おすすめグループウェア7製品を紹介|製品選定のポイントも解説

どのグループウェアを選べばよいのか判断がつかない
おすすめのグループウェアを教えてほしい

社内コミュニケーションの活性化や業務の効率化に役立つグループウェア。

しかし、多くの製品がリリースされているため、どれを導入したらよいのか悩んでいる方も多いでしょう。

この記事では、編集部がおすすめするグループウェア7選を紹介します。

コンサルタントに聞いた製品選定のポイントも解説するので、ぜひ参考にしてください。

【この記事に登場する有識者】
Tetsuya Kawada Consulting Service 代表
川田哲也さん

IT業界でのB2Bマーケティングや営業を20年間携わった後、独立。現在は、フリーランスのマーケティングコンサルタントとして、BtoBマーケティング戦略の立案から実施、DX支援、新規事業開発などに携わる。

【企業の規模別】おすすめのグループウェア7選

まずは、企業規模別に編集部おすすめのグループウェア7製品を紹介していきます。

【小〜中企業】

傾向・スケジュールや掲示板など、一部の機能だけ利用したいニーズが多い
選定ポイント・スケジュールや掲示板などの基本的な機能を備えているか
・手頃な料金で利用できるか
おすすめ製品・サイボウズOffice
・desknet’s NEO

【中〜大企業】

傾向・単機能だけ利用する企業もあれば、外部システムと連携させて利用する企業もあり、使い方の幅が広い
・組織改編やメンバーの入れ替わりの頻度が高い
選定ポイント・外部システムと連携しやすいか
・権限や役割の設定
・変更がしやすいか
おすすめ製品・POWER EGG
・kintone

【大企業】

傾向・基幹システムと連携するケースが多い
・利用者が多い
・部署やチームによって必要な機能が異なる場合がある
選定ポイント・利用者が多くても処理速度が低下しないか
・外部システムと連携しやすいか
・必要な機能をカスタマイズできるか
おすすめ製品・サイボウズGaroon
・Microsoft SharePoint
・OfficeForce

【製品比較表】

製品名初期費用プラン料金カレンダー機能チャット機能社内メール機能掲示板機能ファイル管理機能ToDo機能ワークフロー機能施設予約機能連携できるシステム
サイボウズOffice無料月額550円~/人タイムカード・タッチ
FCL勤怠
for サイボウズ Office
など
desknet’s NEO無料月額440円~/人Microsoft 365
AppSuite
ChatLuck
など
POWER EGG無料月額1万1000円+月額550円/人
(追加プラン)
Outlook
GLOVIA iZ
SuperStream-NX
など
kintone無料月額858円~/人サイボウズ製品
Microsoft 365
Zendesk
Slack
など
サイボウズGaroon無料月額930円~/人Microsoft 365
kintone
V-CUBEミーティング
など
Microsoft SharePoint無料月額594円~/人Microsoft製品 など
OfficeForce無料月額429円/人要問い合わせ

1. 【小〜中企業向け】サイボウズOffice

サイボウズキャプチャ
出典:「サイボウズOffice」公式サイト https://office.cybozu.co.jp/
公式サイトURL https://office.cybozu.co.jp/
運営会社 サイボウズ株式会社

【製品情報】

初期費用無料
プラン料金月額550円~/人(5ユーザーから契約可能)
カレンダー機能
チャット機能
社内メール機能
掲示板機能
ファイル管理機能
ToDo機能
ワークフロー機能
施設予約機能
連携できるシステムタイムカード・タッチ
FCL勤怠
for サイボウズ Office など
※料金はすべて税込

【特徴】

  • 基本的な機能が網羅されている
  • 手頃な価格で導入できる

サイボウズOfficeは、1ユーザーあたり月額550円(税込)というお手頃な価格で導入できるグループウェアです。

上記の表に記載のものに加え、「電話メモ」「プロジェクト管理」「タイムカード」など、グループウェアに求められる基本的な機能は一通りそろっています

さらに、月額880円(税込)の「プレミアムコース」では、これらに加えて、「日報」「商談進捗管理」「採用管理」などの機能も利用できます。

2. 【小〜中企業向け】desknet’s NEO

desknet's NEOキャプチャ
出典:「desknet’s NEO」公式サイト https://www.desknets.com/
公式サイトURL https://www.desknets.com/
運営会社 株式会社ネオジャパン

【製品情報】

初期費用無料
プラン料金月額440円~/人
カレンダー機能
チャット機能
社内メール機能
掲示板機能
ファイル管理機能
ToDo機能
ワークフロー機能
施設予約機能
連携できるシステムMicrosoft 365
AppSuite
ChatLuck など
※料金はすべて税込

【特徴】

  • 手頃な価格で導入できる
  • 機能が日本企業向け仕様になっている
  • パソコンに慣れていない人でも使いやすい

desknet’s NEOは、1ユーザーあたり月額440円〜(税込)と、今回紹介する製品の中でもっとも安価な国産のグループウェアです。

基本的な機能は網羅されており、それぞれが日本の商習慣に合わせた仕様になっている点が大きな特徴です。

また、シンプルでわかりやすい画面設計になっているので、パソコンに不慣れな人やITスキルが低い人でも使いやすいでしょう。

3. 【中〜大企業向け】POWER EGG

POWER EGGキャプチャ
出典:「POWER EGG」公式サイト https://poweregg.d-circle.com/
公式サイトURL https://poweregg.d-circle.com/
運営会社 ディサークル株式会社

【製品情報】

初期費用無料
プラン料金月額1万1000円+月額550円/人(30ユーザーから契約可能)
カレンダー機能
チャット機能
社内メール機能
掲示板機能
ファイル管理機能
ToDo機能
ワークフロー機能△(追加プラン)
施設予約機能
連携できるシステムOutlook
GLOVIA iZ(グロービア アイズ)
SuperStream-NX など
※料金はすべて税込

【特徴】

  • 5つのアプリケーション(機能)を連携できる
  • ワークフローの変更や管理者の権限移行がしやすい
  • 管理機能が優れている

POWER EGGは、「グループウェア」「汎用申請ワークフロー」「Webデータベース」「経費精算ワークフロー」「CRM」の5つのアプリで構成されています(それぞれ別料金)。

各アプリを連携し活用することで、業務の効率をより高めていけるでしょう。

また、POWER EGGには、内部統制を支える機能が備わっています。

例えば、メンバーの移動や役割変更があった際に、事前に設定したルールにしたがって決裁ルートやアクセス権限が自動で変更されます。

組織改編やメンバーの入れ替わりが多い企業は、特に注目の製品です。

4. 【中〜大企業向け】kintone

kintoneキャプチャ
出典:「kintone」公式サイト https://kintone.cybozu.co.jp/
公式サイトURL https://kintone.cybozu.co.jp/
運営会社 サイボウズ株式会社

【製品情報】

初期費用無料
プラン料金月額858円~/人(5ユーザーから契約可能)
カレンダー機能
チャット機能
社内メール機能
掲示板機能
ファイル管理機能
ToDo機能
ワークフロー機能
施設予約機能
連携できるシステムサイボウズ製品
Microsoft 365
Zendesk
Slack など
※料金はすべて税込

【特徴】

  • 100種類以上の豊富なアプリ(機能)がある
  • 部署やチームごとに必要なアプリをカスタマイズして利用できる
  • 連携可能できる外部システムが多い

kintone は、カスタマイズ性の高さが特徴のグループウェアです。

さまざまな業種・部署に対応した100種類以上のアプリ(機能)が用意されており、ユーザーはその中から必要なものを自由に選んで使用可能。「使わない機能がありすぎて使い勝手が悪い」といった状況を回避できます。

また、システム構成の変更が簡単に行えるのも魅力です。

一般的にシステムの変更や構築には時間とコストがかかります。しかし、kintone ではドラッグ&ドロップの操作で、誰でも手軽にシステムが再構築できます。

kintoneドラッグアンドドロップ
出典:「kintone」公式サイト https://kintone.cybozu.co.jp/

5. 【大企業向け】サイボウズGaroon

サイボウズGaroonキャプチャ
出典:「サイボウズGaroon」公式サイト https://garoon.cybozu.co.jp/
公式サイトURL https://garoon.cybozu.co.jp/
運営会社 サイボウズ株式会社

【製品情報】

初期費用無料
プラン料金月額930円~/人(クラウド版)
カレンダー機能
チャット機能
社内メール機能
掲示板機能
ファイル管理機能
ToDo機能
ワークフロー機能
施設予約機能
連携できるシステムMicrosoft 365
V-CUBEミーティング など
※料金はすべて税込

【特徴】

  • 大企業向けに作られたグループウェア
  • 数万人規模の企業でも導入されている
  • 40以上の製品と連携が可能

サイボウズGaroonは、国内グループウェア開発企業の雄であるサイボウズ株式会社が、大企業向けに提供している製品です。

「アクセス権管理」「階層化した組織管理」「専門知識不要の操作画面」など、数千〜数万人規模の大企業でも使いやすいように設計された機能が備わっています

また、40を超える製品と連携が可能で、拡張性にも優れています。

6. 【大企業向け】Microsoft SharePoint

Microsoft SharePointキャプチャ
出典:「Microsoft SharePoint」公式サイト https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration
公式サイトURL https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration
運営会社 Microsoft Corporation

【製品情報】

初期費用無料
プラン料金月額594円~/人
カレンダー機能
チャット機能
社内メール機能
掲示板機能
ファイル管理機能
ToDo機能
ワークフロー機能
施設予約機能
連携できるシステムMicrosoft製品 など
※料金はすべて税込

【特徴】

  • Microsoft製品と連携がしやすい
  • 世界20万以上の組織で導入されている

Microsoft SharePoint は、Microsoft 365にパッケージされているグループウェアです。

ExchangeやOutlook、Word、Exceなどで作成したファイルを、セキュリティを維持しながらあらゆるデバイスでメンバーと共有が可能です。

単体でも利用できますが、Microsoft 365の他製品と連携することで真価を発揮します。

7. 【大企業向け】OfficeForce

OfficeForceキャプチャ
出典:「OfficeForce」公式サイト https://jpn.nec.com/staroffice/officeforce/
公式サイトURL https://jpn.nec.com/staroffice/officeforce/
運営会社 日本電気株式会社(NEC)

【製品情報】

初期費用無料
プラン料金429円〜/人(30ユーザーから契約可能)
カレンダー機能
チャット機能
社内メール機能
掲示板機能
ファイル管理機能
ToDo機能
ワークフロー機能
施設予約機能
連携できるシステム要問い合わせ
※料金はすべて税込

【特徴】

  • セキュリティ対策に力を入れている
  • サポート体制が整っている

OfficeForceは、大手電気メーカーのNECが提供するグループウェアです。

「アクセス権限の設定」「メールの誤送信防止」「ファイルのウイルスチェック」「アクセスログ」など、さまざまなセキュリティ対策が講じられています

情報セキュリティの国際標準規格である「ISO/IEC15408」も取得しており、信頼性の高い製品といえるでしょう。

利用方法などでわからないことがあれば、ヘルプデスクにメール、FAX、電話での問い合わせが可能。サポート体制も整えられています。

【企業規模別おすすめ製品まとめ】

企業規模おすすめの製品
小〜中企業・サイボウズOffice
・desknet’s NEO
中〜大企業・POWER EGG
・kintone
大企業・サイボウズ Garoon
・Microsoft SharePoint
・OfficeForce

スケジュールやメールの機能を無料で利用できる2製品

カレンダーやタスク管理だけ行えればよい企業であれば、わざわざコストをかけてグループウェアを導入しなくても済む可能性があります。

ここでは、カレンダー・メッセージ・メール・タスク管理などの機能を無料で利用できる製品を2つ紹介します。

1. Google

Googleキャプチャ
出典:「Google」公式サイト https://about.google/intl/ja/products/
公式サイトURL https://about.google/intl/ALl_jp/products/
運営会社 Google LLC

カレンダー(スケジュール管理)やメッセージといった一部の機能を利用したい場合には、無料で利用可能なGoogleのサービスで対応可能です。

無料で使えるおもな機能は以下の通りです。

【無料で利用できるおもな機能】

  • Gmail
  • メッセージ
  • フォト
  • カレンダー
  • Keep(メモ)
  • ドキュメント
  • スプレッドシート
  • Drive(ファイル共有)

Googleアカウントさえ作成すれば、ストレージ容量が15GBまでなら無料で利用できます。

それ以上の容量が必要な場合や、サービス利用に関してサポートを受けたい場合は、有料の「Google Workspace(旧:G Suite)」を契約しなくてはいけません。

Google Workspaceは、1ユーザーあたり月額748円(税込)~で導入可能です。

2. Outlook

Outlookキャプチャ
出典:「Outlook」公式サイト https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook
公式サイトURL https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook
運営会社 Microsoft Corporation

Outlookは、Microsoftが提供するソフトウェアです。公式サイトから無料アカウントを作成すれば利用できます。

Outlookというとメールソフトを認識されがちですが、実はスケジュールやタスク管理の機能も備わっています

無料版では、メールボックス容量が15GB、OneDriveのクラウドストレージ容量が5GBまでと制限があるものの、機能は有料版と変わりません。

グループウェア選定のポイント

自社にあったグループウェアを選ぶためには、どのような点に注意するとよいのでしょうか?

企業のDX化を支援しているコンサルタントの川田哲也さんに、製品選定のポイントについて伺いました。

――自社にあったグループウェアを選ぶためのポイントを教えてください。

次の3つのポイントを意識して選ぶとよいでしょう。

【グループウェア選定のポイント】

  1. 必要な機能の洗い出し
  2. 他システムとの連携可否
  3. 権限や役割の設定・変更のしやすさ

1. 必要な機能の洗い出し

まずは、使いたい機能を整理することが大切です。

製品によって備わっている機能が異なります。そのため、「グループウェアで何をしたいのか?」「そのためにはどのような機能が必要なのか?」が明確化できていれば、製品はある程度限定されます

例えば、スケジュールや掲示板といった基本的な機能であれば、多くのグループウェアに搭載されていますが、決裁ワークフローや経費精算、他システムとの連携なども行いたいのであれば製品は限られます。

使える機能が多くなると、その分料金も高くなる傾向にありますから、無駄にコストをかけないためにも、必要な機能を明確にしてから製品を選びましましょう。

2. 他システムとの連携可否

すでに導入している他システムと連携できれば、業務の効率化をより促進できます

例えば、決裁ワークフローシステムと連携すれば、差し戻しや決裁のタイミングで通知がくるように設定が可能なので、見逃しが減り、申請手続きをより効率的に進められます。

他にも、生産管理や販売管理、在庫管理などのシステムと連携すれば、情報が更新される度に、経営者や関係するメンバーに共有することも可能ので、情報共有や業務効率化が図りやすくなるでしょう。

3. 権限や役割の設定・変更のしやすさ

どの企業でも、組織変更や人事異動はつきものです。運用担当者が途中で変わることもあるでしょう。

その度に、変更内容をグループウェアにも反映させなくてはいけません。こうした手間をできるだけ減らすために、登録内容の変更や管理者の権限移行のしやすさを事前に確認しておくことが大切です。

他にも、パスワードを忘れた際に、従業員が自分で再設定できるような製品を選べば、運用担当者の負担は軽減できるでしょう。

グループウェアの選び方や導入メリットについて、より詳細に知りたい方は下記の記事を参考にしてください。

まとめ

グループウェアは、業務の効率化や円滑なコミュニケーションを実現するツールです。

製品を検討する際には、「必要な機能の洗い出し」「他システムとの連携可否」「権限や役割の設定・変更のしやすさ」が重要なポイントになります。

今回紹介した編集部おすすめの製品も参考に、ぜひ自社に合うものを探してみてください。

上に戻る