おすすめマニュアル作成ツール19選を徹底比較|無料製品も紹介

日常業務に追われてマニュアルを作る時間がない
マニュアルを作っても使ってもらえない

業務マニュアルは、会社作業を平準化するためになくてはならないものです。本来は、あって当たり前ですが、マニュアルの作成は手間も時間もかかるため、日常業務に追われてつい後回しになってしまいがちです。

また、苦労して作っても、探せない・わかりにくいといった理由から、見られなかったり修正作業に追われたりといったこともあるでしょう。

このような課題を解決するのに役立つのが「マニュアル作成ツール」です。本記事では、マニュアル作成ツールの選定ポイントや、マニュアル作りのポイントについて詳しく解説しています。

記事の目次

【この記事に登場する有識者】
株式会社日本能率協会コンサルティング経営コンサルティング事業本部ビジネスプロセスデザインセンターセンター長チーフ・コンサルタント
梅田 修二(うめだ しゅうじ)さん

大阪府立大経済学部卒。システムインテグレータでのシステム開発やプロジェクト管理の経験を経て、株式会社日本能率協会コンサルティング(JMAC)に入社。JMAC入社後は金融、メーカー、商社、不動産、ITなど幅広い分野の企業を対象に経営コンサルティングを行う。専門は業務の効率化や業務品質の向上など「オフィスワークの生産性向上」で、主なコンサルティングテーマは業務改革、業務プロセス改善、働き方改革、情報システム導入、マニュアル作成・活用など。一般社団法人日本能率協会(JMA)のセミナー「業務マニュアル作成・活用セミナー」講師も務める。

【業務マニュアル作成・活用セミナー】

https://school.jma.or.jp/products/detail.php?product_id=100205

マニュアル作成ツールは4つのタイプから検討しよう

マニュアル作成ツールとは、マニュアル作成に必要な作業の一部を自動化したり、運用面でサポートしたりする機能をもったツールです。

導入することで、少ない作業工数で誰でも質の高いマニュアルを作成できる上に、作成後の運用・管理まで行えます

ただし、どのマニュアル作成ツールでもよい、というわけではありません。製品を選ぶ際は、どんなマニュアルを作成して、どんな課題を解決(ゴール)したいのかまで考慮して製品を選定するかが大切です。

【マニュアル作成ツールの4つのタイプ】

  1. 社内教育のためのマニュアル作成に向いている製品
  2. 手順書やアウトソーシング向けのマニュアル作成に向いている製品
  3. 視覚的に理解できるマニュアル作成に向いている製品
  4. マニュアル作成だけではなく運用管理できる製品

それぞれの特徴を見ていきましょう。

1. 社内教育のためのマニュアル作成に向いている製品

従業員向け教育マニュアルを制作する目的であれば、マニュアルの作成だけではなく、運用まで考えて製品を選ぶとよいでしょう。スマートフォン対応、eラーニング機能などがある製品を選べば、利便性も向上します。

代表的な製品:Teachme Biz、Dojo

↓【製品紹介】社内教育のためのマニュアル作成に向いている製品5選を今すぐ見る↓

2. 手順書やアウトソーシング向けのマニュアル作成に向いている製品

業務内容を正確に記録し、誰が作業しても同じ結果を得られるようにする目的であれば、画面キャプチャやテキスト追加を自動化して、作成を効率化できる製品を選ぶとよいでしょう。

代表的な製品:iTutor、TEんDo

↓【製品紹介】手順書やアウトソーシング向けのマニュアル作成に向いている製品5選を今すぐ見る↓

3. 視覚的に理解できるマニュアル作成に向いている製品

現場で操作する機材の説明や外国人向けの説明などが必要な企業では、視覚的に理解できる動画マニュアルを用意しておくと、作業者の理解がスムーズになります。そのような場合には、動画マニュアルの作成・編集機能を備えた製品を選ぶとよいでしょう。

代表的な製品:clipLine、tebiki

↓【製品紹介】視覚的に理解できるマニュアル作成に向いている製品4選を今すぐ見る↓

4. マニュアル作成だけではなく運用管理できる製品

マニュアルは作って終わりではなく、きちんと使われないと意味がありません。マニュアルを業務フローに組み込み活用できるための機能を持った製品がおすすめです。ナレッジを蓄積する「ナレッジ共有ツール」をマニュアルとして活用する選択肢もあります。

代表的な製品:Qast、Stock

ナレッジ共有ツールについて詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてみてください。

↓【製品紹介】マニュアル作成だけではなく運用管理できる製品5選を今すぐ見る↓

【製品比較】社内教育のためのマニュアル作成に向いている製品5選

まずは、新入社員向けの教育や業務の平準化を目的とした社内マニュアル作成に向いているツールを紹介します。実際に社内教育で運用するシーンを想像しながら、製品を見比べてみましょう。

こんな利用者におすすめ!

  • 社内業務を平準化して人による業務差をなくしたい
  • 新入社員向けの教育マニュアルを充実させたい

【製品比較表】

製品Teachme Biztoaster teamDojoCOCOMITEi-ShareZendesk
提供形態クラウドクラウドパッケージ
オンプレミス
クラウドクラウド
オンプレミス
クラウド
価格
(税込月額料金)
5万5000円~3万8000円~要問い合わせ2万4200円~要問い合わせ$49~
※価格は税込

なお、マニュアルの役割や作成する上でのポイントは、本記事後半で紹介しています。気になる製品が見つかったらこちらもぜひチェックしてみてください。

  • 手順書だけではない!マニュアルの5つの重要性

↓【今すぐマニュアルの役割や作成する上でのポイントを見る】↓

利用率+満足度NO.1のマニュアル作成ツール「Teachme Biz」

Teachme Bizキャプチャ
出典:「Teachme Boz」公式サイト  https://biz.teachme.jp/

【製品概要】

製品名Teachme Biz
運営会社株式会社スタディスト
公式サイトhttps://biz.teachme.jp/
価格(税込月額料金)初期費用:要問合せ

スターター:5万5000円
ベーシック:11万円
エンタープライズ:33万円
無料トライアルあり(14日間無料)
※価格は税込

【Teachme Bizの特徴】

  • わかりやすい機能で誰でも簡単にマニュアル作成が可能
  • 豊富な導入実績に基づく手厚いカスタマーサクセス
  • 業務全般に関わる課題解決をサポートするコンサルティングも対応可能

スマートフォンやタブレットで撮影した動画から画像・動画を切り出し、矢印やテキストを追加してマニュアルが作成できるツールです。画像や動画付きのマニュアルを簡単にしたい企業におすすめです。また、マニュアル内の作業をタスクとして配信することも可能で、閲覧状況や完了有無を確認できます。マニュアルは公開可能なので、一般向けマニュアルとして活用し、問い合わせ削減効果も期待できます。

導入~運用まで担当者が伴走してくれるので、「導入したけど上手くいかなかった」という心配もありません。社内のナレッジを整備したいどんな企業でもおすすめの製品です。

※「利用率+満足度NO.1」は2021年 株式会社アイディエーションによる「マニュアル手順書ツールユーザー満足度調査」によるもの

社内wiki、ナレッジ共有も完結できる「toaster team」

toaster teamキャプチャ
出典:「toaster team」公式サイト https://toaster.how/

【製品概要】

製品名 toaster team
運営会社noco株式会社
公式サイトhttps://about.toaster.how/
価格(月額)初期費用:11万円
月額:3万8000円~
無料トライアルあり(14日間無料)
※価格は税込

【toaster teamの特徴】

  • マニュアルにまつわる、「ナレッジを蓄積したい」「社内wikiも作りたい」という課題にも対応できる
  • 進捗確認、todo管理、開封確認もtoaster team内で全て完結
  • スマホ画面での縦型動画マニュアルが作成可能

「toaster team」はマニュアル作成にまつわる課題を一気通貫で解決することが可能です。機能が豊富な一方、初期費用は11万円(税込)と安価なのが特徴です。作成されたドキュメントへの現場のメンバーからの修正提案や、誰がどれくらいマニュアルを作成したのかを可視化することもでき、社内全体で運用を活性化させる仕組みがあります。30~300名の規模の企業に特におすすめと言えます。

専門知識不要で中小企業にもおすすめ「Dojo」

Dojoキャプチャ
出典:「Dojo」公式サイト https://tepss.com/dojo/

【製品概要】

製品名Dojo(ドージョー)
運営会社株式会社テンダ
公式サイトhttps://tepss.com/dojo/
価格(月額)スタンドアロン/フローティング(価格は要問い合わせ)
無料トライアルあり(30日間無料)

【Dojoの特徴】

  • 自動キャプチャ&操作内容を自動テキスト化
  • 紙のマニュアル作成も対応可能
  • 音声合成、マスキングなど便利機能も充実
  • 中堅・大手企業を中心に累計2600社以上に導入実績

複数の業務効率化ソリューションを提供するテンダが開発した、マニュアル作成ツール。最大96%の工数削減が可能とうたっており、マニュアル作成・活用による業務効率化に注力しています。アプリケーションを操作して画面キャプチャを自動保存する機能や、Webマニュアルを簡単作成できるDojoCameraとの連携など、手間のかからないマニュアル作成を実現する機能が豊富。マニュアル活用の一歩先として、業務効率化、運用の早期定着を目指す上位製品「Dojoナビ」もあります。

レイアウトに沿って最適なマニュアルを作成「COCOMITE」

COCOMITEキャプチャ
出典:「COCOMITE」公式サイト https://cocomite.konicaminolta.jp/

【製品概要】

製品名COCOMITE
運営会社コニカミノルタ株式会社
公式サイトhttps://cocomite.konicaminolta.jp/
価格(月額)エントリープラン:2万4200円
スタンダードプラン:6万6000円
エンタープライズプラン:24万2000円
無料トライアルあり(30日間無料)
※価格は税込

【COCOMITEの特徴】

  • 3名程度からのスモールスタートがしやすい
  • 5階層まで権限階層分けが可能
  • 有償で既存の製品から切り替えのサポートにも対応

複合機販売を手掛けるコニカミノルタが販売するマニュアル作成ツールです。レイアウトに沿って素材(画像・テキスト)を配置することで、マニュアルを作成できます。最大5階層までフォルダ分けしつつ、フォルダごとにアクセス権限を設定し、閲覧管理も可能。また、PDF、紙への出力へも対応しています。承認フローや全文検索などの機能を追加予定(2021年12月現在)です。

多品種・多言語で複数マニュアルを作成する際に威力を発揮「i-Share」

i-Shareキャプチャ
出典:「i-Share」公式サイト https://www.kwix.co.jp/product/product1

【製品概要】

製品名i-Share
運営会社株式会社クイックス
公式サイトhttps://www.kwix.co.jp/product/product1
価格(月額)初期費用:55万円
Basic plan:13万4000円
Complete plan:21万円 
無料トライアルあり(1ヶ月間無料)
※価格は税込

【i-Shareの特徴】

  • UIが見やすく、操作が直感的
  • 多品種・多言語対応が得意
  • ワンソースマルチユースに最適

マニュアル制作専門の印刷会社が開発・提供するマニュアル作成ツールです。直感的なUIとレイアウトで高品質なマニュアルを作成できる点が特徴。顧客向けマニュアルに強く、品番違い・モデル違いなどの多品種や、海外向け製品の多言語対応など、複数の類似マニュアルを作成する際に威力を発揮します。システム構築・導入期間は最短5ヶ月です。

強力なカスタマーサポートツールをマニュアルに転用するなら「Zendesk」

Zendeskキャプチャ
出典:「Zendesk」公式サイト https://www.zendesk.co.jp/

【製品概要】

製品名Zendesk
運営会社株式会社Zendesk
公式サイトhttps://www.zendesk.co.jp/
料金プラン(年払い・月額)Suite Team:$49
Suite Growth:$79
Suite Professional:$99
無料トライアルあり(14日間無料)

【Zendeskの特徴】

  • 米国発のカスタマーサポートツールで、グローバルでも利用企業が多い
  • 国内ではゴディバジャパン、ココナラ、HENNGEなどで導入
  • ブログ形式なので現場担当者がコンテンツ作成可能

Zendeskはブログのように投稿できるFAQ構築機能があり、それを利用して社内・社外マニュアルとして利用することが可能。マニュアル作成目的だけであれば費用対効果がいいとはいえませんが、顧客からの問い合わせ管理効率化やカスタマーサービスの強化を目指すなら非常に使い勝手のよいツールです。

【製品紹介】手順書やアウトソーシング向けのマニュアルに向いている製品5選

作業内容を正確に伝えるためには、手順を漏れなくマニュアル化することが重要です。手順を明確にすることで、担当者の変更や新システム導入の際にも余計な混乱を招きません。

以下で紹介するのは、操作手順マニュアルのように大量に画面キャプチャが必要なものでも、ある程度まで自動で作成してくれる製品です。臨時でアルバイトやパートタイマーを雇用したり、作業を外部委託(アウトソーシング)したりする企業にもおすすめです。

こんな利用者におすすめ!

  • 人の入れ替わりが多い業務をマニュアル化したい
  • ソフトを刷新したことで、その操作マニュアルを作成したい

【製品比較表】

製品名iTutorTEんDoEZLectureAxelute Document Assistant
マニュアル自動作成ありありありあり
紙版マニュアル対応
価格(月額)16万5000円(買い切り)7万4800円38万5000円(買い切り)要問い合わせ
※価格は税込

なお、マニュアルの役割や作成する上でのポイントは、本記事後半で紹介しています。気になる製品が見つかったらこちらもぜひチェックしてみてください。

  • 手順書だけではない!マニュアルの5つの重要性

↓【今すぐマニュアルの役割や作成する上でのポイントを見る】↓

とにかく徹底的にマニュアル作成工数を減らしたいなら「iTutor」

iTutorキャプチャ
出典:「iTutor」公式サイト https://itutor.jp/

【製品概要】

製品名iTutor
運営会社株式会社ブルーポート
公式サイトhttps://itutor.jp/
料金プラン(買い切り)Mac専用エディション:16万5000円~
エントリービデオエディション:27万5000円~
エントリーオフィスエディション:27万5000円~
スタンダードエディション:49万5000円~
プロフェッショナルエディション:66万円~
無料トライアルあり(21日間無料)
※価格は税込

【iTutorの特徴】

  • パッケージ・オンプレミス型両方対応
  • パワポ形式の編集画面で直感的に操作できる
  • PC上でマニュアル化したいソフトウェアを操作するだけで自動的にマニュアル作成
  • サポート体制が充実している

操作したアプリケーションを画面ごと・操作テキスト付きでスライドに書き出してくれるツールです。同時に音声も記録可能。記録した内容はPDFやパワポ形式で表紙・目次付きで出力できます。動画マニュアル・eラーニング教材も作成可能な点も特徴で、動画編集スキルがない作業者でも動画マニュアルや教材を作成できます。導入時レクチャー、無料セミナーなどサポート体制が充実しているので、動画マニュアル作成未経験の企業でも安心です。

音声付マニュアルにしたいなら「TEんDo」

TEんDoキャプチャ
出典:「TEんDo」公式サイト https://www.tento.camp/tendo/

【製品概要】

製品名TEんDo(テンドー)
運営会社株式会社テンダ
公式サイトhttps://www.tento.camp/tendo/
価格(月額)ベーシックプラン:7万4800円
無料トライアルあり(30日間無料)
※価格は税込

【TEんDoの特徴】

  • Dojoのクラウド版サービス
  • 自動音声合成機能あり

Dojoのクラウド版サービスです。クラウド版のため、どこからでもアクセスできるのがメリットマニュアル化したいソフトウェアを操作するだけで自動キャプチャできるほか、自動音声合成などの機能も搭載されています。また、同じシリーズのeラーニングシステム、「GAKTEん(ガクテン)」を利用すれば、複数のマニュアルの一元管理が可能です。

さまざまな形態で利用したい場合は「EZLecture」

EZLectureキャプチャ
出典:「EZLecture」公式サイト https://www.ezlecture.com/

【製品概要】

製品名EZLecture
運営会社株式会社ラディアス
公式サイトhttps://www.ezlecture.com/
料金プラン(買い切り)1ライセンス:38万5000円 ※複数ライセンス割引あり
無料トライアルあり(30日間無料)
※価格は税込

【EZLectureの特徴】

  • パッケージ型製品でランニングコスト不要
  • ヘルプデスクの無償提供
  • 豊富なアウトプット

マニュアルにしたいソフトウェアを操作するだけで半自動的にマニュアル化が可能です。出力形式が豊富でWord、Excel、PPT、PDF、HTMLといったテキストベースのマニュアルのほか、動画でも出力可能です。このため、紙版とオンライン版の2つのマニュアルを同時に作成したい場合には非常に便利です。またパッケージ型製品で買い切りのため、ランニングコストはかかりません。

より正確なマニュアルを求めるなら「Axelute Document Assistant」

Axelute Document Assistantキャプチャ
出典:「Axelute Document Assistant」公式サイト https://www.fujitsu.com/jp/solutions/business-technology/aow/document-assistant/

【製品概要】

製品名Axelute Document Assistant
運営会社富士通株式会社
公式サイトhttps://www.fujitsu.com/jp/solutions/business-technology/aow/document-assistant/
価格(月額)要問い合わせ
無料トライアルなし

【Axelute Document Assistantの特徴】

  • 作業内容を記録して出力
  • Excel形式でアウトプットされる
  • 作業証跡記録としても使える

作業内容を自動化的にマニュアル化できるツールです。キーボードやマウスの操作を画面キャプチャして出力することができ、そのまま自動的にマニュアル化してくれます。アプトプットはExcel形式。レイアウトや見栄えはそれほど高くありませんが、Excel形式が見慣れている従業員が多い企業にはおすすめです。作業内容を正確に記録できることから、マニュアル作成用途だけでなく作業証跡記録としても利用できます。

【製品紹介】視覚的に理解できるマニュアル作成に向いている製品3選

動画はテキストよりも情報量が多く、店舗や工場など現場の状況を伝えやすいというメリットがあります。しかし撮影した動画を編集したり、テキストを追加したりするのは専門の機材やスキルが必要なうえ、手間もかかります。

こうした難点をクリアしつつ、動画マニュアル作成を進められる3製品を紹介します。

【こんな利用者におすすめ!】

  • 文字や画像では伝わりにくい、現場の状況も踏まえてマニュアル化したい
  • 作業者に外国人が多いため、言語だけではなく動画でマニュアル化したい

【製品比較表】

clipLinetebikiビジュアモール ムービーライブラリ
マニュアル自動作成なしありなし
紙版マニュアル対応
価格(月額)要問い合わせ要問い合わせ4万4000円~
※価格は税込

なお、マニュアルの役割や作成する上でのポイントは、本記事後半で紹介しています。気になる製品が見つかったらこちらもぜひチェックしてみてください。

  • 手順書だけではない!マニュアルの5つの重要性

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動画活用で業務効率化を目指すなら「ClipLine」

ClipLineキャプチャ
出典:「ClipLine」公式サイト  https://clipline.com/service/

【製品概要】

製品名ClipLine
運営会社ClipLine株式会社
公式サイトhttps://clipline.com/service/
価格(月額)要問い合わせ
無料トライアルなし

【ClipLineの特徴】

  • 動画マニュアルによる業務効率化、コミュニケーション強化を支援
  • 多言語(6か国語)対応
  • マニュアル作成支援機能はなし
  • クリップ(短時間動画)とToDo(課題設定)が主要機能

組織マネジメントや人材育成に動画を活用する動画型マネジメントシステムとして、業務改善やDXを主な目的としたツールですクリップ(短時間の動画)投稿とToDo(動画視聴や投稿を課題に設定)という2つの機能があり、従業員やアルバイトがお手本動画を視聴したり、自分の作業動画を投稿したりすることで、作業理解やモニタリング、ナレッジ蓄積を行います。

テキストよりわかりやすい動画で業務内容を教育する「tebiki」

tebikiキャプチャ
出典:「tebiki」公式サイト https://tebiki.jp/

【製品概要】

製品名tebiki
運営会社Tebiki株式会社
公式サイトhttps://tebiki.jp/
価格(月額)要問い合わせ
無料トライアルあり(期間は要問い合わせ)

【tebikiの特徴】

  • スマートフォンで撮影するだけで動画マニュアルが完成
  • 映像の編集作業が直感的な操作ででき、専門知識が不要
  • 100カ国以上の言語に対応可能、自動翻訳機能が充実

AI活用によりマニュアル作成負担を最大限削減できるのが特徴で、動画マニュアル制作に特化したツールです。スマートフォンで動画を撮影すると、音声認識機能により字幕や翻訳テキストを自動生成します。動画マニュアルはクラウド上で管理し、アクセス分析も可能なので運用改善にも役立ちます。実際に作業を行う現場スタッフがマニュアル作成できるのがメリット。現場の雰囲気が伝わりやすく、新人教育用の動画マニュアルにもおすすめです。

動画共有ポータルとして活用できる「ビジュアモール ムービーライブラリ」

ビジュアモール ムービーライブラリキャプチャ
出典:「ビジュアモール ムービーライブラリ」公式サイト https://www.visuamall.com/service/movielibrary/

【製品情報】

製品名ビジュアモール ムービーライブラリ
運営会社ソフトバンク株式会社
公式サイトhttps://www.visuamall.com/service/movielibrary/
価格(月額)初期費用3万3000円
基本パッケージmini:4万4000円
基本パッケージ:11万円
基本パッケージ Z:38万5000円
無料トライアルあり(最大2ヶ月間無料)
※価格は税込

【ビジュアモール ムービーライブラリの特徴】

  • 企業向け動画共有サービスで、動画管理と視聴ポータルをセットで提供
  • 視聴ログ、お知らせ管理、コメント管理など管理機能が充実

動画視聴用のポータルサイトとスマートフォン向けの撮影アプリを主な機能として提供している動画共有サービスです。視聴ログ、ランキング表示、動画投稿ログなどの管理機能も充実しており、動画に注目して社内の課題解決をしたい企業におすすめ。マニュアル配信に利用するほか、広報や情報共有など、動画を使ったさまざまな用途で利用可能です

【製品紹介】マニュアル作成だけではなく運用管理できる製品5

マニュアルは、作成後にきちんと活用されることが重要です。「必要な情報がすぐに見つけられる検索性の高いもの」「成功パターンをナレッジとして登録できるもの」など、それぞれ活用方法が明確に定まっている製品が特におすすめです。

ここからは、マニュアル作成後の有効利用をサポートする製品を紹介します。

【こんな利用者におすすめ!】

  • 作業者からの質問が多く、対応に追われている
  • 業務内で確立したノウハウをマニュアルとして展開したい

【製品比較表】

QastStockNotePMTANRENConfluence
価格(月額)要問い合わせ無料プランあり5280円~5万5000円~無料プランあり
無料トライアル
※価格は税込

なお、マニュアルの役割や作成する上でのポイントは、本記事後半で紹介しています。気になる製品が見つかったらこちらもぜひチェックしてみてください。

  • 手順書だけではない!マニュアルの5つの重要性

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マークダウン方式でマニュアルを作成可能「Qast」

Qastキャプチャ
出典:「Qast」公式サイト  https://qast.jp/

【製品概要】

製品名Qast
運営会社any株式会社
公式サイトhttps://qast.jp/
価格(月額)スタンダードプラン:要問い合わせ
エンタープライズプラン:要問い合わせ
無料トライアルあり(30日間無料)

【Qastの特徴】

  • マークダウン方式に対応
  • ナレッジを一元管理して売上向上
  • 業務効率化などを実現するナレッジ経営クラウド

組織の生産性向上を目的としたナレッジ蓄積ツールです。文書構造を手軽に明示できるマークダウン方式に対応しており、投稿内容はマニュアルとして活用可能です。「複数店舗や部門で分散してしまっているナレッジを一元管理できていない」という課題感を持つ企業におすすめです。マニュアルは閲覧しやすいようピン止めや未読の可視化などができます。

【無料プランあり】社内情報共有ツールとしても活用するなら「Stock」

Stockキャプチャ
出典:「Stock」公式サイト https://www.stock-app.info/

【製品概要】

製品名Stock
運営会社株式会社Stock
公式サイトhttps://www.stock-app.info/
価格(月額)フリープラン:0円
ビジネス5:3278円
ビジネス10:4928円
ビジネス20:8228円
無料トライアル
※価格は税込

【Stockの特徴】

  • 「チームの情報ストック」と「タスク管理」が主な機能
  • やさしい操作性で情報のストックが手軽

「情報をストックする」目的に特化したツールです。部署ごとに情報を蓄積してマニュアルとして活用可能です。チャットとは異なり情報が流れないため、後から必要な情報を探しやすいという大きな特徴を持ちます。プロジェクトでの情報共有、顧客との履歴管理、案件管理などで活用されています。

検索性に優れた社内wikiツールの定番「NotePM」

NotePMキャプチャ
出典:「NotePM」公式サイト https://notepm.jp/

【製品概要】

製品名NotePM(ノートピーエム)
運営会社株式会社プロジェクト・モード
公式サイトhttps://notepm.jp/
価格(月額)プラン8:5280円
プラン15:9900円
プラン25:1万6500円
プラン50:3万3000円
プラン100:6万6000円
無料トライアルあり(30日間無料)
※価格は税込

【NotePMの特徴】

  • マークダウン方式に対応
  • 検索機能が充実
  • 登録企業は4000社以上

マニュアルを社内wikiとして作成できるツールです高機能エディタが付属しており、Webに投稿するように簡単にマニュアルを作成可能です。Microsoft Teams、Slack、Chatworkなどのチャットツールと連携可能で、情報更新や新規コメントが届いたときなどに、通知してくれます。また、検索機能が充実しており、全文検索も可能です。

スキル習熟度合いを把握できる「TANREN」

TANRENキャプチャ
出典:「TANREN」公式サイト https://tanren.jp/

【製品概要】

製品名TANREN
運営会社TANREN株式会社
公式サイトhttps://tanren.jp/
価格(月額)5万5000円
無料トライアル1ヶ月間無料トライアルあり
※価格は税込

【TANRENの特徴】

  • 営業・接客練習動画パフォーマンス評価ツール
  • 専用アプリで動画共有
  • 「ルーブリック評価」の基準に基づいて学習到達度が評価できる設計

TANRENは、パフォーマンス評価アプリと呼ばれるツールです。見本となる営業・接客現場を撮影してマニュアルとして共有可能です。また、各従業員の営業・接客を動画として集め、それを評価・分析することで、各員それぞれに最適な改善策をフィードバックできます。主な機能は、課題作成、動画投稿、動画評価、見本共有で、これらを組み合わせることでマニュアル作成と共有を効率的に行えます。

【無料プランあり】グローバルでも導入企業が多い「Confluence」

Confluenceキャプチャ
出典:「Confluence」公式サイト https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

【製品概要】

製品名Confluence(コンフルエンス)
運営会社アトラシアン
公式サイトhttps://www.atlassian.com/ja/software/confluence
価格(月額)<1ユーザーあたり平均>
Free/Standard:600円
Premium:1190円
Enterprise:要問い合わせ
無料トライアルあり(7日間無料)
※価格は税込

【Confluenceの特徴】

  • グローバルで広く利用されている
  • すべての情報を一元管理
  • 外部ツールとの連携可能

社内のナレッジを一元管理するためのツールで、社内Wikiと表現されることもあります。テンプレートに沿ってブログのように情報を登録する形式でマニュアルを投稿します。グローバル規模で導入企業が多く、導入実績は6万社以上。SlackやDropboxなどと連携可能で、例えば更新情報をSlackで通知するよう設定しておけるなど、カスタマイズ性の高さが強みです。

手順書だけではない!マニュアルの5つの重要性

――マニュアルが果たす役割は、さまざまにあるかと思います。特に梅田さんが重要と考える役割や利用シーンを教えてください。

マニュアルは、「会社で決めたもっともよい手順(=標準手順)が記載される」という考えが基本です。

これを踏まえると、マニュアルには以下の5つの重要な役割があるといえます。

【マニュアルが果たす5つの重要な役割】

  1. 業務の遂行状況を管理できている状態をつくる
  2. 業務応援を可能にする
  3. 引継ぎのための教育ツール
  4. 業務標準化を推進し、生産性を向上させる
  5. 業務要領を蓄積する

マニュアルの役割をきちんと理解して作るか、ただ手順書だけを作っているかで、マニュアルの出来も大きく変わりますし、運用のスタンスも変わってきます。

1. 業務の遂行状況を管理できている状態をつくる

業務の手順(業務フロー)を明文化すれば、管理もスムーズに行えます。作業者ごとに勝手な順番で作業しては、無駄な時間やプロセスが発生するばかりか、遂行状況の管理も煩雑になり、トラブルが発生した時の対応にも遅れが出てしまいます。こうしたことを防ぐためにも、マニュアルは重要な役割があります。

2. 業務応援を可能にする

育児や介護等による急な早退や休暇時により、人出が足りなくなった場合でも、マニュアルがあれば業務の応援を行いやすくなります。働き方改革が進む中、業務の外部委託(アウトソーシング)を行う目的でマニュアルを作成したいと考える企業も増えています。

3. 引継ぎのための教育ツール

担当が変わると、生産性が落ちてしまったり、アウトプットの質が変化してしまったりします。人の入れ替わりが激しい会社や大企業では2、3年に1回定期的なジョブローテーションを行います。このタイミングでの生産性低下も、マニュアルで回避できるでしょう。

4. 業務標準化を推進し、生産性を向上させるため

「この業務はA→B→Cの順番で作業するのがベストだ」という会社標準をつくるということです。マニュアルにより手順が標準化されていれば、誰が行っても変わらないアプトプットが可能です。品質が均一化され、生産性も向上します。

5. 業務要領を蓄積するためのツール

マニュアルは、業務手順や目的と一緒に、業務要領を蓄積することができます。手順が簡潔に書かれただけのマニュアルでは、有効度があまり高くないでしょう。読者にうまく作業してもらうためのコツ・ポイントなどを、手順と一緒に記載することが重要。これにより従業員がスムーズに作業へ取り組めるようになります。

梅田さんが解説する、失敗しないナレッジマネジメントツールの運用方法についての解説資料は以下よりダウンロードすることができます。

マニュアル作りで重要な5つのポイント

――せっかくマニュアルを作っても「現場で読まれ、理解されないことには意味がない」という点は、どのようなマニュアルでも共通かと思います。ずばり、読まれるマニュアル、活用されるマニュアルは、どのようなポイントで作成したらよいのでしょうか?

読まれるマニュアルを作るには、以下の5つのポイントが大切です。

【マニュアル作りで重要な5つのポイント】

  1. フォーマットが統一されていること
  2. 作成時に活用者(読み手)とそのレベルを設定していること
  3. なるべくビジュアル化していること
  4. 5W1Hを意識していること
  5. 読まれる仕組みが作られていること

自社でマニュアルを作成する際には、これら5つの項目を意識しましょう。

1.フォーマットが統一されていること

マニュアルは、組織全体で管理・共有するものであるため、全社統一のフォーマットを用意しましょう。フォーマットが統一されていると理解しやすくなります。章立て、デザイン、色使い、フォントサイズなどを決めて、1ページに何百文字程度にするかなど、ガイドラインを示すのもよい方法です。

2.作成時に活用者(読み手)とそのレベルを設定していること

マニュアルは、読み手や利用シーンを想定してから作成するようにします。読み手が派遣従業員か、新入社員か、ベテラン従業員かでは、書き方や記載する内容、方法が異なります。例えばベテラン従業員向けであれば、細かく説明するよりも、ポイントを押さえて記載したほうがわかりやすいでしょう。逆に新入社員向けであれば、基本操作から丁寧に説明するほうが親切です。

3.なるべくビジュアル化していること

テキストよりも、画像や動画、表、フロー図など、視覚的な表現のほうが直感的に理解できるため、なるべくビジュアル化するとよいでしょう。現場向けのマニュアルであれば、長文で説明するよりも、実際に操作する機材の写真とコメントで説明したほうが理解しやすく、動画を活用するのもよい方法です。事務作業のマニュアルであれば、アプリケーションの画面キャプチャを並べたマニュアルの方がわかりやすいでしょう。

4.5W1Hを意識していること

5W1Hとは、「When(いつ)/Where(どこで)/Who(誰が)/What(何を)/Why(なぜ)/How(どのように)」のことで、情報を正確に伝える基本です。

マニュアル作成では、「いつやるか」や「なぜやるのか」が抜けていることが意外と多いものです。例えば作業手順で「データをクリックする」理由が書かれていないものと、「”データを確定するため”にクリックします」と目的まで書かれているものでは、読み手の理解度がまったく異なります。

5.読まれる仕組みが作られていること

わかりやすいマニュアルが完成したとしても、実際に使われるかどうかは別の話です。作って終わりではなく、マニュアルを活用するための仕掛けづくりが必要です。

例えば1つの方法として、「新人とベテランがペアを組んで読み合わせつつ、実際にマニュアルに沿って作業をしてみる」状況を用意するとよいでしょう。ベテランの目で、新人が正しく作業を行っているかの確認にもなりますし、ベテランにとってもマニュアルの復習になります。

まとめ

マニュアルは、ただの手順説明書ではなく、業務の生産性向上を実現する上でも非常に重要な役割を果たします。この点を活かすには、組織で方針や作成ルールを明確にしてから、統一したマニュアルを作成ことが求められます。また、マニュアルを最大限活用するためにも、作って終わりではなく、運用しながら適宜改善していくことが重要です。

自社で求めるマニュアルがどのようなものかを想像しながら、導入するべきマニュアル作成ツールを探してみてください。

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