クラウド労務管理システム11製品比較｜選び方・導入メリットを解説

【この記事で紹介している製品一覧】

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サービス名	特徴
【専門家おすすめ】SmartHR	迷ったらこれ！ 勤怠管理や給与計算、他システム連携も優秀
【専門家おすすめ】freee人事労務	勤怠管理や給与計算もできる
【専門家おすすめ】オフィスステーション労務	帳票数No.1
クラウドハウス労務	人事労務のすべてを紙から解放できるシステム
COMPANY	大企業向け統合型人事労務管理システム
DirectR	無料プランあり
e-AMANO人事届出サービス	帳票の半数以上が電子申請に対応
ジョブカン労務HR	従業員情報の項目を自由にカスタマイズ
jinjer労務	シリーズ製品との連携でより業務が効率化
楽楽労務	複雑な承認フローにもらくらく対応
マネーフォワード クラウドHRソリューション	人事・労務領域に特化したパッケージ製品

迷ったらこれ！編集部おすすめの労務管理システム

労務管理システムの導入を考えている方に、まず編集部がおすすめしたいのがSmartHRです。

機能が豊富でシステム連携にも優れており、多くの企業で導入されています。

どのシステムを導入しようか迷っている方は、ぜひチェックしてみてください。

【編集部セレクト】SmartHR

SmartHR 公式サイト　https://smarthr.jp/ 運営会社　株式会社SmartHR

【おすすめポイント】

• 労務管理クラウド3年連続シェアNo.1（※）。運用担当者満足度も高い
• 面倒なノンコア業務から担当者を開放し、コスト削減も同時に実現
• 人事・労務の幅広い業務をカバーし、システム連携でさらに効率化
• 他言語対応で外国人従業員も利用しやすく、サポート体制も充実

※ デロイト トーマツ ミック経済研究所「HRTechクラウド市場の実態と展望 2020年度」より

より詳しくSmartHRを知りたい方はこちらの公式資料がおすすめです。

【プラン価格】

初期費用	要問い合わせ
月額利用価格	要問い合わせ
無料トライアル	15日間

【機能表】

帳票数		24
機能の網羅性	入退社手続き	◯
	電子申請（e-Gov）	◯
	年末調整	◯
	マイナンバーカード管理	◯
	従業員名簿	◯
API連携可能な給与システム		マネーフォワードクラウド給与など5製品
従業員による入力		◯

専門家が勧める労務管理システムの選び方

労務管理システムといっても、たくさんの製品がリリースされています。せっかく導入したのに自社に合わないものを選んでしまい成果が得られなかった、といった事態は避けたいですよね。

これまでに、200社以上の労務管理システムの導入を支援してきた株式会社TECO Design代表の杉野愼さんに、製品選びのポイントについて詳しく伺いました。

労務管理システムは4つの軸で選ぶ

――労務管理システムはどのような軸で選べばよいのでしょうか？ 

以下の4つの軸で製品を比較するよいでしょう。

【労務管理システム選定の軸と重視すべき企業】

製品選定の軸	重視すべき企業
（1）機能の網羅性	・改善したい業務が明確な企業
（2）帳票数	・グローバル企業 ・ケガや病気のリスクが高い企業（建設、運送など）
（3）給与計算システムとの連携	・従業員数が多い企業 ・入社者が多い企業
（4）従業員自身による入力や情報確認が可能か	・小売、飲食など多店舗展開している企業 ・支店が多い企業

(1)機能の網羅性

──具体的にどのような機能に注目したらよいのでしょうか？ 

「電子申請」と「年末調整」の2つは必須です。電子申請に対応していないと、社会保険や労務保険などの書類を各機関に提出しに行かなくてはいけません。年末調整は従業員と担当者どちらにとっても負担が大きいので、システムによって効率化したい作業です。電子申請は申請証明書も取得できるかもチェックしておくとよいでしょう。

「給与計算機能」「勤怠管理機能」「サーベイ機能」「モバイル機能」などの有無も、製品によって差が出るところです。

 ──「機能の網羅性」を重視すべきなのはどのような企業でしょうか？ 

改善したい業務が明確な企業です。社会保険手続きの業務を改善したい場合には、電子申請機能や帳票作成機能が重要になります。従業員情報の管理に課題があるならば、データベース機能を備えた製品を選ばなくてはいけません。

機能を確認するときは、営業担当者からの説明だけではなく、製品のヘルプページまで読み込んで細かく確認しておくとよいでしょう。

(2)帳票数

──帳票は具体的にどのようなものがあるとよいのでしょうか？

大きく分類すると、労働基準監督署に提出する書類、ハローワークに提出する書類、健康保険関連で提出する書類、年金事務所に提出する書類の4つです。出力（印刷）できる帳票の種類に加えて、システム上から電子申請ができるかも確認しておくことが大切です。

 ──電子申請に対応していないと、どのようなデメリットがありますか？

書類を役所に提出しに行ったり、郵送したりする手間と時間がかかります。ただし、従業員数が10人程度で、入れ替わりが年に1人いるかいないかぐらいであれば、書面で提出してもさほどの手間にはならないと思います。

──多種類の帳票対応が必要になるのはどのような企業でしょうか？ 

外国人労働者が多い企業やケガや病気のリスクが高い企業ですね。例えば、コンビニや介護施設などは、外国人の従業員も多数在籍しますので、日本人とは別種類の書類が必要になることがあります。建設会社や運送会社などは、工事現場や運転中の事故に備えて、労災関連の帳票が必要になります。

(3)他システムとの連携

──3つ目の「他システムとの連携」について詳しく教えてください。

一番注目したいのは「給与計算システムと連携ができるか」という点です。労務では、給与計算の結果を使って作成する書類が多くあります。給与システムと連携ができると、情報を転記したり、データをCSV形式で取り込んだりする必要がないため、担当者の作業負担が小さくなりますし、ミスも起こりにくくなります。

労務で提出した書類の内容を給与計算に反映させなければならないこともありますから、双方向のシステム連携が可能か確認しておくようにしましょう。

また、どの項目が連携できるかをチェックすることも大切です。「氏名」「従業員番号」は必須で、「所属」「社会保険の標準報酬月額」「入社日（取得日）」などが特に重要になります。また、労務管理システムで入社情報の収集をしていたり、身上異動のワークフローを行っていたりする場合には、基本給や住所、銀行口座なども連携したいところです。

連携できる項目は製品によって違います。ほとんどの製品は公式サイトに明記されているので、事前に確認するようにしてください。

──他システムとの連携を特に重視すべきなのはどのような企業ですか？ 

従業員が多い企業や入社者が多い企業が該当するでしょう。一人あたりの転記作業は大したことがなくても、従業員が多くなるほど負担が増え、ミスも起こりやすくなります。労務業務を1人の担当者が行っている場合、1ヶ月に入社手続きが3～4件発生するようなら、連携していないと手が回らなくなるでしょう。

(4)従業員自身による入力や情報確認が可能か

──従業員が自分で情報を入力できるかどうかは、なぜ重要なのでしょうか？ 

従業員自身で入力できないと、情報に変更が出るたびに労務担当者が入力しなくてならず負担が大きいからです。ただし、セキュリティや情報管理の観点から、従業員が直接入力できない仕様の方が好ましい企業もあるでしょう。 

──この軸が特に重要になるのは、どのような企業でしょうか？ 

多店舗展開している企業や、支店が多い企業です。そうした企業は、各店舗や支店から従業員情報の書類が送られてくるため管理が大変です。入力にも相当な時間がかかります。本人が入力ができる方が効率的で管理も楽です。

おすすめ労務管理システム12製品の比較リスト【機能・価格】

ここからは、杉野さんおすすめの労務管理システム3製品と、選定ポイントを基に編集部がセレクトした8製品をタイプ別に紹介していきます。

【価格比較表】

	初期費用	月額利用価格	無料 トライアル
SmartHR	要問い合わせ	要問い合わせ	15日間
freee人事労務	要問い合わせ	基本料金＋550円／人※1	要問い合わせ
オフィスステーション 労務	11万円	440円／人	30日間
クラウドハウス労務	要問い合わせ	要問い合わせ	要問い合わせ
COMPANY	要問い合わせ	要問い合わせ	要問い合わせ
DirectHR	無料	440円／人	15日間
e-AMANO人事届出サービス	無料	9900円〜	30日間
ジョブカン労務HR	無料	440円／人	30日間
jinjer労務	要問い合わせ	330円／人	あり
楽楽労務	要問い合わせ	3万3000円〜	要問い合わせ
マネーフォワード クラウド HRソリューション	要問い合わせ	要問い合わせ	1ヶ月間

【機能比較表】

	帳票数	機能の網羅性					連携可能な給与システム	従業員による入力
		入退社手続き	電子申請	年末調整	マイナンバーカード管理	従業員名簿
SmartHR	24	◯	◯	◯	◯	◯	主要製品5製品	◯
freee人事労務	32	◯	◯	◯	◯	◯	要問い合わせ	◯
オフィスステーション 労務	107	◯	◯	ー	ー	◯	主要製品6製品	◯
クラウドハウス労務	要問い合わせ	◯	◯	◯	◯	◯	要問い合わせ	◯
COMPANY	要問い合わせ	◯	◯	◯	◯	◯	給与計算機能を搭載	◯
DirectHR	要問い合わせ	◯	◯	◯	◯	◯	freee人事労務	◯
e-AMANO人事届出サービス	43	◯	◯	◯	◯	◯	給与奉行クラウド	◯
ジョブカン労務HR	要問い合わせ	◯	◯	◯	◯	◯	ジョブカン給与計算	◯
jinjer労務	要問い合わせ	◯	◯	ー	ー	◯	jinjer給与	◯
楽楽労務	要問い合わせ	◯	◯	ー	◯	◯	要問い合わせ	◯
マネーフォワード クラウドHRソリューション	約40	◯	◯	◯	◯	◯	マネーフォワード クラウド給与	◯

機能の網羅性に優れた労務管理システム

まずは、機能の網羅性に優れた労務管理システム5製品を紹介します。

【専門家おすすめ】多機能で他製品との連携にも優れた万能型の労務管理システム「SmartHR」

SmartHR 公式サイト　https://smarthr.jp/ 運営会社　株式会社SmartHR

＼SmartHRって何ができるの？／

【プラン価格】

初期費用	要問い合わせ
月額利用価格	要問い合わせ
無料トライアル	15日間

【機能比較表】

帳票数		24
機能の網羅性	入退社手続き	◯
	電子申請（e-Gov）	◯
	年末調整	◯
	マイナンバーカード管理	◯
	従業員名簿	◯
API連携可能な給与システム		マネーフォワードクラウド給与など5製品
従業員による入力		◯

【特徴】

• API連携可能な外部システムが多く、人事労務業務全般の効率化を促進できる
• 6言語に対応。外国人従業員も操作がしやすい
• サーベイ機能が備わっており従業員や組織のコンディション管理にも効果的

クラウド労務管理システム3年連続シェアNo.1（デロイト トーマツ ミック経済研究所「HRTechクラウド市場の実態と展望 2020年度」より）、全国で3万社以上の導入実績を誇る労務管理システムです。

連携できる外部システムが多く、給与計算システムとは5製品とAPI連携が可能。スマホアプリからでも各種手続きが行えたり、書類の印刷代行サービスがあったり、細かい部分も充実しています。

また、スタンダードプランとプロフェッショナルプランには多言語化対応機能が備わっており、日本語、英語、中国語（繁体字）、中国語（簡体字）、韓国語、ベトナム語の6言語で情報を入力可能。外国人従業員も利用しやすいように設計されています。

機能が豊富で連携にも優れているため、必要な機能が明確な企業や、システム間の連携による効率化を目指している企業におすすめです。 

【連携可能なおもな他システム】

給与計算ソフト	マネーフォワード クラウド給与、PCA給与hyper、freee人事労務　など
勤怠管理サービス	ジョブカン勤怠管理、勤革時、KING OF TIME　など
採用管理サービス	JobSuite、Talentio、HITO-Linkリクルーティング　など
評価管理システム	RECOG、HR Brain　など
チャットツール	slack、Chatwork、Microsoft Teams　　など

【導入企業の評価：ITサービス／100人規模のケース】

より詳しくSmartHRをを知りたい方はこちらの資料がおすすめです。

人事労務のすべてを紙から解放！多機能な「クラウドハウス労務」

クラウドハウス労務 公式サイト　https://jp.cloud-house.com/service/workforce/ 運営会社　株式会社Techouse

【プラン価格】

初期費用	要問い合わせ
月額利用価格	要問い合わせ
無料トライアル	要問い合わせ

【機能表】

帳票数		要問い合わせ
機能の網羅性	入退社手続き	◯
	電子申請（e-Gov）	◯
	年末調整	◯
	マイナンバーカード管理	◯
	従業員名簿	◯
API連携可能な給与システム		要問い合わせ
従業員による入力		◯

【特徴】

• 入社手続きから人事データ管理、年末調整まで人事労務をすべてペーパーレスで実現
• めんどうだった雇用契約（締結、回収、管理）がシステム上で完結する
• 最大2ヶ月間、専任担当者が導入・運用をサポート。はじめての導入でも安心

【専門家おすすめ】勤怠管理や給与計算もできる「freee人事労務」

freee人事労務 公式サイトURL　https://www.freee.co.jp/hr/ 運営会社　freee株式会社

【プラン価格】

	ミニマム	ベーシック	プロフェッショナル	エンタープライズ
初期費用	要問い合わせ	要問い合わせ	要問い合わせ	要問い合わせ
月額利用価格（年額プラン）	2178円〜＋330円／人	4378円〜＋550円／人	8888円〜＋770円／人	要問い合わせ
無料トライアル	要問い合わせ	要問い合わせ	要問い合わせ	要問い合わせ

【機能表】

帳票数		32
機能の網羅性	入退社手続き	◯
	電子申請（e-Gov）	◯
	年末調整	◯
	マイナンバーカード管理	◯
	従業員名簿	◯
API連携可能な給与システム		要問い合わせ
従業員による入力		◯

【特徴】

• 勤怠管理や給与計算も行えるのでデータ移行作業が不要。転記ミスも予防できる
• 1データベースなので修正が簡単。対応もれが起こりにくい
• 日勤と夜勤があるような職場など、給与計算が対応できないケースがある

入退社手続き、電子申請、年末調整といった労務業務だけではなく、勤怠管理や給与計算も行えるのが特徴です。労務、勤怠、給与のデータを一元で管理できるため、データ移行の手間がなく、転記ミスも防げます。ただし、単価×時間（日数）の給与計算が行えないため、例えば日勤と夜勤があるような職場だと対応できないので注意が必要です。

【導入企業の評価：専門商社／50人規模のケース】

大企業向け統合型人事労務管理システム「COMPANY」

COMPANY 人事管理 公式サイト　https://www.works-hi.co.jp/ 運営会社　株式会社Works Human Intelligence

【プラン価格】

初期費用	要問い合わせ
月額利用価格	要問い合わせ
無料トライアル	要問い合わせ

【機能表】

帳票数		要問い合わせ
機能の網羅性	入退社手続き	◯
	電子申請（e-Gov）	◯
	年末調整	◯
	マイナンバーカード管理	◯
	従業員名簿	◯
API連携可能な給与システム		システム内に給与計算機能を搭載
従業員による入力		◯

【特徴】

• 基本機能を網羅。人事労務業務を幅広くカバーできる統合型システム
• 大手企業での導入実績が豊富
• タレントマネジメント機能を備えているので、別システムの導入が不要

無料プランあり「DirectHR」

DirectHR 公式サイト　https://directhr.jp/ 運営会社　株式会社エムケイシステム

【プラン価格】

	無料プラン	有料プラン
初期費用	無料	無料
月額利用価格	無料	440円／人
無料トライアル	15日間	15日間

【機能表】

帳票数		要問い合わせ
機能の網羅性	入退社手続き	◯
	電子申請（e-Gov）	◯
	年末調整	◯
	マイナンバーカード管理	◯
	従業員名簿	◯
API連携可能な給与システム		freee人事労務
従業員による入力		◯

【特徴】

• 労務管理の基本的な機能を網羅
• 離職票や労災通知書などの公文書をWeb上で受け渡しができる
• 無料プランがある（年末調整、電子申請、サポートが利用不可）

帳票の種類が豊富な労務管理システム

次に、帳票が充実している労務管理システム2製品を紹介します。

【専門家おすすめ】帳票数No.1の「オフィスステーション 労務」

オフィスステーション 公式サイト　https://www.officestation.jp/roumu/ 運営会社　株式会社エフアンドエム

【プラン価格】

初期費用	11万円
月額利用価格	440円／人
無料トライアル	11万円

【機能表】

帳票数		107
機能の網羅性	入退社手続き	◯
	電子申請（e-Gov）	◯
	年末調整	ー
	マイナンバーカード管理	ー
	従業員名簿	◯
API連携可能な給与システム		マネーフォワードクラウド給与／PCA給与DXクラウド／給与奉行i11／給与奉行i10／PCA給与hyper／freee人事労務
従業員による入力		◯

【特徴】

• 107種類の帳票に対応。労災保険の書類も充実
• API連携が可能な給与計算システムが多い
• シリーズ製品を組み合わせることで、年末調整やマイナンバー管理にも対応可能

オフィスステーションは、1万5000社以上に導入されている労務管理システムです。

107種類の人事労務関連帳票に対応。もちろん電子申請も可能です。また、クラウド型の給与計算システム6製品とAPI連携ができます。

同シリーズには、年末調整、マイナンバー管理、有給管理、給与明細のそれぞれに特化した製品があり、必要なものを組み合わせるアラカルト形式で利用ができるのも大きな特徴です。

【導入企業の評価：イベント企画／300人規模のケース】

帳票の半数以上が電子申請に対応している「e-AMANO人事届出サービス」

e-AMANO人事届出サービス 公式サイト　https://www.tis.amano.co.jp/e-amano/ 運営会社　アマノ株式会社

【プラン価格】

初期費用	無料
月額利用価格	〜30人　　9900円〜 〜50人　　1万6500円 〜100人　　2万6400円 〜150人　　3万8500円 〜200人　　4万8400円 〜300人　　6万3800円 〜400人　　8万3600円 〜500人　　9万9000円 〜600人　　11万8800円 〜700人　　13万8600円 〜800人　　15万8400円 〜900人　　17万8200円 〜1000人　　19万8000円 1001人以上　別途見積もり
無料トライアル	30日間

【機能表】

帳票数		43
機能の網羅性	入退社手続き	◯
	電子申請（e-Gov）	◯
	年末調整	◯
	マイナンバーカード管理	◯
	従業員名簿	◯
API連携可能な給与システム		給与奉行クラウド
従業員による入力		◯

【特徴】

• 帳票が43種類。うち23種類は電子申請に対応
• 高年雇用関連の帳票が充実
• 雇用契約書のレイアウトをカスタマイズできる

シリーズ製品と連携しバックオフィス業務全般を効率化できる労務管理システム

続いて、シリーズ製品の給与計算ソフトや勤怠管理システムなどと連携することで、バックオフィス業務の効率化が実現できる4製品を紹介します。

シリーズ製品と連携しバックオフィス業務を効率化「ジョブカン労務HR」

ジョブカン労務HR 公式サイト　https://lms.jobcan.ne.jp/ 運営会社　株式会社 DONUTS

【プラン価格】

	無料プラン	有料プラン
初期費用	0円	0円
月額価格	0円	440円／人
従業員	5名まで	制限なし
無料トライアル	30日間	30日間
備考	機能制限あり	大規模（500名以上）の企業は別途見積もり

【機能表】

帳票数		要問い合わせ
機能の網羅性	入退社手続き	◯
	電子申請（e-Gov）	◯
	年末調整	◯
	マイナンバーカード管理	◯
	従業員名簿	◯
API連携可能な給与システム		ジョブカン給与計算
従業員による入力		◯

【特徴】

• 同シリーズの給与計算、勤怠管理、ワークフローなどの製品と連携しやすい
• ストレスチェック機能が備わっており、従業員のコンディション管理も行える
• 従業員情報の項目を自由にカスタマイズ可能

シリーズ製品は1データベースで運用可能な「jinjer労務」

jinjer労務 公式サイト　https://hcm-jinjer.com/roumu/ 運営会社　ネオキャリア株式会社

【プラン価格】

初期費用	要問い合わせ
月額価格	330円／人
無料トライアル	あり

【機能表】

帳票数		要問い合わせ
機能の網羅性	入退社手続き	◯
	電子申請（e-Gov）	◯
	年末調整	ー
	マイナンバーカード管理	ー
	従業員名簿	◯
API連携可能な給与システム		jinjer給与
従業員による入力		◯

【特徴】

• jinjerシリーズの他製品と連携することで、バックオフィス業務全般の効率化が図れる
• シリーズ製品とは1データベースで運用可能
• 従業員はToDoリストに従ってタスクを行えば、各種手続きを完了できる

複雑な承認フローにも対応！「楽楽労務」

楽楽労務 公式サイト　https://www.rakurakuroumu.jp/ 運営会社　株式会社ラクス

【プラン価格】

初期費用	要問い合わせ
月額価格	3万3000円〜
無料トライアル	要問い合わせ

【機能表】

帳票数		要問い合わせ
機能の網羅性	入退社手続き	◯
	電子申請（e-Gov）	◯
	年末調整	ー
	マイナンバーカード管理	◯
	従業員名簿	◯
API連携可能な給与システム		要問い合わせ
従業員による入力		◯

【特徴】

• シリーズ製品と連携することで、バックオフィス業務全般を効率化できる
• 月額最低利用価格が3万3000円（税込）。従業員数によって変動
• 承認フロー機能を搭載。AND/OR条件で承認者を複数設定可能

下記の記事でも杉野さんおすすめの人事労務システムを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

人事・労務領域に特化したプロダクト群の「マネーフォワード クラウドHRソリューション」

マネーフォワード クラウドHRソリューション 公式サイト　https://biz.moneyforward.com/campaign/mf_cloud/13927/ 運営会社　マネーフォワード株式会社

【プラン価格】

初期費用	要問い合わせ
月額利用価格	要問い合わせ
無料トライアル	1ヶ月間

【機能表】

帳票数		約40
機能の網羅性	入退社手続き	◯
	電子申請（e-Gov）	◯
	年末調整	◯
	マイナンバーカード管理	◯
	従業員名簿	◯
API連携可能な給与システム		マネーフォワード クラウド給与を利用可能
従業員による入力		◯

【特徴】

• マネーフォワードシリーズの人事・労務関連製品群プラットフォーム
• 「人事管理」「給与計算」「勤怠管理」「年末調整」「社会保険」「マイナンバー」から必要な製品を組み合わせて利用可能
• 専任担当者がデータ移行や初期設定をサポート。初めての導入でも安心

労務管理システムを導入するメリット・デメリット

労務管理システムを導入する企業は増えていますが、いまだに紙やExcelなどを使って労務業務を行っている企業も多く存在します。労務管理システムを導入すべき理由ついて、改めて杉野さんに伺いました。

【メリット①】労務業務が効率化され担当者や従業員の負担が減る

──労務管理システムを導入するメリットは何でしょうか？

一番大きなメリットは、労務業務が効率化されることです。労務管理システムを導入することで、例えば、離れた拠点から書類作成に必要な資料を郵送してもらったり、それをわざわざ別の書類に転記したりする手間がなくなります。数日から1週間かかっていた業務がその日のうちに終わってしまうこともありますね。

また、紙での手続きだと、郵送するために送り状を手配したり、Excelやスプレッドシートでどこまで進んだか管理したりなど、それに付随する仕事も増えてしまいます。こうした業務を発生させない効果もあります。

【メリット②】労務担当者がコア業務に専念できる

ノンコア業務にかかる時間が減るので、担当者が「コア業務」に専念できるようになるのも大きなメリットでしょう。そもそも、企業は労務関連の事務作業で利益を上げているわけではありません。書類作成や各種手続きなどの作業をシステムに任せられれば、その分、付加価値の高いコア業務に集中できるようになります。

──労務担当者にとって「付加価値の高い仕事」とはどのよう業務でしょうか？

従業員が「企業活動のコア業務」に専念できる環境を作ることです。

「扶養者変更の手続きを行わなくてはいけない」「病院に行きたいが保険証が届かない」といった場合に、手続きに時間を取られているようだと、従業員はコア業務に集中しづらくなります。従業員の残業時間や有給取得率などを管理して労働環境を改善することも労務担当者の大切な仕事です。

【メリット③】採用力が強化される

副次的ですが、採用活動への影響も考えられます。

採用面接では労働環境に関する質問も多く出ます。労務管理システムを採用していれば、平均残業時間や有給取得率を把握できるのですぐに回答できます。また、データをもとに労働環境を改善していくことで、応募者への印象がよくなり採用活動にもプラスの効果が出るでしょう。

むしろ、導入していないことで、「今どき労務管理システムもないなんて…」と、応募者に敬遠される可能性があります。「この書類とこの書類に印鑑を押して1週間後に持ってきてください」と伝えると、「Web上ですべて完結できないんですか？」とネガティブな印象を受ける応募者も多いはずです。

【デメリット】クラウド型のシステムはカスタマイズ性が低い

──デメリットは何かありますか？

クラウド型の労務管理システムは多くの企業が利用できるよう汎用的に作られているため、オンプレミス型と比べてカスタマイズ性が劣ります。

そのため、従来の労務管理のやり方を全く変えずに運用しようとするとうまくいかず、途中で挫折してしまうことが多いので注意しなくてはいけません。システムに合わせて業務のルールを適宜変更する柔軟な対応が、労務管理システムを効果的に活用するためには重要です。

労務管理システムの導入失敗を防ぐための3箇条

せっかく労務管理システムを導入したのに、思うような成果が得られなかったというケースも少なくありません。そうした事態を防ぐために、事前に注意すべきポイントについて杉野さんに聞きました。

「素材」「加工」「品質管理」のどこに自社の課題があるかを明確にする

──労務管理システムを検討する際に注意すべき点について教えてください。

まず、労務業務のどこに課題があるのか整理することが大切です。労務業務は、「素材」「加工」「品質管理」の3つのフェーズに分けることができます。

素材

まずは「素材」。この段階で行うのは必要な書類の収集作業です。例えば、社会保険を取得する際には、履歴書、通勤費の申請書、雇用契約書、年金手帳かマイナンバーカード、などの書類がないと手続きを進められません。こうした書類を従業員から集めるのが「素材」のフェーズです。

従業員からすれば、どの書類を提出すればよいのかわからないことも多いので、必要なものが全部そろうまでには結構な時間と手間がかかります。ですから、まずはすべての書類が簡単にそろうように「仕組み化」することが大切です。

書類が一度に全部そろえば理想的ですが、難しければどの書類が提出済みで、どの書類が不足しているか管理できるようにしなければなりません。これが素材フェーズにおける課題です。

加工

「加工」は、集めた書類の記載内容に不備がないかを確認しつつ、集約する作業です。添付書類のフォーマットを整える作業なども含まれます。 

加工フェーズの典型的な課題として「転記中の記入ミス」があります。労務で取り扱う書類は「個人情報」に関わるものが多く、作業を中断するたびに保管場所に戻し厳重に管理する必要があるため、転記をミスが起こりやすくなります。

 

品質管理

「品質管理」は、「素材」「加工」を経て作成した書類をチェックする作業です。この段階では、必要な書類がそろっているか、記載漏れがないかを確認します。

品質管理における課題としては「チェックのための十分な時間が取れない」ということが挙げられます。よくある話ですが、素材や加工の段階で9割の時間がとられ、チェックには残りの1割程度しか割けない。これでは書類の品質が保てず、後で「差し戻し」が起きやすくなります。

担当者が新しい手続きの方法や書類の新フォーマットなどを調べて習熟する時間がないことも品質が落ちる理由の一つです。制度が変わり書式や提出方法も新しくなっているのに、担当者がそれを知らないまま従来のフォーマットで書類を作成してしまい、差し戻しになってしまうことがあります。

「素材」「加工」が課題なら労務管理システムを導入すべき

──労務管理システムの導入効果が大きいのは、「素材」「加工」「品質管理」のどこに課題があるときでしょうか？

特に「素材」と「加工」です。先ほど説明した通り、「素材」と「加工」が労務業務の大半を占めているので、ここの時間を短縮できれば「品質管理」に時間を割けるようになります。

さらにいうと、「素材」と「加工」で発生する作業は、担当者個人の技量があれば時間を短縮できるというものでもなく、むしろ、仕組みを整備した方が時間短縮につながります。特に「素材」の段階では、労務管理システムの「プリセット機能」でかなりの時間短縮が実現できます。例えば、「指定された書類をすべて添付しなければ申請が提出できない」ように設定することで、紙の書類では起きがちな不備が大幅に減らせます。

また、従業員本人がシステム上で必要事項を書き込めるようになるので、「加工」の段階で発生していた転記作業も不要になり、記入ミスがなくなります。かなりの時間短縮にもつながるでしょう。

「品質管理」に課題があると導入効果が小さくなる場合もある

──「品質管理」に課題がある場合は、労務管理システムの効果は出にくいのでしょうか？

「品質管理」のフェーズにおける課題解決の糸口はむしろ、システム導入以前の部分にあるケースも多いです。

「素材」や「加工」とは異なり、「品質管理」は担当者の技量に左右される部分も大きいといえます。書類は完成しているのに提出できていない、担当者が確認したうえで提出したのに各機関から差し戻されてしまった、などの状態であれば、「担当者の習熟度」「業務フローの未整備」などが原因として考えられます。その場合、労務管理システムを導入するより先に、担当者のスキルアップや業務フローの見直しを優先して行う必要があるでしょう。

専門家がおすすめする人事労務システムの組み合わせ

労務管理システムは、給与計ソフトや勤怠管理システムと連携することで、人事労務業をさらに効率化できます。

最後に、人事労務システムのおすすめの組み合わせを杉野さんに教えていただきました。

【杉野さんおすすめの人事労務システムの組み合わせ】

労務管理システム	SmartHR
給与計算ソフト	マネーフォワード クラウド給与
勤怠管理システム	KING OF TIME

詳しくはこちらの記事で解説しています。

まとめ

労務管理システムを有効に活用できれば、労務業務が効率化され、担当者は付加価値の高いコア業務に集中できるようになります。

特に、必要書類を集める段階で手間取っていたり、必要書類を整理して規定の帳票に転記する作業に時間を取られたりしている場合は、労務管理システムの導入効果は大きいでしょう。

システム選定の際は「帳票数」「機能の網羅性」「他システムとの連携」「従業員による入力」の4つの軸を参考に、自社に合った製品を検討してみてください。無料トライアル期間が設けられている場合には、実際に製品を使用して機能や操作性を確認するとよいでしょう。