この記事の目次
専門家おすすめの勤怠管理システムはこちらの記事で紹介
エクセルなどで自作した勤怠管理システムを利用する3つのデメリット
「コストをかけたくない」「自社の就業ルールにあわせて機能をカスタマイズしたい」などの理由から、勤怠管理システムを自作できないかと考えている企業もあるでしょう。
エクセルでマクロを組んでテンプレートを作成したり、Python、PHP、Javascriptなどのプログラミング言語を用いて独自の勤怠管理システムを構築したりすることは可能です。
しかし、自作の勤怠管理システムには大きなデメリットがあります。法令順守、不正防止、業務効率化の観点から解説していきます。
【デメリット①】労働基準法に準拠した勤怠管理を行うには手間とコストがかかる
法令を遵守した勤怠管理を自作のシステムで行おうとすると、案外コストと手間がかかるものです。労働や勤怠に関わる法律はしばしば改正されます。自作のシステムで勤怠管理を行う場合は、改正法が施行される度に自分たちで計算式やプログラムなどを調整しなければなりません。
また、2020年4月の労働基準法の改正によって、法定三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）の保存期間が3年間から5年間に延長されました。管理しなくてはいけないデータが増えたことで、システムの処理スピードが低下し、作業効率の低下につながるおそれもあります。
さらに、プログラムを組んで独自の勤怠管理システムを構築する場合は、専門の知識とスキルを備えた人材の確保が不可欠。その分の人件費が発生してしまう点も考慮しなくてはいけません。
【デメリット②】勤怠の不正や改ざんが簡単にできてしまう
エクセルでの勤怠管理は低コストで運用できるのが魅力ですが、不正入力を防ぐ仕組みがありません。残業時間を実際よりも多く記入する水増し申告や、長時間労働を隠ぺいするためのデータ改ざんなどを防ぐのは困難です。
また、GPS機能が備わっておらず各従業員の打刻位置が把握できないことも、不正につながる要素になります。
【デメリット③】有給管理はアナログになってしまう
出退勤の時刻は自作システムで管理していても、有給の申請はエクセルや紙の書類で行っているケースが少なくありません。これは業務効率化の観点では大きなデメリットです。
また、労働基準法によって「1年間に5日以上の有給休暇を取得すること」が義務付けられていますが、エクセルや紙での管理だと、従業員一人ひとりの消化日数をいちいち確認し、勧告する手間もかかってしまいます。
コストはかけられない…無料の勤怠管理システムなら大丈夫？注意点を解説
勤怠管理システムを自作するリソースがなく、予算が下りない企業もあるでしょう。
勤怠管理システムには無料で使える製品やプランがあります。しかし、有料のものと比べて機能やサポート、利用人数に制限があるケースがほとんどです。
ここでは、無料の勤怠管理システムの注意すべきポイントについて解説します。
無料の勤怠管理システムについては下記の記事でより詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
無料の勤怠管理システムはこちらの記事で紹介
【注意点①】法律に対応しきれない場合がある
無料の勤怠管理システムは、最新の法改正に対応しきれていない場合があります。2020年4月の労働基準法の改正で、勤怠データの保管義務が原則5年間となりました。しかし、無料の製品やプランは、1年程度しかデータ保存ができないものがほとんどです。
所定の期間を過ぎるとデータは自動で削除されてしまうので、その前にCSV形式などでデータを出力して保管・管理しておく必要があり、手間がかかります。保存期間を忘れてしまい、データを損失してしまうリスクもあります。
【注意点②】人数制限がある
無料の製品やプランでは管理できる従業員数に上限があります。少ないもので3〜5人程度、多くても30人程度です。現時点では従業員数が少ない企業でも、導入後に事業が発展し人数が増えて対応できなくなってしまう可能性があるため、先を見据えて検討することが大切です。
★少人数向けの勤怠管理システムの記事へ
【注意点③】機能制限がある
無料の製品やプランは、利用できるのが、打刻や勤怠データの自動集計、データ出力といった基本的な機能に限定されてしまいます。
エクセルでの管理と比べれば効率化は見込めますが、残業超過のアラートや有給の自動付与、シフト作成、ワークフロー、他システムとのAPI連携などの機能が制限されてしまうケースが多くなります。さらに、製品によっては、広告が操作画面に頻繁に表示されてしまうものもあり不便です。
以上の注意点を押さえたうえで無料の勤怠管理システムを検討したい方に向けて、おすすめの製品を1つ紹介します。
【無料】人数や期間に制限がなく完全無料で使える「IEYASU」
| IEYASU 公式サイトURL：https://www.ieyasu.co/ 運営会社：IEYASU株式会社 |
【製品情報】
| プラン | 無料プラン | 有料プラン |
| 初期費用 | 無料 | 無料 |
| 月額料金 | 無料 | 4180円〜 |
| データの保存期間 | 1年間 | 制限なし |
| モバイル打刻（GPS） | 要問い合わせ | ○ |
| ICカード打刻 | ○ | ○ |
| 生体認証打刻 | ー | ー |
| 36協定対応 | ー | ○ |
| 残業時間管理 | ○ | ○ |
| アラート機能 | ー | ○ |
| 休暇管理 | ○ | ○ |
| シフト管理 | ○ | ○ |
| 工数管理 | ○ | ○ |
| 対応可能な勤務形態 | シフト制 裁量労働制 変形労働制 フレックスタイム制 など | シフト制 裁量労働制 変形労働制 フレックスタイム制 など |
※料金は税込み
【特徴】
- 無料プランが人数や期間に制限なく利用可能
- 無料プランでも休暇管理、シフト管理、工数管理などの機能が利用できる
- 打刻ミスが起こりにくい操作画面
IEYASUの無料プランは、ユーザー数や期間に制限がなく利用できるのが大きな特徴です。
打刻機能のほかにも、残業や休日出勤の申請・承認、シフト管理、工数管理、日報といった機能が使えます。
打刻方法はWebブラウザからはもちろん、スマホやタブレットのアプリ、ICカード、SlackやLINEなどのチャットツール、QRコードなど多彩です。
ただし、無料プランはバナー広告が操作画面に表示されたり、有給自動付与、勤怠アラート、残業管理レポートなどの機能が制限されたりするので、不便に感じることもあるでしょう。また、データの保存期間は1年間のみなので注意が必要です。
法令遵守機能やカスタマイズ性が優れている勤怠管理システム6選比較
負担を最小限にとどめ効率的に運用したいなら、利用者数やデータ保存期間などに制限がなく、法改正にも素早く対応できる有料の勤怠システムがおすすめです。
ここでは、機能が豊富でカスタマイズ性も高い勤怠管理システム6製品を紹介します。
【料金比較表】
| 初期費用 | 月額料金 | 無料トライアル | |
|---|---|---|---|
| マネーフォワード クラウド勤怠 | 無料 | ＜30人以下＞ 基本料金 3278円〜 ＋330円/人（6人目から発生） ＜31人以上＞ 要問い合わせ |
○ 1ヶ月 |
| ジョブカン勤怠管理 | 無料 | 220円〜／人 | ○ 30日間 |
| バイバイ・タイムカード | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| 勤労の獅子 | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ○ |
| MINAGINE就業管理 | 無料 | 3万円 ＋150〜300円/人（31人目から発生） |
要問い合わせ |
| KING OF TIME | 無料（打刻機購入費は別途必要） | 330円/人 | ○ 30日間 |
※ この表は横にスクロールできます
※料金は税込み。ただし、「MINAGINE就業規則」は消費税が含まれるか要問い合わせ
【機能比較表】
| モバイル打刻（GPS） | ICカード打刻 | 生体認証打刻 | 36協定への対応 | 残業時間管理 | アラート機能 | 休暇管理 | シフト管理 | 対応可能な勤務形態 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| マネーフォワード クラウド勤怠 | ○ | ○ | ー | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | 裁量労働制 シフト制 フレックスタイム制 変形労働制 など |
| ジョブカン勤怠管理 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | 変形労働制 フレックスタイム制 裁量労働制 シフト制 など |
| バイバイ・タイムカード | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | シフト制 フレックスタイム制 変形労働制 など |
| 勤労の獅子 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | シフト制 フレックスタイム制 変形労働制 など |
| MINAGINE就業管理 | ○ | ○ | ー | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | 要問い合わせ |
| KING OF TIME | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | 裁量労働制 シフト制 フレックス制 変形労働制 など |
※ この表は横にスクロールできます
設定項目が少なく初めての導入にもおすすめ「マネーフォワードクラウド勤怠」
| マネーフォワード クラウド勤怠 公式サイトURL：https://biz.moneyforward.com/attendance/ 運営会社：株式会社マネーフォワード |
【料金表】
| 初期費用 | 無料 |
| 月額料金 | ＜30人以下＞ 基本料金 3278円〜 ＋330円/人（6人目から発生） ＜31人以上＞ 要問い合わせ |
| 無料トライアル | ○ 1ヶ月 |
【機能表】
| モバイル打刻（GPS） | ○ |
| ICカード打刻 | ○ |
| 生体認証打刻 | ー |
| 36協定への対応 | ○ |
| 残業時間管理 | ○ |
| アラート機能 | ○ |
| 休暇管理 | ○ |
| シフト管理 | ○ |
| 対応可能な勤務形態 | 裁量労働制 シフト制 フレックスタイム制 変形労働制 など |
【特徴】
- 裁量労働制や変形労働制にも対応
- 残業時間に応じて色別でアラート表示
- 小規模企業向けのプランが用意されている
マネーフォワード クラウド勤怠は、設定項目が少ないため運用担当者の負担が小さい勤怠管理システムです。初めてシステムを導入する企業でも使いやすいでしょう。裁量労働制や変形労働制、フレックスタイム制など、多様な勤務形態に対応可能です。
残業時間が規定を超えそうになると色付きでアラート表示がされるなど、労働基準法に準拠した勤怠管理を行うための機能が搭載されています。不正打刻や打刻漏れ、無効な勤務パターンなどがあれば自動で通知されるので便利です。
小規模企業向けのプランが用意されており、5人以下であれば基本料金のみで利用が可能です。
必要な機能を自由に組み合わせられる「ジョブカン勤怠管理」
| ジョブカン勤怠管理 公式サイトURL：https://jobcan.ne.jp/ 運営会社：株式会社 DONUTS |
【料金表】
| 初期費用 | 無料 |
| 月額料金 | 220円〜／人 |
| 無料トライアル | ◯ 30日間 |
※有料プランの最低月額利用料金は2200円（税込み）
【機能表】
| モバイル打刻（GPS） | ○ |
| ICカード打刻 | ○ |
| 生体認証打刻 | ○ |
| 36協定への対応 | ○ |
| 残業時間管理 | ○ |
| アラート機能 | ○ |
| 休暇管理 | ○ |
| シフト管理 | ○ |
| 対応可能な勤務形態 | 変形労働制 フレックスタイム制 裁量労働制 シフト制 など |
【特徴】
- 出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理の機能を自由に組み合わせられる
- 働き方改革関連法や36協定に対応した機能を搭載
- 10人まで利用可能な無料プランがある
出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理の機能のなかから必要なものを自由に組み合わせて利用できます。工数管理以外であれば、単機能のみの利用も可能です。
働き方改革関連法や36協定に対応した機能も備わっており、時間外労働や有給取得日数が抵触するとアラート表示されます。
また、10人まで利用可能な無料プランが用意されているのも特徴です。データ保存期間が30日間、ジョブカン給与計算とAPI連携できない、などの制限はありますが、シフト管理や工数管理の機能は利用可能です。
コンサルタントが各種設定のサポート「バイバイ・タイムカード」
| バイバイタイムカード 公式サイトURL：https://www.byebye-timecard.net 運営会社：株式会社ネオレックス |
【料金表】
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
【機能表】
| モバイル打刻（GPS） | ○ |
| ICカード打刻 | ○ |
| 生体認証打刻 | ○ |
| 36協定への対応 | ○ |
| 残業時間管理 | ○ |
| アラート機能 | ○ |
| 休暇管理 | ○ |
| シフト管理 | ○ |
| 対応可能な勤務形態 | シフト制 フレックスタイム制 変形労働制 など |
【特徴】
- 専任チームが自社の就業規則にあわせてシステムを設計
- 操作画面の反応速度が速い
専任のコンサルティングチームが、自社の集計ルールや就業規則にあわせてシステムを設計してくれるのが特徴です。ホテル業や運輸・倉庫業、流通・サービス業など、多拠点展開かつ就業規則が複雑になりがちな業界にも対応できます。
操作画面の反応速度が早く、平均0.02秒。勤怠締め日などにアクセスが殺到しても、スムーズに操作が行えます。
従業員ごとに勤怠データの集計方法を設定できる「勤労の獅子」
| 勤労の獅子 公式サイトURL：https://kinrou44.jp/ 運営会社：エスエーエス株式会社 |
【料金表】
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | ○ |
【機能表】
| モバイル打刻（GPS） | ○ |
| ICカード打刻 | ○ |
| 生体認証打刻 | ○ |
| 36協定への対応 | ○ |
| 残業時間管理 | ○ |
| アラート機能 | ○ |
| 休暇管理 | ○ |
| シフト管理 | ○ |
| 対応可能な勤務形態 | シフト制 フレックスタイム制 変形労働制 など |
【特徴】
- 専任のコンサルタントが導入から運用までサポート
- 個人単位で勤怠データの集計方法を設定できる
導入時には専任のコンサルタントがつき、各企業の就業規則や勤務形態にあわせてシステムを設定。コンサルタントが出張やWeb会議で管理者向けに操作方法をレクチャーしてくれるプランもあります。
部署や拠点は同じでも一人ひとり異なる集計ルールを設定できるので、勤務形態が多様な職場でも柔軟に対応可能です。
複雑な勤務ルールにも対応できる「MINAGINE就業管理」
| ミナジン就業管理 公式サイトURL：https://minagine.jp/system/ 運営会社：株式会社ミナジン |
【料金表】
| 初期費用 | 無料 |
| 月額料金 | 3万円 ＋150〜300円/人（31人目から発生） |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
【機能表】
| モバイル打刻（GPS） | ○ |
| ICカード打刻 | ○ |
| 生体認証打刻 | ー |
| 36協定への対応 | ○ |
| 残業時間管理 | ○ |
| アラート機能 | ○ |
| 休暇管理 | ○ |
| シフト管理 | ○ |
| 対応可能な勤務形態 | 要問い合わせ |
【特徴】
- 初回の打刻データを永久保存。上書き修正による改ざんを防止
- PCログの取得が可能。従業員の勤務状況が把握しやすい
初回の打刻データが永久保存される仕組みになっており、上書き修正による改ざんを防止できます。
また、打刻データとは別にPCのログデータを取得できるのも特徴で、テレワーク中でも各従業員PCの起動／終了状態を確認可能です。打刻データとPCのログの突き合わせて、乖離が大きい従業員を把握できます。
深夜残業、有給、休日出勤、直行・直帰、経費精算などの各種申請も行えるので、従業員と労務・経理担当者の業務負担の軽減に役立ちます。
不正防止に効果的な打刻方法が豊富「KING OF TIME」
| KING OF TIME 公式サイトURL：https://www.kingoftime.jp/ 運営会社：株式会社ヒューマンテクノロジーズ |
【料金表】
| 初期費用 | 無料 |
| 月額料金 | 330円/人 |
| 無料トライアル | ○ 30日間 |
※料金は税込み
【機能表】
| モバイル打刻（GPS） | ○ |
| ICカード打刻 | ○ |
| 生体認証打刻 | ○ |
| 36協定への対応 | ○ |
| 残業時間管理 | ○ |
| アラート機能 | ○ |
| 休暇管理 | ○ |
| シフト管理 | ○ |
| 対応可能な勤務形態 | 裁量労働制 シフト制 フレックス制 変形労働制 など |
【特徴】
- 多彩な打刻方法に対応
- 勤務形態ごとに就業規則を設定できる
- 20以上の外部システムと連携可能
多彩な打刻方法に対応しています。モバイル端末（GPS）、WindowsPCのログオン・ログオフ、ICカード打刻、指紋認証、指静脈認証、顔認証など、不正防止に効果的な打刻方法も豊富です。
シフト制、フレックス制、裁量労働制、変形労働制などに対応可能。勤務形態ごとに就業規則を設定し集計できます。
また、海外のタイムゾーンを設定して勤怠管理が行えるので、海外に拠点がある企業にもおすすめです。
有料のクラウド勤怠管理システムを導入するメリットは？
最後に、自作のシステムや無料製品ではなく、有料のクラウド勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。
【メリット①】常に最新の法律に対応できる
有料の勤怠管理システムはほとんどが、働き方改革関連法や、時間外労働、休日労働に関する36協定に対応しています。残業時間が規定を超過しそうになると管理者にアラート通知が届いたり、従業員の有給取得状況を一覧表示したり、部署やチームごとに勤務時間を分析したりなど、法律にもとづき勤怠管理を行うための機能が搭載されています。
また、法改正があると運営会社がシステムをアップデートしてくれるので、自作のシステムと違い自分たちでわざわざ設定を変更する必要がありません。
【メリット②】不正打刻や勤怠情報の改ざんを防げる
有料版の勤怠管理システムには、不正防止のための機能が充実しています。
例えば、モバイル端末に搭載されたGPS機能を利用して打刻時の位置情報を把握したり、静脈や指紋、顔など生体認証を打刻に応用したりすることで、なりすましなどの不正を防止できます。
データの修正履歴が確認できるシステムであれば、遅刻や超過勤務の改ざんを突き止め、対応することも可能です。
【メリット③】出退勤以外の情報も管理できる
有料の勤怠管理システムには、有給管理、シフトの作成・管理、承認ワークフローなどの機能を備えたものが少なくありません。給与計算や経費精算もシステム上で完結できる製品もあります。
勤怠管理だけでなく、人事・労務・経理の幅広い業務を効率化を実現し、担当者の負担を軽減できるのは大きなメリットといえるでしょう。
まとめ
エクセルや自作のシステムを活用した勤怠管理は、不正防止や法令遵守などの面で課題があり、運用のハードルは高くなります。勤怠管理システムには無料で使える製品もありますが、機能や利用人数に制限がある場合がほとんどです。
勤怠管理システムを自作したいと考えている方は、この記事で説明した注意点を踏まえたうえで検討してみてください。
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