイントを参考にしてみてください。

(1) ナレッジの目的を明確にして社内に周知する

ナレッジマネジメントは、情報共有の重要性をすべての従業員が理解していないと機能しません。ですから、ツールの導入目的を明確にして全社的に共有することが必要です。導入しただけで終わらないためにも、まずはナレッジマネジメントに取り組む目的や、マネージメントで解決したい課題を洗い出し、社全体に周知することが大切です。

(2)ナレッジに気軽に投稿して検索する社内文化を育てる

ナレッジ共有ツールは使ってもらうことに価値があるので、気軽に投稿できる社内文化を醸成しておく工夫も求められます。投稿の心理的なハードルを下げるためには、投稿ルールを明確に規定しすぎないことが望ましいでしょう

例えば、ランチ情報など「業務そのものに直結しないライトな話題もOKとする」などの方針がフィットするかもしれません。また、投稿を促すためにも、まずナレッジマネジメント担当者が率先して投稿することを心掛けましょう。

(3)運用状況をモニタリングする

投稿数や閲覧数、いいね数といったツールの投稿状況を定期的に発表することは、ナレッジ共有に対する課題意識を養うことにつながります。投稿数や獲得した「いいね」の数などに応じて表彰を行うといったモチベーション向上策も検討してみましょう。

(4)ナレッジ投稿・閲覧を業務手順に組み込む

業務手順に、投稿や閲覧といったナレッジ共有に関する作業を組み込むことも、有効な手段です。いくら投稿を促しても、業務と直接な関係がなければ、自発的なアクションだけで投稿数を期待することは難しいでしょう。逆に、日常業務の一環としてナレッジ投稿する仕組みを作っておくことで、自然に投稿数を増やすことにつながります

(5)ナレッジは”更新”ではなく”蓄積”するもの

ナレッジはこれまでの積み重ねなのです。蓄積していくことで価値が高まっていくものです。一見、今の時代ややり方にはフィットしないと思えるようなナレッジであっても、改良すれば何かに応用できるかもしれません。更新してしまうのではなく、原則として、古いナレッジも消さずに残し、どんどん増やしていくことを考えましょう。

(6)軌道に乗るまで社内運用サポート体制を継続する

繰り返しになりますが、ナレッジ共有ツールは導入後の運用こそが重要です。導入プロジェクトチームは、導入完了をもって解散するケースが大半です。しかし、ナレッジ共有ツールの場合は、むしろ導入してからがスタート導入チームはそのまま運用チームとなり、最低でも3ヶ月、できれば1年間は運用の責任を持ちましょう。ナレッジ共有ツールが会社全体に定着したら、頃合いを見計らいながらチームを縮小していっても構いませんが、運用部署自体は残しておくことをおすすめします。

さらに詳しいナレッジ共有ツールの失敗しない運用方法については以下よりダウンロードが可能です。

ナレッジマネジメント資料 キャプチャ

まとめ

ナレッジ共有ツールの導入では、最初に解決したい課題や目的を明確にして、それを基にしてツールに求める具体的な機能を検討する必要があります。

この課題や目的をあいまいにしたまま製品を選定してしまうと「必要な機能がない」「使いにくい」といった状態に陥り、運用でつまずく恐れがあります。

ナレッジ共有ツールを導入する主な目的は「模範になる手法・プロセスの共有」「専門知識・具体的な情報の共有」「基本的なルールや手順の共有」「過去データの共有」の4つです。目的と照らし合わせて最適なツールを選び、ナレッジマネジメントを成功させましょう。

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