記事の目次
※この記事は「ダイヤモンド働き方研究所」から移管されました。
初期費用が安く、手間がかからないクラウドサービス
「働き方改革」は勤怠管理から始まる
働き方改革関連法の3本柱のうち2本（長時間労働の是正、多様な働き方の実現）は勤怠管理に関するもの。残業には上限が設けられ、有休が取得されなければ会社が罰則を受けます。そして、有休の取得条件は入社時期や日々の勤務状況によって従業員によって異なるので、紙のタイムカードやExcelで管理するのは手間がかかります。
勤怠管理システムを導入すれば、社員の勤務状況がリアルタイムで管理でき、残業超過や有休未消化が見込まれる場合には事前に通知されます。まだ導入していない会社は、今すぐにでも検討したほうがいいでしょう。
１ユーザー当たり月額200～300円から利用可能
ではどんなシステムを導入するといいのでしょうか。勤怠管理システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」があります。オンプレミス型はサーバーとシステムを自社内に設置し、クローズドな環境で運用します。データが手元にあるので安心感があり、自社のルールに即した設定にもできます。ただ、サーバー設置やシステム設定等の初期費用が高いです。メンテナンスにもコストがかかります。
その点、クラウド型の場合は、サーバーの管理はサービス提供者がしてくれるうえ、初期費用をかけずに導入することも可能です。月額利用料も1ユーザー当たり200～500円で提供されているサービスが多く、低コストでの運用が可能です。データは自社内でなく、クラウド上に置くことになりますが、利用者にとってシステムの操作性は、時にシステムの反応が遅くなることがあるとはいえ、その他はあまり変わりません。何よりシステムのメンテナンスを自社で行わなくていいのは助かります。今後、法令が変更されても、クラウドサービスを提供側が対応してくれます。
ユーザー満足度とシェアから選出したベスト17
現在、この市場には60以上のブランドが乱立していますが、ダイヤモンド働き方研究所では2020年1月、ビジネスパーソン2000人を対象に「経費精算クラウドと勤怠管理クラウド」に関する調査を実施、おすすめの勤怠管理クラウドベスト17を選出しました。以下がその結果です。
| 第1位 | アンケートでの採用率トップ「ジョブカン勤怠管理」 |
総合評価 (4.23) ユーザー評価 (3.66) メジャー度 (4.80) |
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| 第2位 | コストパフォーマンスが高い「KING OF TIME」 |
総合評価 (3.97) ユーザー評価 (3.72) メジャー度 (4.21） |
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| 第3位 | 完全無料のプランもある「HRMOS(ハーモス)勤怠(旧IEYASU)」 |
総合評価 (3.91) ユーザー評価 (4.80) メジャー度 (3.03) |
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| 第4位 | 「奉行シリーズ」との連携に強み「奉行Edge勤怠管理クラウド」 |
総合評価 (3.87) ユーザー評価(3.85) メジャー度(3.89) |
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| 第5位 | 給与クラウドと自動連携できる「マネーフォワードクラウド勤怠」 |
総合評価(3.85) ユーザー評価 (4.23) メジャー度 (3.47) |
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| 第6位 | 勤怠管理と給与計算・会計処理が一元化「freee人事労務」 |
総合評価 (3.77) ユーザー評価 (3.71) メジャー度(3.82) |
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| 第7位 | ユーザーインターフェイスと使いやすさに定評「AKASHI」 |
| 総合評価(3.69) ユーザー評価(3.72) メジャー度(3.67) |
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| 第8位 | 複合機をタイムレコーダーにできる「勤次郎Smart」 |
総合評価(3.67) ユーザー評価 (3.33) メジャー度 (4.01) |
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| 第9位 | 日本・英語のバイリンガルに対応「AttendancePro」 |
総合評価 (3.63) ユーザー評価(4.23) メジャー度 (3.03) |
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| 第10位 | 紙の出勤簿のイメージで使いやすい「勤之助」 |
総合評価(3.51) ユーザー評価 (3.19) メジャー度(3.82) |
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| 第11位 | 出勤打刻を交通費精算準備が同時にできる「Kincone」 |
総合評価 (3.44) ユーザー評価(3.41) メジャー度(3.47) |
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| 第12位 | タイムレコーダー大手のクラウドシステム「CLOUZA」 |
| 総合評価(3.44) ユーザー評価(3.21) メジャー度(3.67) |
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| 第13位 | 低価格ながら必要にして十分な機能「ICタイムリコーダー」 |
| 総合評価(3.38) ユーザー評価(3.72) メジャー度(3.03) |
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| 第14位 | 3種の打刻方法に対応した専用端末が人気「Touch On Time」 |
| 総合評価(3.37) ユーザー評価(3.54) メジャー度(3.20) |
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| 第15位 | 就業規則や勤怠形態に合わせたカスタマイズも「e-就業ASP」 |
| 総合評価(3.37) ユーザー評価(3.54) メジャー度(3.20) |
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| 第16位 | 業務アプリケーションをクラウドで統合「Team Spirit」 |
総合評価(3.35) ユーザー評価 (2.80) メジャー度(3.89) |
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| 第17位 | 人事・勤怠・労務・経費まるごと管理「jinjer勤怠」 |
総合評価 (3.13) ユーザー評価(3.47) メジャー度(2.80) |
※「シリーズ」は、他の機能のクラウドサービスがシリーズで提供されている製品、「勤怠専用」は、勤怠管理専用のクラウドサービス、「会計一体型」は、会計クラウドサービスとともに提供されている製品、「労務一体型」は、労務管理クラウドサービスとともに提供されている製品、「勤怠＋交通費」は、勤怠管理機能に交通費精算機能が付加されているクラウドサービス、「グループウェア」は業務を効率化するグループウェアとともに提供されているクラウドサービスを指します。
※勤怠管理クラウド利用者500人の平均満足度(5段階評価)と、利用者数をポイント化したもの（同）を平均した数字でランキング
※サービス毎の料金体系／機能（オプションの有無）／口コミは、個別製品紹介ページを参照。
勤怠管理クラウドシステム 最新ポジショニングマップ
次に、それぞれの製品がユーザー評価の高さからランキング上位となったのか、それともシェアが高い製品だったからランキング上位となったのかを分かりやすくするため、「ユーザー評価」（横軸）と「メジャー度」（縦軸）でマッピングした、次の図もご覧いただきたいです。
評価が最も高いのは、無料で導入できる「HRMOS(ハーモス)勤怠(旧IEYASU)」という結果になりました。
ただし、ランキングやシェア、評価トップの製品を導入することが、必ずしもあなたの会社にとってベストな選択とも限りません。アンケート対象者は、業種も従業員数も雇用形態も勤務スタイルも様々だからです。では次に、実際にサービスを選定する際の４つのポイントについて解説していきましょう。
ポイント①「打刻方法」多様な打刻方法に対応している必要がある
ICカードが一般的、不正防止なら生体認証
これまでに勤怠管理クラウドを使ったことがなければ、何を頼りに選べばいいか迷うでしょう。そこで勤怠管理クラウドを選ぶ際のポイントを挙げてみましょう。
最も一般的なのは「ICカード打刻」です。カードは社員証を兼ねるものでもいいし、交通系ICカード/定期券を登録してもいいです。カードリーダーは購入しますが、専用機で10万円程度、PCに接続するタイプなら2000～5000円程度からあります。
「生体認証打刻」はICカードの代わりに、指紋/指静脈/顔認識などで登録者を特定して出退勤を打刻します。遅刻した人の代わりに同僚が打刻するといった不正ができないこと、IDカードのように発行や管理に手間がかからないこと、入退室管理システムと連携させるなどセキュリティ対策に利用できることなどがメリットとして挙げられます。
「Web打刻」はPC/スマホ/タブレットから専用サイトにログインし、出勤/退勤のボタンをクリック/タップします。在宅勤務や現場への直行などで職場に直接出社しない場合にも、業務開始時にスマホや携帯電話から打刻できます。IPアドレスやGPSで位置情報が判るので、カラ出勤/カラ出張など不正防止にも一定の効果が見込めます。
打刻方法は多ければいいとは限らない
ほかには、PCのログイン/ログアウトと連動した打刻、Slack/Chatwork/LINEなどを使ったチャットツール打刻などがあります。打刻方法が最も多彩なのは「King of Time」で、WEB/モバイル/ICカード/指紋/指静脈/カメレオンコード/入退室連動/Windowsログオン・ログオフ/顔認証/チャットツールなど15種類の打刻システムに対応しています。
ただ、必ずしも打刻方法の多さが高評価につながっているわけではないようです。打刻は日々の習慣なので、あれもこれも試す人は多くないです。自分が毎日使う方法がストレスなく機能すれば必要十分だからでしょう。ゆえに打刻方法に関して「可もなく不可もなく」という意見が大半でしたが、スマホによる打刻に関してだけは「読み込みに時間がかかる」「動作が遅い」といった不満が多く聞かれました。
おそらく朝夕の出退勤の時間帯にアクセスが集中するという事情も関係しているでしょう。すぐにも打刻したいのになかなか反応しない画面とにらめっこをするのはストレスになりますが、専用アプリが利用できれば、ブラウザベースのものよりは多少スムーズに動作する可能性があります。
ポイント②「機能」ユーザーに評判がいいスペックとは
有給休暇の申請に気を使わなくていい
実際に勤怠管理クラウドを使っている人が最も便利だと感じている機能は「有給休暇の取得や残業の申請・承認」で、83.4％と突出していました。「有休申請を提出するタイミングに気を使わなくていい」「自分の有休残日数がどれだけあるのかいつでも確認できる」「有休が取得しやすくなった/有休の取得率が上がった」「申請/承認がいつでもどこからでもできる」というのが主な理由です。
有休を申請する側にとって、申請は気が引ける場面もあります。上司と顔を合わせず、メールの文章も考えずに休みを申請できるのは、やはり精神的に楽ということなのでしょうか。しかしこれによって有休消化が進めば、社員の有休消化が進まないことに手を焼いている会社にとってはメリットとなります。
ベスト17に入った勤怠管理クラウドはすべてこの機能を備えていますが、有料オプションになっているものもあるので料金比較の際には気をつけたいです。
「クラウドシステムが本人に直接警告する機能」が人気
「勤務シフト管理」は50.0％の人が最も便利と感じています。工場/病院/保守管理サービスなど交代制の職場や、パート・アルバイト従業員が多い業種ではとくに重宝する機能です。これが充実しているのはジョブカン勤怠管理で、スマホや携帯電話やPCから申請を受け付け効率的にシフトを作成、完成したシフトはWebやLINE上でスタッフがいつでも確認でき、予実管理（シフトと実際の労働時間を照合）や予算管理（予算を設定し概算給与・時間帯ごとの手当など算出）まで行えます。
「打刻漏れ警告」や「残業超過警告」は、システムから本人に直接アラートが出されるものと、管理者ページだけで表示されるものがあり、前者の方が評判がいいようです。本人に直接アラートが届けば、管理者側は警告する手間を省くことができるからでしょう。クラウドが上司の代わりに社員の尻を叩いてくれるわけです。たとえばマネーフォワードクラウド勤怠にはじつに14種類もの異常を検知してアラートで知らせる設定が用意されています。あるいはjinger勤怠には当月の勤務状況からその月の残業時間が超過しそうな社員をAIが予測して、本人と管理者に自動でアラートを送るユニークな機能があります。
ポイント③「連携」給与計算システムとうまくつながるか
給与計算システムと手間なく連携できるクラウドを選ぶ
勤怠管理クラウド導入のメリットは、単に出退勤の時刻を自動で記録できるようになるだけではありません。データを集計・分析することで、人事労務や経営の改善に生かし、労働生産性を向上させたり、プロジェクトごとの勤務時間や金額を集計（工数管理）することで、今後の類似案件の見積もりに反映するといったことも可能になることも、メリットの一つです。
そして、多くの企業では、勤怠の実績は従業員の給与計算のベースにもなります。だから、勤怠管理クラウドは、他の労務管理システムや給与計算システムと連携できてこそ、真価を発揮するという側面もあります。
勤怠管理クラウドと給与計算システムの連携形式には主に「CSV連携」（CSV形式のデータを取得して別のシステムに読み込ませることにより連携）と「API連携」（システム同士が自動で直接データをやりとりする）があります。ほとんどの勤怠管理クラウドがCSV形式での出力に対応し、多くの給与計算システムがCSV形式でのデータ取り込みに対応しています。そのため、基本的にはどの勤怠管理クラウドを選んでも、給与計算システムにデータを取り込むことはできます。ただ、データ取得から別のシステムへの読み込みにワンクッションがあることに加えて、互換性の問題でデータの加工を要する場合があります。
その点「API」連携なら、システム同士の組み合わせは限定されるものの、ボタン1つで簡単にデータが反映されます。すでに給与計算システムを使っている、あるいは同時に導入しようと思っている場合には、どの勤怠管理クラウドとAPI連携ができるかという視点で選ぶのも手です。
【主な給与計算システムとAPI連携可能な勤怠管理クラウド】
| 給与計算システム | API連携可能な勤怠管理クラウド |
| マネーフォワードクラウド給与 | マネーフォワードクラウド勤怠、ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、HRMOS(ハーモス)勤怠(旧IEYASU)、AKASHI、Touch On Time |
| freee人事労務 | KING OF TIME、HRMOS(ハーモス)勤怠(旧IEYASU)、Touch On Time |
| 給与奉行クラウド＋API Version | 奉行Edge勤怠管理クラウド、KING OF TIME、HRMOS(ハーモス)勤怠(旧IEYASU)、AKASHI、CLOUZA、Touch On Time |
| 弥生20 | 弥生19、CLOUZA |
業務全体のクラウド化の視点で選ぶ方法も
給与計算ソフトに限らず、労務・人材管理、申請ワークフロー、採用管理、人事管理などもまとめて、クラウドを活用して効率化を図ろうという場合には、パッケージ／シリーズで揃えることも検討したいです。データの共有・活用が簡単なばかりでなく、設計のコンセプトが共通しているので使いやすく、サポートも一元化できます。
たとえばジョブカン勤怠管理はジョブカンシリーズの1つで、勤怠管理の他にもワークフロー/経費精算/採用管理/労務管理/給与計算のラインナップが揃っています。とくに勤怠管理・労務管理・給与計算は「バリューパック」というパッケージにもなっており、シームレスな一元管理が可能。料金もそれぞれに契約するより大幅に割引になります。
シリーズ／パッケージの1つとして提供されている勤怠管理クラウド
| 勤怠管理クラウド（ランキング順位） | シリーズ／パッケージに含まれる勤怠管理以外の機能 |
| ジョブカン勤怠管理（1位） | 給与計算/申請ワークフロー/経費精算/採用管理/労務管理 |
| 奉行Edge勤怠管理クラウド（4位） | 給与計算/年末調整/労務管理/証憑保管ほか |
| マネーフォワードクラウド勤怠（5位） | 給与計算/会計/請求者/経費/マイナンバー |
| freee人事労務（6位） | 給与計算/経費精算/人事マスタ/会計 |
| AttendancePro（9位） | 給与計算/人事/申請ワークフロー/Web明細 |
| TeamSpirit（16位） | 経費精算/電子稟議/社内SNS/社員情報管理/マイナンバー |
| jinger勤怠（17位） | 人事/労務/経費/採用/マイナンバー/コンディション |
ポイント④ 「料金」初期費用の有無や人数カウント方法の違い
初期費用無料でも機器購入コストが必要な場合も
料金体系は初期費用＋月額利用料✕人数
料金体系は「初期費用＋（月額利用料＋オプション）✕人数」となっているところが多いです。初期費用0円も多いですが、これには読取装置などの機器代は含まれません。Web打刻やスマホ打刻(GPS)であれば既存のパソコンやスマホが使えるので初期費用は不要ですが、ICカード打刻や生体認証打刻を使うのであれば別途購入費用が必要になります。
奉行edge勤怠管理クラウド、勤之助、CYBER XEED、e-就業ASP、Team Spirit、jinger勤怠などは初期費用が5～20万円程度かかります。これは初期設定費／初期サポート費になっていることが多いようです。
月額利用料は各社とも数百円✕人数だが、人数カウント方法が「登録アカウント数」なのか「その月に打刻した人数」なのかは、業態によってコストを大きく左右するところです。従業員数がそれほど変動しない職場なら大した変わりはありませんが、パートやアルバイトなど非正規雇用のスタッフを多く使っている職場では後者の料金体系が有利になります。「その月に打刻した人の人数」でカウントされる勤怠管理クラウドサービスとしては、ジョブカン勤怠管理、KING OF TIME、Touch On Time、CLOUZAなどがあります。
コスト優先で選ぶなら、HRMOS(ハーモス)勤怠(旧IEYASU)、KING OF TIME
低コストで傑出しているのは「HRMOS(ハーモス)勤怠(旧IEYASU)」で、初期費用0円＋月額料金0円の完全無料のプランがあります。有休休暇の自動付与や届出申請フローなど無料では使えない機能があることと、データ保存期間1年でバナー広告が表示されるなどが有料プランとの違いですが、勤怠管理クラウドの基本機能はしっかり使える上に利用期間や人数に制限がありません。
コスパで選ぶならKING OF TIMEが注目に値します。勤怠管理に求められる機能をほとんど揃えているううえ、それぞれの機能で設定の自由度が高く、サポートやオンラインヘルプも充実しています。料金は初期費用0円（読取機器代等は含まず）で月額料金は300円✕人数。ただし、人数は「その月に打刻した人数」でカウントされるため、無駄がありません。
勤怠管理クラウドが「安い」理由
以上のように、勤怠管理クラウドのコストが安いのは、クラウドであるがゆえに、個々の会社の事情に対応したオーダーメイドのシステムにはできないことが前提となっているからです。
しかし、勤務体系やワークフローは会社によってまちまちで、既存の手順やルールをそのままに「出来合い」の勤怠管理クラウドを導入すると、どうしても手作業で処理せざるとえない部分が残る場合があります。個別の事情に対応すべく細かな設定を可能にすると、そのぶん手厚いサポートが必要になります。
システムを完全に対応させるにはオーダーメイドでシステムを組むしかありませんが、莫大な費用がかかりクラウドを利用する意味がなくなってしまいます。そこで、勤怠管理クラウドを利用するなら、ある程度自社のルールをシステム側に合わせる妥協も必要となることがあることも留意したいです。
勤怠管理からのクラウド化はリスクが少ない
勤怠管理クラウドの導入にあたって担当者が懸念することの1つに「自社の社員/従業員が使いこなせるだろうか」ということではないでしょうか。だが勤怠管理クラウドに関しては心配ありません。
というのも、ほとんどの社員/従業員には紙のタイムカードを挿入する日々の打刻が「ICカードをタッチする」に変わるだけで、戸惑うところは皆無。むしろ、これまでは帰社してから手作業でしなければならなかったことが外出先からできたり、有休休暇の申請がやりやすくなるなど、メリットが多いからです。
アンケートでは実際の利用者に使っている勤怠管理クラウドに対する満足度を聞きましたが、44％の人が「満足」（とても満足＋まあ満足）で、45％の人が「ふつう」と回答しています。これはつまり、89％の人が、特段の不満なく日々使っているということにほかならないです。
男女別・年代別でみても、満足度の比率に顕著な違いは見られません（高齢者が多い職場だから導入しにくいということはない）。人事部には間違いなく効率化の恩恵があることから、勤怠管理クラウドの選定は「失敗がほぼゼロで、従業員の満足を得ながら業務を効率化できる作業」といえます。
冒頭でも述べたように、新型コロナウイルス流行に伴う在宅勤務の増加や、働き方改革に伴う働き方の多様化によって、勤怠管理をオンラインで行うメリットはますます大きくなっています。この記事を参考にぜひ、あなたの会社に合った勤怠管理クラウドサービスの導入について、検討していただきたいです。
構成＝渡辺一朗 イラスト＝タケウマ 編集＝eon-net編集室
