オンラインストレージサービスとは|機能・メリット・導入の注意点は?

会社に行かないと確認できないファイルがあり、結局テレワークにならない
外部の共同作業者とリアルタイムでファイルのやりとりがしたい

ファイルの共有・管理に関するこういった問題は、オンラインストレージの活用で解決できます。オンラインストレージとはいわば、インターネット上に置いたファイル保管庫。テレワークで共同作業を行うなら、ぜひ使いたいITツールです。

本記事では、オンラインストレージの概要や主な機能、導入メリットなどを解説します。

 

【この記事に登場する有識者】
株式会社フライク 代表取締役
大瀧 龍さん

福岡県福岡市出身。富士通グループ会社のSEや営業などを経て、2017年に上場前のfreee株式会社に参画。九州支社長と広島営業所長を兼任し、2019年には西日本の責任者としてマザーズ上場に貢献する。2019年に「3rdコンサルティング株式会社」を創設。システムを活用した中小企業の経営課題解決やIT化、DX化支援に取り組む。SEや営業として現場で培った経験を生かして、フロントオフィスとバックオフィスの両方をカバーし、システム設計・開発から運用提供まで一括して提案できるコンサルティングを追求。 2021年11月に社名を「株式会社フライク」に変更し、新たなスタートを切る。IT普及を目指すコミュニティ「ふくおかクラウドCafe」や、YouTube「システム組立ちゃんねる」なども運営し、地方企業のIT化推進に日々努めている。

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オンラインストレージとはどんなサービス?

――ここ数年で「オンラインストレージ」の知名度も少しずつ高まってきました。まずは、オンラインストレージの概要から教えてください。

オンラインストレージとは、インターネット上にあるファイルサーバー、簡単にいえばインターネット上にあるファイル置き場のこと。クラウドストレージとも呼ばれています。

なお、代表的なオンラインストレージサービス4製品については、こちらの記事で紹介しています。気になる方は、ぜひチェックしてください。

オンラインストレージとは?特徴やサービス概要

オンラインストレージの図

オンラインストレージに保存されたデータは、インターネットにつながる環境なら、いつでもどこからでもアクセスが可能です。もちろん、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからでも閲覧・編集ができるので、在宅作業や外出先でもデータの確認に困りません。

なおオンラインストレージには、個人向けと法人向けのサービスがあります。個人向けは無料で使えるサービスも多いですが、保存できるデータの容量に制限があります。一方、法人向けのサービスは有料のものが多いですが、ストレージ容量が多くメールやカレンダーといったビジネスに役立つ機能も充実しています。

テレワーク時代はオンラインストレージの重要性大!

テレワークがあたりまえになりつつある状況では、オンラインストレージはなくてはならないものになりつつあります。

国土交通省が2020年3月に公表した「平成31年度(令和元年度)テレワーク人口実態調査」によると「テレワーク(在宅勤務に限る)を実施してみて問題があったこと」という質問に対する1位の回答は「会社でないと閲覧・参照できない資料やデータがあった」が26.8%と最多でした。

この調査は、コロナ禍でテレワークの必要性が急激に高まる前に実施されたものですが、既にこれだけの課題が挙がっています。

新型コロナウイルスが収束しても、テレワークは今後もさらに普及していくことが予想されています。社内外での情報共有を円滑にする手段として、オンラインストレージのニーズは一段と高まっていくでしょう。

オンラインストレージの導入メリットとは?

――オンラインストレージの導入で、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

オンラインストレージのおもなメリットは以下になります。

【オンラインストレージサービス導入の4つのメリット】

  1. リアルタイムでのファイル共有が可能
  2. サーバー管理のコストを削減できる
  3. メールでファイル共有する煩わしさを軽減できる
  4. ハードウェアの故障や紛失に素早く対処可能

1.リアルタイムでのファイル共有が可能

オンラインストレージのメリットは、ストレージ内に保存したファイルを変更すると、共同編集者も即座にリアルタイムで確認できることです。常に最新の状態のファイルを確認・編集できるので、テレワークなどでメンバーと物理的に離れた場所にいても、共同作業をスムーズに進められるようになるのです。

2.サーバー管理のコストを削減できる

自社内にファイルサーバーを立てるには、ハードウェアを購入し、置き場を確保して、システムの開発や構築をする必要があり、高額な初期費用もかかりました。一方、オンラインストレージなら月単位(または年単位)で決められた利用料金しかかからず、ハードウェアの購入費もかからないので、初期費用を大幅に抑えることができます。システムのトラブル対応や、アプリのメンテナンスもサービス提供元の事業者が行うため、自社の運用担当者の負担を軽減できるメリットがあります。

3.メールでファイル共有する煩わしさを軽減できる

メールでファイルを共有する場合、動画などサイズの大きなものは添付ができないことがあります。また、単純に添付忘れといった人的ミスも起こりやすいものでした。オンラインストレージにファイルをアップロードしておけば、リンク先URLで社外の相手ともファイル共有ができますし、後からアップロードしたファイルの変更や削除も可能です。メールでのやりとりでは、メールを受信して、ファイルをダウンロードして、ファイルを編集して、編集したファイルをメールで送り返すという手順でしたが、こうした手順がすべて不要になるのです。

4.ハードウェアの故障や紛失に素早く対処可能

社内サーバーは、急な故障や災害によって停止するリスクがあります。しかし、オンラインストレージに保存したファイルは自動でバックアップ保存されているので、復旧作業をスムーズに行えます。また、ローカル(パソコン内)にファイルを保存せず、オンラインストレージだけでファイルの閲覧・編集を行う運用なら、作業端末を紛失してもアカウントロックするだけで情報漏えいを防止できます。

オンラインストレージの導入デメリットはある?

――オンラインストレージを導入することによるデメリットはないのでしょうか?

オンラインストレージのデメリットを挙げるなら、以下の3点があります。

【オンラインストレージ導入によるデメリット】

  1. カスタマイズ性に劣る
  2. 障害時にアクセスできない
  3. 利用料金(コスト)がかかる

1.カスタマイズ性に劣る

オンラインストレージはサービスとしてパッケージ化されているため、カスタマイズ性はあまりありません。社内の状況に合わせて機能を追加したりといったことはできないので、サービス選定の段階で、ストレージの容量や機能など事前にきちんとリサーチしておきましょう

2.障害時にアクセスできない

オンラインストレージは、インターネットを経由してファイルにアクセスします。逆をいえば、ネット回線の障害が発生するとファイルにアクセスできなくなってしまうのです。また、サービス自体のトラブルでアクセスできなくなっても、保守はサービス提供者に一任されるので、復旧を待つ以外に対応策が取れないという面もあります。

3.利用料金(コスト)がかかる

オンラインストレージには月額(または年額)という形で利用料金が発生します。無料プランが用意されているオンラインストレージもありますが、基本的には個人使用を想定されています。ビジネスで使うなら有料の製品を導入した方がよいでしょう。ただし、自社内にデータサーバーを立てた場合と比べると、初期費用や保守・メンテナンス費用、運用管理の工数が発生しないので、コスパはよいといえます。

オンラインストレージのおもな機能

――オンラインストレージの各機能についてもう少し詳しく教えてください。

オンラインストレージは、ただのオンライン上にあるファイル保管庫ではありません。製品によって違いがありますが、おもに以下のような機能があります。

【オンラインストレージのおもな機能】

  1. クラウド上にデータを保管できる
  2. ファイルの共有と共同編集ができる
  3. ファイルのアクセス権限を設定できる

1.クラウド上にデータを保管できる

繰り返しになりますが、ネット環境さえあればどこからでも保存したデータにアクセスできるというのがオンラインストレージの特徴です。社内サーバーと比べると、セキュリティの面で不安に思う人もいるかもしれませんが、二段階認証、多要素認証なども取り入れることで高度なセキュリティ対策が施されています。金融機関で導入される製品もあるので、セキュリティ面については心配しすぎなくてもよいでしょう。

2.ファイルの共有と共同編集ができる

プロジェクトごとにフォルダを指定してファイルを格納して共有すれば、メンバーがどこにいても情報を一元管理しながら共同作業ができます。アクセス用のURLを通知すれば、社外のユーザーとも問題なくファイル共有して共同編集が可能。編集したデータも、常に最新のものが共有されます。

3.ファイルのアクセス権限を設定できる

オンラインストレージは、ファイル単位やフォルダ単位でアクセス権限を設定できます。権限のレベルも、ファイルを変更できる編集権限を与えるのか、それとも見ることしかできない閲覧権限にするのか、といった細かい権限の設定も可能。このため、共同編集作業だけではなく、外部への資料の展開としても使えます。

オンラインストレージ運用のコツ

――オンラインストレージの機能を最大限使い切るためには、どのように運用するといいのでしょうか?

オンラインストレージをうまく運用するためには、導入前に運用のルールを決めておくことが大切。社内サーバーやオンプレミス型のファイルサーバーから移行する際も、改めて運用ルールを見直しましょう。

【運用ルールとして決めておくポイント】

  1. ファイルの命名ルールを決める
  2. アクセス権限設定のルールを決める
  3. 社内・社外のファイル共有ルールを決める

1.ファイルの命名ルールを決める

ファイル名のつけ方
出典:「3rdコンサルティング株式会社」公式ブログhttps://3rd-consulting.com/blog/2137

ファイルの命名ルール、ファイルネーミングのルールは必ず決めましょう。おすすめは、ファイル名を必ず「作成日_内容」の順にするという方法です。各々が好き勝手にファイル名を決めていると、どれが最新版のファイルなのかわからなくなります。また、同じ内容のファイルが重複してしまい、ストレージ容量圧迫の原因にもなるでしょう。ファイル名を見ただけで「いつ作成した何のファイルか」までわかる状態が理想的です。

2.アクセス権限設定のルールを決める

「誰がユーザーのアクセス権限を管理し、誰が変更を承認するのか」といった権限設定のルールも決めておきましょう。システムの管理者が権限設定を判断し、管理職や経営者の承認を得て最終的に権限を設定するというようなフローが一般的です。

3.社内・社外のファイル共有ルールを決める

ファイル共有やフォルダ階層の作成ルールや、社内と社外の使い分けも決めておく必要があります。ただやみくもにデータをあげてしまうと「どこになんのファイルがあるのか誰も把握できない」ということになりかねません。年度ごとに分ける、プロジェクトごとに分ける、などの選択肢から、業務上都合のよいファイル・フォルダ管理のルールを決めましょう。

【Q&A】オンラインストレージの疑問を解決!

ここからは、オンラインストレージのよくある疑問について、一問一答形式で回答していきます。

クラウドにデータを保存するのはセキュリティ上安全?

有名なオンラインストレージサービスであれば、適切なパスワードを設定しておけばサービスの脆弱性によるデータ漏えいの心配はほぼいりません。情報漏えいのリスクが高いのは、むしろ運用時の人為的なミスです。このため「経営陣だけが閲覧・編集できるフォルダ」「従業員は閲覧できるが編集はできないフォルダ」というふうに、アクセス権限設定を的確に行って運用体制を整えることが大切です。 

容量無制限のサービスを選んだ方がいいの?

「どのようなサービスが最適か」は、業務の特性や現在使っているツールとの連携力、自社で用意できる予算、などによって変わります。そのため一概には、容量無制限のサービスがベストとは言えません。画像ファイルや高画質の動画ファイルといった大容量ファイルをメインに扱う業種なら、容量無制限のストレージを検討するのが望ましいでしょう。

しかし見積書やプロジェクト資料など文書ファイルの保存が中心であれば、容量は数十GB程度あれば十分でしょう。

コストはどれくらいかかるの?

ビジネス向けオンラインストレージの利用料金はユーザー1人につき月額500円程度から4000円程度までと幅があります。いずれの製品にも複数の利用プランがあり、利用ユーザーの総人数や、ストレージの容量が増えるほど月額料金が高くなる仕組みです。おもなオンラインストレージサービスの料金プランについては、こちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひ製品選びの参考にしてみてください。

オンラインストレージの導入でお悩みの方でこのようなお悩みはありませんか?


◯オンラインストレージの導入を検討しているが何から始めたらいいかわからない

◯初めてのオンラインストレージ導入で不安

◯業務効率化を実施したいが、システム導入はハードルが高い…


株式会社フライクは理想的な業務フローの洗い出しから、最適なオンラインストレージのご提案・システム構築、定着化支援を通し、本質的な課題解決に向けたシステム組立をサポートします!

まとめ

社内データの保管先をオンラインストレージに移行すれば、場所や時間を選ばずファイルの閲覧や編集ができるようになります。

ファイルの共同編集やアクセス権限の設定なども安全に行うことができるので、テレワークには欠かせないITツールとなるでしょう。効率的なテレワークの実施、サーバー運用のコスト削減として、オンラインストレージを活用してみてはいかがでしょうか。

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