勤怠管理システムの導入目的を企業に調査!メリット・デメリット解説

勤怠管理システム 目的

勤怠管理システムってどのような目的で導入している企業が多いのだろう?
勤怠管理システムの導入を検討中。メリット・デメリットを詳しく知りたい

勤怠管理システムを検討するにあたり、他社がどのような目的で導入しているのかが気になる方は多いのではないでしょうか?

この記事では、勤怠管理システムを利用している企業の担当者に、導入した目的や実際に使ってみて感じたメリット・デメリットについて聞きました。

また、記事の後半では編集部がセレクトした勤怠管理システム3製品を紹介しているので、導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。

この記事では、各社勤怠管理システムのサービス紹介資料を無料でダウンロードできます。

さらに、編集部独自調査の「勤怠管理システム15製品の徹底比較表」もセットでダウンロードが可能なので、製品調査、製品比較にぜひお役立てください。

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【料金・機能比較】勤怠管理システム15選!プロが語る製品の選び方とは?

勤怠管理システムを導入した目的は?導入企業にインタビューを実施

勤怠管理システムは、どのような目的で導入されているのでしょうか?

勤怠管理システムを利用している企業の担当者に、システムを導入した目的と実際に運用してみた感想を聞きました。

【導入事例①】「勤怠管理のシステム化と情報の一元管理を実現するため」

回答者:コンサルティング企業/300〜400人規模/IT事業本部 マネージャー

――勤怠管理システムを導入した目的を教えてください。

Excelで行っていた勤怠管理をシステム化したかったからです。Excelでの勤怠管理は手動での対応が多く、バックオフィスの業務工数がふくれあがっていました。

また、各従業員の労働時間や個人情報などは別々に管理していて不便だったため、一元管理したかったことも理由にあります。

――勤怠管理システムを実際に使ってみて、メリットに感じた点を教えてください。

勤怠管理の工数が20%削減できました。これまでExcelで行っていた勤怠時間の集計や、有給休暇管理などをシステムで行えるようになり、業務効率が上がりました。手作業が減ったので入力ミスも少なくなりましたね。

また、管理部門から従業員に対して一斉に有給の取得を促すことができるようになったので、有給が未消化の従業員も減りました

――勤怠管理システムを使ってみて、デメリットに感じた点はありますか。

“Excel文化”からの切り替えに手間取りました。システムに慣れるまでは、1日30件ほど操作に関する問い合わせを受けていました。現在は落ち着きましたが、導入初期はバタバタしていましたね。

【導入事例②】「法律に基づいた勤怠管理を行うため」 

回答者:教育関連企業/〜50人規模/事業推進部部長

――勤怠管理システムを導入した目的を教えてください。

法律に基づいて勤怠管理を行いたかったためです。きっかけはフレックスタイムの導入でした。もともと従業員からの自己申告のみで勤怠管理していましたが、フレックスタイム制の導入で管理が煩雑になってしまいました。残業代も正確に払えておらず、有給休暇の管理もできていませんでした。このままでは従業員の不満が募っていくだけだと感じたので、システムの導入を決めました。

――勤怠管理システムを実際に使ってみて、メリットに感じた点を教えてください。

有休休暇の管理、残業時間の管理はシステムにある程度任せられるので、管理工数が大幅に減りました。また、フレックスタイムの従業員と定時勤務の従業員でそれぞれ勤務時間を設定し、残業時間を適切に管理できるようになったことで従業員側の不満も少なくなりました。自身の勤務時間が正確に可視化されるので、生産性を意識するようになったとの声もありました。

――勤怠管理システムを使ってみて、デメリットに感じた点はありますか。

私たちが利用しているシステムは、残業時間超過のアラートが管理者にしか届かないので、該当する従業員には個別に知らせています。従業員が50人程度なので個別対応ができますが、数が増えたら手が回らないだろうなと思います。

【導入事例③】「勤怠管理業務の効率化のため」 

回答者:診療所/〜50人規模

――勤怠管理システムを導入した目的を教えてください。

勤怠管理業務を効率化するためです。さまざまな雇用形態の従業員が在籍しているのですが、メンバーが30人を超えたあたりからアナログな方法の勤怠管理に限界を感じました。

――勤怠管理システムを実際に使ってみて、メリットに感じた点を教えてください。

出退勤の記録が自動で集計できることが大きなメリットでした。管理者側の作業が減り、その分他の業務に時間を使えるようになりました。勤怠管理に限らず、人事労務業務を全体的に効率化できましたね。

また、法改正に沿った勤怠管理ができているという安心感もあります。有給休暇の管理も簡単で、自社独自の休暇も設定できます。上長の許可がないと残業できない設定にしたことで、無駄な残業も減りました

――勤怠管理システムを使ってみて、デメリットに感じた点はありますか。

シフト管理が大変になりました。弊社はシフト制で働く従業員が多く、メンバーごとに細かくシフトを設定する工数が増えました。よくも悪くも、かなり細かくシフトを作成できてしまうので、どこまで詳細に設定するかの基準を早い段階で決めておくべきだと感じました。

勤怠管理システムを導入する5つのメリットとおもな機能

ここからは、勤怠管理システムを導入するメリット・デメリットについて、解説していきます。まずは、前述の導入企業インタビューの内容も踏まえた5つのメリットについてです。

【勤怠管理システムのメリット】

  1. 不正を防止し、正確な勤怠時間を把握できる
  2. 労働時間の集計・管理がラクになる
  3. 勤怠情報を一元管理できる
  4. 他システムと連携し、人事労務業務の効率化が図れる
  5. 労働基準法に基づいた勤怠管理ができる

【メリット①】不正を予防し、正確な勤怠時間を把握できる

タイムカードやExcelを使った勤怠管理では、他人に打刻を代行してもらったり、残業時間を実際より多く申請したりなど、不正が起こりやすいのが現状です。

勤怠管理システムには、ICカードや生体認証など本人確認が同時に行える打刻方法が用意されているので、なりすましや虚偽申告を防ぎ、正確な勤務時間を把握できます

また、GPS機能を備えたモバイル打刻ができる製品であれば、外回りが多かったり、テレワークを導入していたりする企業でも使い勝手がよく、従業員が打刻した場所も管理できるので不正防止にも効果的です。

【対応する勤怠管理システムの機能】

  • ICカード打刻
  • 生体認証(静脈・顔・指紋など)打刻
  • モバイル(GPS)打刻
  • パソコンのログイン・ログオフ打刻 など

【メリット②】労働時間の集計・管理がラクになる 

勤怠管理システムを導入すれば、従業員ごとの労働時間が自動で集計できるので、担当者の作業負担を減らすことができます。部署やチーム単位で残業時間の状況をチェックし、改善が必要な場合には個別に対応が可能です。

また、転記漏れや計算間違いなどの人為的なミスが起こりにくいので、差し戻しなどの工数も削減できます。

【対応する勤怠管理システムの機能】

  • 労働時間の自動集計機能
  • 労働時間の分析レポート機能 など

【メリット③】勤怠情報を一元管理できる

店舗や支社がある場合でも、すべての従業員の勤怠データを一元管理することが可能。残業時間や有給取得状況などとあわせて、従業員や部門ごとに一覧で表示できます。

プロジェクトごとに稼働時間を把握しなくてはいけない企業の場合、工数管理を別途行っていることも多いでしょう。工数管理の機能を搭載した勤怠管理システムを活用すれば、プロジェクトごとの稼働状況を集計し、システム上で一括管理することが可能です。

【対応する勤怠管理システムの機能】

  • 出勤管理機能
  • 勤務状況一覧表示機能
  • シフト作成機能
  • 工数管理機能
  • 休暇管理機能 など

【メリット④】他システムと連携し、人事労務業務の効率化が可能

勤怠管理システムは、給与計算システムや労務管理システムなどとデータ連携することで、人事労務全般の業務効率化が図れます。

特に重要なのが給与計算システムとの連携です。給与計算は勤怠データをもとに行われますが、従業員の勤務時間を1人ずつ転記し、給与を算出すると膨大な時間になります。システム連携ができればデータの共有が簡単で、いちいち転記する手間がありません。記入ミスも起こりにくいので、チェック工数も削減できます。

勤怠管理システムのなかには、給与計算や労務管理の機能を搭載している製品もあります。給与計算や労務管理のシステムも検討している企業であれば、そうした製品もチェックしてみるとよいでしょう。

【対応する勤怠管理システムの機能】

  • API連携機能
  • CSV連携機能
  • 給与計算機能
  • 労務管理機能 など

【メリット⑤】労働基準法に基づいた勤怠管理ができる

勤怠管理システムでは、労働基準法に則って勤怠管理を行うための機能が備わっています。残業時間や有給取得日数が法律に抵触しそうな従業員に対して自動でアラートを通知したり、部署やチームごとに残業状況を分析したりできます。

労働関連法はしばしば改正されます。タイムカードやExcelの場合、その度に自分たちで改正内容をチェックし、設定や管理方法を変えなければなりません。しかし、クラウド型の勤怠管理システムであれば、運営会社が法改正にあわせてシステムをアップデートしてくれるため、自分たちで設定を変更する手間がなく、対応漏れも防げます

【対応する勤怠管理システムの機能】

  • 休暇管理、残業時間の管理・申請・承認機能
  • アラート機能、通知機能
  • 予実管理機能
  • 法改正に対応した自動アップデート など

 勤怠管理システムを導入する2つのデメリット

続いて、勤怠管理システムを検討する際に、留意すべきデメリットについて解説します。

【勤怠管理システムのデメリット】

  1. 社内に定着するまでに時間がかかる
  2. 自社の就業規則に完全対応できない場合がある

【デメリット①】社内に定着するまでに時間がかかる

長年にわたって紙やExcelで勤怠管理をしてきた企業の場合、勤怠管理システムの操作に慣れるまでに時間がかかります。社内に定着させるためには、操作マニュアルを作成したり、問い合わせ窓口を設置したりなどの対策が必要です。不安であれば、初期設定や運用のサポートが充実している製品を検討してみるとよいでしょう。

また、慣れ親しんだ方法が変わることに強い拒否反応を示す従業員も珍しくないため、事前にシステムを導入する目的を丁寧に説明することが重要です。

【デメリット②】自社の就業規則を完全再現できない場合がある

クラウド型の勤怠管理システムは、さまざまな企業が利用できるよう汎用的につくられているため、オンプレミス型に比べてカスタマイズ性が劣ります。そのため、雇用形態や就業規則が複雑な場合、完全には反映できないことがあります。製品を検討する際は、自社の就業規則にどこまで対応可能かよく確認しましょう。

また、既存の就業規則に固執しすぎず、社内制度を柔軟に変更することも、システムを有効に活用するうえで重要なポイントになります。

編集部がピックアップした勤怠管理システム3製品を紹介 

最後に、編集部がピックアップした勤怠管理システム3製品を紹介します。

製品の選び方やおすすめ製品をより詳細に知りたい方は、下記の記事もぜひ参考にしてください。

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専門家おすすめの勤怠管理システムはこちらで紹介

【料金・機能比較】勤怠管理システム15選!プロが語る製品の選び方とは?

必要な機能を自由に組み合わせられる「ジョブカン勤怠管理」

ジョブカン勤怠画像
出典:「ジョブカン勤怠管理」公式サイト https://jobcan.ne.jp/
ジョブカン勤怠管理
公式サイトURL:https://jobcan.ne.jp/
運営会社:株式会社 DONUTS

【料金表】

初期費用無料
月額利用料金220円〜/人
無料トライアル◯(30日間)
※料金は税込み

【機能表】

モバイル打刻機能(GPS)
ICカード打刻
生体認証打刻
36協定に対応
アラート機能
対応勤務形態シフト制
裁量労働制
フレックスタイム制
変形労働制
ヘルプ勤務
休暇管理機能
シフト管理機能
工数管理機能
連携可能な給与計算システムジョブカン給与計算 
マネーフォワード クラウド給与 など

【特徴】

  • 必要な機能を組み合わせて利用できる
  • 無料プランが10人まで利用可能
  • ICカード、指静脈認証、顔認証、FeliCa、スマホGPS、LINEなどで打刻が可能

ジョブカン勤怠管理は、出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理の4つの機能のなかから、目的に応じて必要なものだけ組み合わせて利用可能。コストを必要最小限に抑えながら勤怠業務を効率化できます。

30日間の無料トライアルが用意されており、期間中でも電話・メール・チャットによるサポートが無料で受けられます。使用感を確かめ、疑問点があれば事前に解消しておくと導入がスムーズでしょう。

また、10人までなら無料プランを契約できます。ただし、データの保存期間が1年間のみ、チャットやシステム連携などの機能に制限があります。

設定項目が少なく管理者の負担が小さい「マネーフォワードクラウド勤怠」

マネーフォワードクラウド勤怠画像
出典:「マネーフォワード クラウド勤怠」公式サイト https://biz.moneyforward.com/attendance/
マネーフォワード クラウド勤怠
公式サイトURL:https://biz.moneyforward.com/attendance/
運営会社:株式会社マネーフォワード

【料金表】

初期費用無料
月額利用料金30名以下:3278円〜
31名以上:要問い合わせ
無料トライアル◯(1ヶ月間)
※料金は税込み

【機能表】

モバイル打刻機能(GPS)
ICカード打刻
生体認証打刻
36協定に対応
アラート機能
対応勤務形態シフト制
裁量労働制
変形労働制
フレックスタイム制
管理監督者
休暇管理機能
シフト管理機能
工数管理機能
連携可能な給与計算システムマネーフォワード クラウド給与 など

【特徴】

  • 設定項目が少なく、運用担当者の負担が小さい
  • 小規模企業(30名以下)向けのプランがある
  • 多様な雇用形態に対応可能

勤怠管理の基本的な機能を網羅しており、フレックスタイム制などさまざまな勤務形態にも対応可能です。労働基準法や働き方改革関連法に対応した機能を搭載しており、残業時間や有給取得日数が抵触しそうになるとアラートが表示されます。

設定項目が少なく、管理者の負担感を抑えられるのも特徴です。はじめて勤怠管理システムを導入する企業にもおすすめです。

自社の就業規則にあわせて設定をカスタマイズできる「バイバイタイムカード」

バイバイタイムカード画像
出典:「バイバイタイムカード」公式サイト https://www.byebye-timecard.net/
バイバイタイムカード
公式サイトURL:https://www.byebye-timecard.net
運営会社:株式会社ネオレックス

【料金表】

初期費用要問い合わせ
月額利用料金要問い合わせ
無料トライアル要問い合わせ

【機能表】

モバイル打刻機能(GPS)
ICカード打刻
生体認証打刻
36協定に対応
アラート機能
対応勤務形態フレックスタイム制
シフト制
変形労働時間制
休暇管理機能
シフト管理機能
工数管理機能
連携可能な給与計算システム給与奉行
弥生給与 など

【特徴】

  • 専任コンサルティングチームが就業規則にあわせて設定をカスタマイズしてくれる
  • システムの反応速度が速い
  • 1000人以上規模の企業のシェアが高い

カスタマイズ性の高さが特徴の勤怠管理システムです。専任のコンサルティングチームが導入企業の就業規則にあわせてシステムを設定してくれます。製造業や運送業のように就業規則が複雑になりがちな業界にも対応可能です。

また、システムの反応が速い点も魅力で、平均レスポンスタイムは0.02秒。出退勤の打刻や勤怠締めなど、システムにアクセスが集中するタイミングでも、スムーズに操作が可能です。

まとめ 

勤怠管理システムには、業務の効率化、不正防止、法令順守などのメリットがあります。ただし、これらのメリットを享受するには、社内に定着させるための工夫や、就業規則をシステムにあわせて変更する柔軟性が必要です。

この記事で紹介した企業の事例も参考にしつつ、導入の目的を明確にしたうえで、勤怠管理システムを検討してみてください。

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