記事の目次

【この記事に登場する有識者】
株式会社TECO Design 代表取締役社長
杉野 愼さん

岡山県笠岡市出身。広島大学大学院工学研究科修士課程修了。医療系IT上場ベンチャー企業、大手社会保険労務士事務所などを経て、2019年に株式会社TECO Designを設立。 医療系IT企業ではテレアポから営業トークまで各種の営業手法を徹底的に分析したアプローチを取り入れてトップセールスを継続達成。社労士事務所では担当企業のIPO、M&Aなどにも関わりつつ、IT推進室室長としてIT化推進などに注力した。

株式会社TECO Designでは、勤怠管理や給与計算などのクラウドシステムの他、データベースの導入や移行、バックオフィスの業務設計などを手掛ける。これまでにシステム導入を支援した企業は200社以上。クラウドサービスの比較、検討、ショールームの予約などができる、オウンドメディア「クラウドステーション」も運営。

企業のステージ別おすすめ勤怠管理システム4選【月額料金・機能比較表あり】

まずはじめに、これまでに200社以上のシステム導入支援をされてきた株式会社TECO Design代表 杉野愼さんに、おすすめの勤怠管理システムを紹介してもらいました。

杉野さんによると、勤怠管理がどのようなステージにあるのかによって、適切な製品は異なるようです(※下記の表を参考)。

導入企業の担当者に聞いた製品評価についても詳しくお伝えするので、ぜひ参考にしてください。

【杉野さんおすすめの勤怠管理システム】

勤怠管理のステージおすすめ製品
【ステージ0】勤怠管理をきちんと行えていない企業IEYASU
【ステージ1】紙やエクセルで勤怠管理を行っている企業マネーフォワードクラウド勤怠
【ステージ2】既存の勤怠管理システムをクラウド型に切り替えたい企業King Of Time
・ジョブカン勤怠

【製品比較表】

IEYASUマネーフォワードクラウド勤怠King Of Timeジョブカン勤怠
プラン料金(月額)有料プラン4180円~31名以下:3278円〜31名以上:要問い合わせ330円/人220円〜/人
無料プラン
初期費用無料無料無料無料
人数制限無料プラン:なし
有料プラン:999人まで※1
要問い合わせなしなし
対応勤務形態1ヶ月単位の変形労働
フレックスタイム裁量労働
1ヶ月単位の変形労働
1年単位の変形労働
フレックスタイム
裁量労働
シフト制
管理監督者
1ヶ月単位の変形労働
1年単位の変形労働
フレックスタイム
裁量労働
シフト制
管理監督者
フレックスタイム
裁量労働
シフト制
管理監督者
直行直帰(みなし)「直帰」が不可
アラート機能◯(無料プランで一部可能)◯(指定のもののみ)
打刻漏れ等通知機能◯(画面アラートのみ)
打刻漏れ等通知機能(管理者)ー(別途レポート機能で対応)◯(画面アラートのみ)
時刻まるめ方法5,10,15,30分(全社一括)5,10,15,30,60分(全社一括)5,10,15,20,30,60分(雇用区分)1,5,10,15,30,60分(グループごと)
承認フロー設定◯(ANDもORも可能)◯(ANDもORも可能)◯(ANDもORも可能/5段階)◯(ANDもORも可能/5段階)
スマホ打刻(GPS)
スマホ申請◯(アプリで可能)◯(ブラウザで可能)◯(アプリで可能)◯(ブラウザで可能)
スマホ承認◯(アプリで可能)◯(ブラウザで可能)◯(ブラウザで可能)◯(ブラウザで可能)
休暇申請
残業申請
※料金は全て税込

勤怠管理をきちんと行えていない企業におすすめ|無料で使える「IEYASU」

IEYASUキャプチャ
出典:「IEYASU」公式サイト https://www.ieyasu.co/
IEYASU
公式サイト https://www.ieyasu.co/
運営会社 IEYASU株式会社

【製品情報】

プラン料金(月額)有料プラン4180円~
無料プラン
初期費用無料
人数制限無料プラン:なし有料プラン:999人まで※1
対応勤務形態1ヶ月単位の変形労働
フレックスタイム
裁量労働
直行直帰(みなし)
アラート機能◯(無料プランで一部可能)
打刻漏れ等通知機能
打刻漏れ等通知機能(管理者)ー(別途レポート機能で対応)
時刻まるめ方法5,10,15,30分(全社一括)
承認フロー設定◯(ANDもORも可能)
スマホ打刻(GPS)
スマホ申請◯(アプリで可能)
スマホ承認◯(アプリで可能)
休暇申請
残業申請
※料金は全て税込

◆専門家に聞いたIEYASUの特徴

  • 無料プランでも打刻、集計、申請、承認が行える
  • 打刻ミスが起こりにくいビジュアル設計
  • 有料プランへの移行で機能を拡張できる

ステージ0の企業におすすめなのは「IEYASU」です。

無料プランと有料プランがあり、無料プランでも打刻と集計、各種の申請・承認の機能が利用できます

IEYASUは、特にUIのわかりやすさには定評があります。

出退勤の画面で「出勤」のボタンを押すと、次に押すボタンに誘導するようなビジュアル設計になっています。スマートフォンのアプリでも同様に使えるので、PCが苦手な人でも扱いやすく、初歩の勤怠管理システムとして適した製品です。

無料プランでは機能が制限されており有給管理ができませんが、システム利用に慣れた段階で有料プランに移行すれば、機能を拡張できます。

「IEYASU」の打刻画面

 (1)~(3)の順でタイムカード打刻画面が表示される。押すべきボタンが直感的に理解できるので打刻ミスを減らせる

(1)出勤時は「出勤」ボタンしか押せない(※設定により可能)

IEYASU打刻画面1

(2)「出勤」を押すと「退勤」と「休憩開始」しか押せない

IEYASU打刻画面2

(3)「休憩開始」を押すと、「休憩終了」しか押せない

IEYASU打刻画面3

モバイルアプリでも同様の操作ができる

IEYASUKING OF TIMEジョブカン勤怠管理
IEYASUの打刻画面KING OF TIMEの打刻画面ジョブカン勤怠の打刻画面
「出勤」のボタンしか押せない時計が表示されているが、打刻には特に必要ない「打刻」ボタンを押した後にもう一度打刻できてしまう
二重打刻を招きやすい
モバイル版の打刻画面

紙やエクセルで勤怠管理を行っている企業におすすめ|設定がやさしい「マネーフォワード クラウド勤怠」

マネーフォワード クラウド勤怠キャプチャ
出典:「マネーフォワードクラウド勤怠」公式サイト https://biz.moneyforward.com/attendance/
マネーフォワード クラウド勤怠
公式サイト https://biz.moneyforward.com/attendance/
運営会社 株式会社マネーフォワード

【製品情報】

プラン料金(月額)31名以下:3278円〜
31名以上:要問い合わせ
無料プラン
初期費用無料
人数制限要問い合わせ
対応勤務形態1ヶ月単位の変形労働
1年単位の変形労働
フレックスタイム
裁量労働
シフト制管理監督者
直行直帰(みなし)
アラート機能◯(指定のもののみ)
打刻漏れ等通知機能◯(画面アラートのみ)
打刻漏れ等通知機能(管理者)◯(画面アラートのみ)
時刻まるめ方法5,10,15,30,60分(全社一括)
承認フロー設定◯(ANDもORも可能)
スマホ打刻(GPS)
スマホ申請◯(ブラウザで可能)
スマホ承認◯(ブラウザで可能)
休暇申請
残業申請
※料金は全て税込

◆専門家に聞いたマネーフォワード クラウド勤怠の特徴

  • 設定項目が少なく扱いやすい
  • シフト制やフレックス制などの就業形態にも対応している
  • カスタマイズ性はあまり高くない

強みを一言で言えば、設定項目が少ないため、シンプルで扱いやすい設計になっていることです。

管理者にやさしいシステムで、クラウド型の勤怠管理システム運用が初めてでも十分に使いこなせます。残業や休暇の把握がリアルタイムでできますし、シフト制やフレックスタイム制など、一般的な就業形態には対応しているので、ステージ1の企業で不便を感じることはほとんどないでしょう。

法令法遵守をベースにしたシステムであることも特徴で、勤務状況の適正化を図るのにも役立ちます。

設定項目が少ないということは逆に、できることが限られるということでもありますが、自社がどこまで管理できれば十分なのかを検討して納得のうえで利用する分にはまず問題はありません。

マネーフォワード勤怠キャプチャ
マネーフォワード クラウド勤怠は、設定項目がシンプルで、初めてでも無理なく使える

【導入企業のポジティブな評価】

当社は就業形態により勤怠パターンが10~15くらい存在するのですが、マネフォワード クラウド勤怠は全てを管理できるので便利です。また操作しやすいUIで、社員からも評判です。

フレックス制を取り入れていたり、バイトや契約社員がいて勤務形態が複数あるような企業におすすめの製品だと思います。

(教育系サービス/1000人程度)

弊社には2つの事業所があるため従業員はシフトによって出社場所が変わるのですが、個人のスマホから打刻が可能なので利便性が大幅にアップしました。

また、シフト管理や休暇管理が一元化されたことで、給与計算に関連する作業の負担も軽減されました。担当者は経理なども兼務しているので、他の業務にかけられる時間が増えたのもよかったと思います。

(介護福祉事業/従業員数30名程度)

【導入企業のネガティブな評価】

パート勤務の従業員が多いので勤務時間がよく変動します。シフト機能ではあらかじめ時間を設定しておく必要があり、この作業が面倒に感じます。万が一、設定の変更を忘れてしまうと、後の訂正が厄介です。

(介護福祉事業/従業員数30名程度)

既存の勤怠管理システムをクラウド型に切り替えたい企業におすすめ①|機能が豊富な「KING OF TIME」

KING OF TIMEキャプチャ
出典:「KING OF TIME」公式サイト https://www.kingtime.jp/
KING OF TIME
公式サイトhttps://www.kingtime.jp/
運営会社 株式会社ヒューマンテクノロジーズ

【製品情報】

プラン料金(月額)330円/人
無料プラン
初期費用無料
人数制限なし
対応勤務形態1ヶ月単位の変形労働1年単位の変形労働フレックスタイム裁量労働シフト制管理監督者
直行直帰(みなし)
アラート機能
打刻漏れ等通知機能
打刻漏れ等通知機能(管理者)
時刻まるめ方法5,10,15,20,30,60分(雇用区分)
承認フロー設定◯(ANDもORも可能/5段階)
スマホ打刻(GPS)
スマホ申請◯(アプリで可能)
スマホ承認◯(ブラウザで可能)
休暇申請
残業申請
※料金は全て税込

◆専門家に聞いたKING OF TIMEの特徴

  • 16種類の打刻方法がある
  • 有給管理、シフト管理、工数管理、勤怠データ分析などにも対応
  • 20以上のクラウド製品とAPI連携が可能

非常に多機能なシステムです。打刻方法は業界最多の16種類。打刻のほか、集計、申請、承認、有給管理、勤怠データ分析、シフト管理、工数管理まで勤怠管理に必要な機能はほぼ網羅されており、海外出張や海外勤務にも対応できます。

外部連携機能も充実しており、20以上のクラウド型製品とAPI連携が可能です。利用料金は1人あたり330円/月(税込)と、機能の豊富さにしてはリーズナブルで、利用した人数分の料金を月額で支払うシステムなので無駄がありません。

万が一、このKING OF TIMEでできないことがあれば、自社の勤怠管理ルールをKING OF TIMEに合わせて見直すほうが合理的かもしれません。それぐらい完成度の高いシステムです。

【導入企業のポジティブな評価】

出退勤記録の自動化で勤怠管理にかかる工数が減り、他の業務に時間を割り当てることができるようになりました外部連携もスムーズです。

さらに、有給管理の自由度が高く、独自の休暇制度も設定できるので、新型コロナウイルス禍で設けた特別休暇にも対応できました。

シフト制の勤務でも一から細かく作成可能で、自社独自のシフトに合わせられました。上長の許可がないと残業できないように設定できます。残業管理もしやすいです。

(クリニック・保育園運営/30人規模)

操作性が非常に優れています。勤怠管理システムは大体どれも使いやすくできていると思いますが、その中でもKING OF TIMEは特に使いやすいと感じます。UIがわかりやすいので、従業員が問題なく使えていて管理者側としても楽です

管理画面も日次、週次、月次で見ることができ、労働時間も一目でわかります。二重打刻や打刻もれがあっても申請者側からすぐに報告できる「申請者ファースト」な点も気に入っています。

(アパレル関連・人事総務担当/150人規模)

【導入企業のネガティブな評価】

カスタマーサポートを利用できるのはシステム管理者のみです。使い方で困っている従業員が直接カスタマーサポートに質問や相談ができないので不便です。

(クリニック、保育園の運営/30人規模)

専任の導入担当者がいないので、数十時間かかる初期設定を自分一人でやったのが大変でした。前のシステムからのデータ移行にとても時間がかかりました。

(金融、HRサービス・労務担当/350人規模)

既存の勤怠管理システムをクラウド型に切り替えたい企業におすすめ②|工数管理も可能な「ジョブカン 勤怠管理」

ジョブカン勤怠キャプチャ
出典:「ジョブカン 勤怠管理」公式サイト https://jobcan.ne.jp/
ジョブカン 勤怠管理
公式サイト https://jobcan.ne.jp/
運営会社 株式会社DONUTS

【製品情報】

プラン料金(月額)220円〜/人
無料プラン
初期費用無料
人数制限なし
対応勤務形態フレックスタイム裁量労働シフト制管理監督者
直行直帰(みなし)「直帰」が不可
アラート機能
打刻漏れ等通知機能
打刻漏れ等通知機能(管理者)
時刻まるめ方法1,5,10,15,30,60分(グループごと)
承認フロー設定◯(ANDもORも可能/5段階)
スマホ打刻(GPS)
スマホ申請◯(ブラウザで可能)
スマホ承認◯(ブラウザで可能)
休暇申請
残業申請
※料金は全て税込

◆専門家に聞いたジョブカン 勤怠管理の特徴

  • 機能性はKING OF TIMEと同じくらい高い
  • 機能を増やすと費用がかさむ

機能的にはKING OF TIMEと決定的な差はなく、クラウド型システムへの移行を考えている企業には有力な選択肢の一つです。ただ、ジョブカンの場合は機能を増やすと費用がかさむので要注意です。

例えば、出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理を全て利用すると1人あたり税込で550円/月となり、KING OF TIMEより高額になります。自社の予算と突き合わせて、どこまで利用するかをあらかじめ決めておきましょう。

【導入企業のポジティブな評価】

勤怠管理時間の集計や有給管理がシステム上で行えるようになり、勤怠管理の工数が約20%削減できました。手作業によるミスも減りましたね。設定項目のカスタマイズ性も高いと思います。

(ITコンサルティング/300人規模)

【導入企業のネガティブな評価】

他のジョブカンシリーズ製品との連携があまりよくありません。連携できるのが、氏名、入社日、メールアドレスくらいで、基本給や退職者の情報などは結局手で入力する必要があります。

(ITコンサルティング/300人規模)

編集部ピックアップの勤怠管理システム8選

次に、勤怠管理の基本的な機能を備え、さまざまな規模・業種で導入されいている8製品を編集部がピックアップしました。

プラン料金、搭載されいている機能、特徴などを製品ごとに紹介していきます。

【製品比較表】

Touch on TimeCLOUZAjinjer勤怠kinconeTeamSpiritAKASHIバイバイ タイムカードMINAGINE 勤怠管理システム
初期費用無料無料要問い合わせ無料16万5000円無料要問い合わせ無料
プラン料金(月額)330円/人220円/人440円〜/人220円/人660円〜/人220円〜/人要問い合わせ基本料金3万3000円〜/月※1
人数制限なし〜500人要問い合わせ5人〜50人〜10人〜要問い合わせ要問い合わせ
スマホ打刻(GPS)機能
アラート機能
打刻漏れ通知機能
ワークフロー機能
(オプション)

(スタンダードプラン以上)
シフト管理機能
(上位プランのみ)

(プレミアムプラン以上)
工数管理機能
(プレミアムプラン以上)
休暇管理機能
(オプション)
※ 料金は全て税込
※1 30人を超える場合、追加人数×150〜300円上乗せ

トップクラスの導入実績を誇る「Touch on Time」

Touch on Timeキャプチャ
出典:「Touch on Time」公式サイト https://www.kintaisystem.com/
Touch on Time
公式サイト https://www.kintaisystem.com/
運営会社 株式会社デジジャパン

【製品情報】

初期費用無料
プラン料金(月額)330円/人
人数制限なし
スマホ打刻(GPS)機能
アラート機能
打刻漏れ通知機能
ワークフロー機能
シフト管理機能
工数管理機能
休暇管理機能
※料金は全て税込

【Touch on Timeの特徴】

  • 導入企業数は2万8000社以上(※2019年 富士キメラ総研調べ)
  • ワークフロー機能、シフト管理機能、休暇管理機能が備わっている
  • 時差出勤、フレックス制、変形労働制にも対応可能

手頃な料金で小規模から利用できる「CLOUZA」

CLOUZAキャプチャ
出典:「CLOUZA」公式サイト https://clouza.jp/
CLOUZA
公式サイト https://clouza.jp/
運営会社 マノビジネスソリューションズ株式会社

【製品情報】

初期費用無料
プラン料金(月額)220円/人
人数制限〜500人
スマホ打刻(GPS)機能
アラート機能
打刻漏れ通知機能
ワークフロー機能◯(オプション)
シフト管理機能
工数管理機能
休暇管理機能◯(オプション)
※料金は全て税込

【CLOUZAの特徴】

  • 料金が安い。1人あたり月額220円(税込)で利用可能
  • 利用人数の上限が500人
  • 休暇管理機能とワークフロー機能は有料オプション

AIを活用し労働時間を管理できる「jinjer勤怠」

jinjer勤怠キャプチャ
出典:「jinjer勤怠」公式サイト https://hcm-jinjer.com/kintai/
jinjer勤怠
公式サイト https://hcm-jinjer.com/kintai/
運営会社 株式会社ネオキャリア

【製品情報】

初期費用要問い合わせ
プラン料金(月額)440円〜/人
人数制限要問い合わせ
スマホ打刻(GPS)機能
アラート機能
打刻漏れ通知機能
ワークフロー機能
シフト管理機能
工数管理機能
休暇管理機能
※料金は全て税込

【jinjer勤怠の特徴】

  • 予実管理機能によって、労働時間や残業時間の着地予測を従業員ごとに算出できる
  • jinjerシリーズの他製品と連携しやすい
  • 日本語、英語、タイ語、ベトナム語、インドネシア語に対応

最大2ヶ月間の無料トライアルが利用できる「kincone」

kinconeキャプチャ
出典:「kincone」公式サイト https://www.kincone.com/
kincone
公式サイト https://www.kincone.com/
運営会社 株式会社ソウルウェア

【製品情報】

初期費用無料
プラン料金(月額)220円/人
人数制限5人〜
スマホ打刻(GPS)機能
アラート機能
打刻漏れ通知機能
ワークフロー機能
シフト管理機能
工数管理機能
休暇管理機能

【kinconeの特徴】

  • Slack、Chatwork、LINE WORKSなどのチャットツールで打刻が可能
  • 最大2ヶ月間の無料トライアルが用意されている
  • 月額料金は1人あたり220円(税込)。5人以上から利用可能

経費精算や社内SNSの機能も備わっている「TeamSpirit」

TeamSpiritキャプチャ
出典:「TeamSpirit」公式サイト https://www.teamspirit.com/ja-jp/
TeamSpirit
公式サイト https://www.teamspirit.com/ja-jp/
運営会社 株式会社チームスピリット

【製品情報】

初期費用16万5000円
プラン料金(月額)660円〜/人
人数制限50人〜
スマホ打刻(GPS)機能
アラート機能
打刻漏れ通知機能
ワークフロー機能
シフト管理機能◯(上位プランのみ)
工数管理機能
休暇管理機能

【TeamSpiritの特徴】

  • 経費精算や社内SNSなどの機能も備わっている
  • 初期費用がかかる
  • 最も安いプランで1人りあたり月額660円(税込)
  • 最低利用人数が50人

シフト管理と工数管理もできる「AKASHI」

AKASHIキャプチャ
出典:「AKASHI」公式サイト https://ak4.jp/
AKASHI
公式サイト https://ak4.jp/
運営会社 ソニービズネットワークス株式会社

【製品情報】

初期費用無料
プラン料金(月額)220円〜/人
人数制限10人〜
スマホ打刻(GPS)機能
アラート機能
打刻漏れ通知機能
ワークフロー機能◯(スタンダードプラン以上)
シフト管理機能◯(プレミアムプラン以上)
工数管理機能◯(プレミアムプラン以上)
休暇管理機能

【AKASHIの特徴】

  • 勤怠管理の基本的な機能を網羅している
  • 機能範囲に応じて3つのプランが用意されている
  • 役職や雇用区分ごとに就業ルールを設定できる
  • テレワーク機能によって、従業員の出社・在宅状況を把握できる

大企業での導入率が高い「バイバイ タイムカード」

バイバイ タイムカードキャプチャ
出典:「バイバイ タイムカード」公式サイト https://www.byebye-timecard.net/
バイバイ タイムカード
公式サイト https://www.byebye-timecard.net/
運営会社 株式会社ネオレックス

【製品情報】

初期費用要問い合わせ
プラン料金(月額)要問い合わせ
人数制限要問い合わせ
スマホ打刻(GPS)機能
アラート機能
打刻漏れ通知機能
ワークフロー機能
シフト管理機能
工数管理機能
休暇管理機能

【バイバイ タイムカードの特徴】

  • コンサルタントが各種設定のサポートをしてくれる
  • 1000人以上規模の企業でのシェアが高い
  • システム動作のレスポンスが早い

専任コンサルタントが導入をサポートしてくれる「MINAGINE 勤怠管理システム

MINAGINE 勤怠管理システムキャプチャ
出典:「MINAGINE 勤怠管理システム」公式サイト https://minagine.jp/system/
MINAGINE 勤怠管理システム
公式サイト https://minagine.jp/system/
運営会社 株式会社ミナジン

【製品情報】

初期費用要問い合わせ
プラン料金(月額)要問い合わせ
人数制限要問い合わせ
スマホ打刻(GPS)機能
アラート機能
打刻漏れ通知機能
ワークフロー機能
シフト管理機能
工数管理機能
休暇管理機能

【MINAGINE 勤怠管理システムの特徴】

  • 専任コンサルタントが初期設定をサポートしてくれる
  • システム設定代行サービスがある(有料)
  • 過去の勤怠データを基に、退職リスクの高い社員を予測できる

勤怠管理システム(クラウド型)の失敗しない選び方とは

勤怠管理システムを導入してはみたものの、

操作が複雑で従業員が扱えない」 「自社の従来の勤怠管理方法とシステムの機能がかみ合わない」 「想定していたデータ処理がうまくできない

などの理由で、うまく機能しない恐れもあります。

そういった事態を避けるためにはどのような視点で製品を選ぶべきでしょうか? 

杉野さんに勤怠管理システムの選び方について、詳しく伺いました。

自社の勤怠管理状況がどのステージかで、製品の選び方は変わる

──勤怠管理システムはどのような点に気をつけて選ぶとよいのでしょうか?

最も大切なのは「自社の勤怠管理がどのような状態か」を把握したうえで検討することです。道具は使う人の体格や技量に合わせて選ぶものですし、その道具に合った使いこなしを身につけていく姿勢も必要です。デジタルツールでもそれは同じです。

まずは、自社が次に紹介するステップのどの各段階にあるかを確認しましょう。

次に、自社の勤怠管理の現況を3つのステージに分けて、ステージごとに重点ポイントを紹介したいと思います。

【勤怠管理のステージ】

  • ステージ0:勤怠管理をきちんと行えていない企業
  • ステージ1:紙やエクセルで勤怠管理を行っている企業
  • ステージ2:既存の勤怠管理システムをクラウド型に切り替えたい企業

ステージ0:勤怠管理をきちんと行えていない企業

◆重点ポイント

・「勤怠管理のステップ」のどの段階まで実行したいかを明確にする
・多機能過ぎる製品は選ばない

ステージ0は明確な勤怠管理の仕組みができておらず、勤怠ルールが社内に浸透していないような状況の企業が該当します。

この場合はまず、確実に記録すること」「デジタルツールに慣れることが最初の目標です。社内ルールを整えることと、確実に記録すること、ツールに慣れることを同時進行で進めていくとよいでしょう。

2019年の労働安全衛生法改正で、労働時間を客観的に把握しておくことが義務づけられています。ステージ0の企業にとっては、勤怠管理システムの導入が勤務環境の是正を図る絶好のチャンスにもなるでしょう。

最初に、「勤怠管理のステップ」のどの段階まで実行したいかを明確にしておくことが大切です。「打刻と集計ができればOK」なら、シンプルな機能の製品を選びましょう。無料で利用できる製品もあり、費用が抑えられます。

ステージ0で注意したいのは、多機能過ぎる製品を選ばないことです。機能を持て余すと利用料が無駄になります。自社のビジネスモデルや目的から、勤怠管理システムで実現する範囲はどこまでかを決めておき、無理にすべてをやろうとしないことが重要です。勤怠管理の環境を整えつつ、徐々に機能面のステップアップを図るのが現実的な進め方です。

ステージ1:紙やエクセルで勤怠管理を行っている企業

◆重点ポイント

・使いやすさ、設定の手軽さを優先して製品を選ぶ
・勤怠管理のルールをシステムに合わせることも時には必要

ステージ1の対象は、紙の用紙やExcelシート、スプレッドシートなどに手入力して勤怠管理を行っている状況の会社です。

デジタル化しようとするときに起きがちなトラブルは、従来の管理方法にシステムを合わせようとして混乱するというケースです。システムに求める作業と、システムに備わっている機能を照らし合わせながら製品を検討してください。システムの仕様に合わせて、勤怠管理の仕組みを部分的に変えていくという柔軟な考え方もときとして必要になるでしょう。

従業員と管理者がともに迷わないですむように、日々の勤怠集計や申請・承認のワークフローの設定が簡単な製品を選ぶのがポイントです。

今までのやり方を変え、システム上で勤怠管理を行うとなると、管理者にも従業員にも戸惑いが生じるのが普通です。デジタルツールに対して苦手意識を持つ人や、そもそも勤怠ルール自体をよく理解していない人もいると想定しておきましょう。

ユーザーインターフェースや直感的な使いやすさ、扱いやすさを最優先にして製品選びをするのが得策です。

ステージ2:既存の勤怠管理システムをクラウド型に切り替えたい企業

◆重点ポイント

下記を実施した上で必要な機能と優先順位を定め製品選定を行う
(1)既存システムでは何が不十分なのかを明確にする
(2)妥協できる点を決める

ステージ2に該当するのはパッケージ型や自社開発のオンプレミス型システムなどを運用中の会社で、法令や勤務実態の変化に適応できなかったり、メンテナンスに時間がかかったりなどの理由でクラウド型への移行を検討しているケースです。

このステージでは既存システムの不備や、管理上の課題を解決したいという目的がはっきりしている場合が多いので、機能性で製品を比較するとよいでしょう。

製品を選定する前に準備しておくべきことが2点あります。

(1)既存システムでは何が不十分なのかを明確にする

「どのような使いにくさがあるのか」「どの部分に管理上の限界があるのか」といった、既存システムに対する不満点を明確にしておくことが大切です。

「法改正にともない3ヶ月単位のフレックスタイム制を採用することになったが、既存の自社システムでは対応できない」とか、「有給5日間の取得が義務化されたが、残日数などの管理ができない」などの理由が挙がってくるでしょう。

(2)妥協できる点を決める

いくら機能性に優れた製品でも、実装できない機能があるものです。クラウド型のシステムは、ある程度汎用的に作られているので、細かい部分までフィットさせるという点ではオンプレミス型に劣ります。

カスタマイズの限界をどこまでなら許容できるのか、新しく取り入れるシステムに既存の仕組みをどこまで合わせられるのか、妥協点を探し出していく作業も必要です。

勤怠管理システムを導入すべき理由とメリット

勤怠管理システムは従業員の出勤時刻や退勤時刻、休暇の取得状況、シフト状況などの管理を支援するシステムです。改めて、勤怠管理システムを導入すべき理由について杉野さんにお話をうかがいました。

──勤怠管理システムを導入するメリットを教えてください。

今、「勤怠管理システムを導入したらどうだろうか」と考えているなら、逆に「導入しないほうがいい理由」を探してみるといいかもしれません。おそらく、導入を退けるほどの合理的な理由は見当たらないと思います。

勤怠管理システムを導入するメリットとしては次の3点が挙げられます。

【勤怠管理システムを導入する3つのメリット】

  1. 勤怠管理を効率化し、リソースをコア業務に注力できる
  2. 働き方改革や法改正に応じた勤怠管理ができる
  3. 利用料金以上の費用を削減できる

順を追って説明します。

【導入メリット1】勤怠管理を効率化し、リソースをコア業務に注力できる

勤怠管理は重要な労務作業の一つには違いありませんが、直接売り上げを左右するものではありません。勤怠管理は誰が手掛けても得られる結果は同じで構わない。むしろ、扱う担当者によって結果に変動があっては困る性質のものです。

つまり、一定のルールに従って、数値が正確であることが求められる作業ですから、コンピューターシステムに任せたほうが効率的です。

こうして作業の省力化・効率化によって生まれる時間を、社のコア業務に使えば生産性の向上につながるでしょう。もちろん、社員の労働時間、残業時間、有給消化率など勤怠管理システムを運用して得られる各種のデータを業務環境の改善に役立てられるのも魅力です。

単に担当者の業務を軽減するだけではなく、勤怠管理を通して組織全体の最適化に貢献できるところに勤怠管理システムの本質があります。

【導入メリット2】働き方改革や法改正に応じた勤怠管理ができる

企業には法令に基づいて、従業員の勤務時間を適切に管理する責務があります。

昨今の「働き方改革」の推進で勤怠管理に関わる法律も相次いで改正されています。ご存じの通り、2019年の労働基準法改正ではいわゆる「36(サブロク)協定」に関する時間外労働の上限が法律で規定され、違反した場合には「6ヶ月以下の懲役また30万円以下の罰金」が科せられることになりました。つまり、以前と比べてはるかに徹底した勤怠管理が求められるようになったのです。

こうした法改正があるたびに、勤怠管理システムの見直しが必要です。見直し作業は本来とても手がかかるもので、パッケージ型のソフトウェアやオンプレミス型システムで運用しているなら、自社でソフトウェアのバージョンアップや再設定などを行わなければなりません。

しかし、クラウド型の勤怠管理システムなら、改正法の施行に合わせてサービス提供会社がシステムをバージョンアップするので、自社で見直す手間がかかりません。もちろん、現行の「36協定」にも大半のクラウド型勤怠管理システムは対応済みです。

別の視点で考えると、クラウド型勤怠管理システムを使えば、自社の勤務状況が法的に適正かどうかのチェックができるというわけです。

勤怠管理システムを導入しておくと採用業務でもメリットがあります。面接などで「平均残業時間は〇時間」「有給取得率は〇%」と明確な数値を提示できれば、応募者からの信頼獲得にもつながるでしょう。

【導入メリット3】利用料金以上の費用を削減できる

──「勤怠管理システムの導入は魅力的だが、費用はどのくらいかかるのか」「売り上げに直接つながらない勤怠管理業務にあまり費用をかけたくない」という声もあります。コスト面で導入のメリットはあるのでしょうか?

もちろん、「あまり費用をかけたくない」と考えるのは当然です。ここで、紙に記入したりExcelシートに手動で入力したりというアナログ的な勤怠管理と、システムを運用した場合とでかかる費用を比較してみましょう。

仮に従業員数100人の会社で、従業員1人あたりの時給を1500円、従業員が勤怠管理に費やす1ヶ月の作業時間を1人あたり15分としましょう。

人件費には従業員に支払う給与に加え、各種手当、賞与、社会保険料の会社負担分や福利厚生費などがほぼ給与の額と同じぐらい発生します。例えば時給1500円ならその倍に当たる1時間3000円のコストが発生するといわれています。

一方、クラウド型の勤怠管理システムですが、初期費用が無料で「単価×人数分」の月額料金が設定されているケースが多いです。利用単価は数百円程度。仮に、1人あたり月額330円のシステムを利用した場合で比較すると、勤怠管理にかかる1ヶ月の費用は以下のようになります。

システムなし (従業員100人×0.25h)×時給1500円×2倍=7万5000円
システムあり 従業員100人×1人あたり利用料330円=3万3000円

この試算では、システム導入でコストが半額以下に抑えられるということになります。

もちろん、システムの導入で勤怠管理にかかる人件費が「ゼロ」にはならないでしょうが、データの転記や突き合わせ、集計、印刷などにかかる時間と労力が大幅に省かれるのは確実です。

会社の業態や部署数、業務フローなどにもよりますが、勤怠管理に費やす人件費や時間をトータルで考慮すると、月額利用料を支払ってでもシステムを利用した方が、結果的に費用の削減になる場合がほとんどです。コストダウンを目指すなら、勤怠管理システムを導入しないという選択はほぼありえないと考えてよいでしょう。

まとめ

「勤怠管理」は売り上げなどに直接つながるものではありませんが、従業員の生活にかかわる重要な業務です。業務の属人化や集計ミスなどを防ぐという意味でも、勤怠管理はクラウド上のシステムで行うのがスタンダードになりつつあります。

ぜひ、この記事を参考に、企業の実情に応じて適切なシステムを選び出してみてください。なお、今回紹介した製品は全て無料でトライアルが可能で、管理者や従業員が使いこなせるか、自社に必要な機能が備わっているかなどを確認できます。ぜひ無料トライアルも活用しましょう。

【杉野さんコメント】

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