株式会社TECO Design 代表取締役社長
杉野 愼さん

岡山県笠岡市出身。広島大学大学院工学研究科修士課程修了。医療系IT上場ベンチャー企業、大手社会保険労務士事務所などを経て、2019年に株式会社TECO Designを設立。
医療系IT企業ではテレアポから営業トークまで各種の営業手法を徹底的に分析したアプローチを取り入れてトップセールスを継続達成。社労士事務所では担当企業のIPO、M&Aなどにも関わりつつ、IT推進室室長としてIT化推進などに注力する。
2019年9月に株式会社TECO Designを設立。勤怠や給与計算などクラウドシステムの導入、データベースの導入や移行、バックオフィスの業務設計などを手掛ける。これまでにシステム導入支援を手掛けた企業は200社以上。
クラウドサービスの比較、検討、ショールームの予約などができる、オウンドメディア「クラウドステーション」も運営。

専門家が教える勤怠管理システムの失敗しない選び方とは?

勤怠管理システムを導入してはみたものの、「操作が複雑で従業員が扱えない」「自社の従来の勤怠管理方法とシステムの機能がかみ合わない」「想定していたデータ処理がうまくできない」などの理由で、うまく機能しない恐れもあります。そういった事態を避けるためにはどのような視点で製品を選ぶべきでしょうか? 

これまでに200社以上の企業のシステム導入支援をされてきた株式会社TECO Design代表の杉野愼さんに、勤怠管理システムの選び方について伺いました。

自社の勤怠管理状況がどのステージかで、製品選びのポイントは変わる

──勤怠管理システムはどのような点に気をつけて選ぶとよいのでしょうか?

最も大切なのは「自社の勤怠管理がどのような状態か」を把握したうえで検討することです。道具は使う人の体格や技量に合わせて選ぶものですし、その道具に合った使いこなしを身につけていく姿勢も必要です。デジタルツールでもそれは同じです。

まずは、自社が次に紹介するステップのどの各段階にあるかを確認してみましょう。

勤怠管理のステップ

次に、自社の勤怠管理の現況を3つのステージに分けて、ステージごとに重点ポイントを紹介したいと思います。

勤怠管理のステージ  
ステージ0:
勤怠管理をきちんと行えていない企業
ステージ1:紙への記入やExcelシート手動入力で勤怠管理を行っている企業
ステージ2:既存の勤怠管理システムをクラウド型に切り替えたい企業

ステージ0:勤怠管理をきちんと行えていない企業

◆重点ポイント
・「勤怠管理のステップ」のどの段階まで実行したいかを明確にする
・多機能過ぎる製品は選ばない

ステージ0は明確な勤怠管理の仕組みができておらず、勤怠ルールが社内に浸透していないような状況の企業が該当します。

この場合はまず、「確実に記録すること」「デジタルツールに慣れること」が最初の目標です。社内ルールを整えることと、確実に記録すること、ツールに慣れることを同時進行で進めていくとよいでしょう。

2019年の労働安全衛生法改正で、労働時間を客観的に把握しておくことが義務づけられています。ステージ0の企業にとっては、勤怠管理システムの導入が勤務環境の是正を図る絶好のチャンスにもなるでしょう。

最初に「勤怠管理のステップ」のどの段階まで実行したいかを事前に明確にしておくことが大切です。「打刻と集計ができればOK」なら、シンプルな機能の製品を選びましょう。無料で利用できる製品もあり、費用が抑えられます。

ステージ0で注意したいのは、多機能過ぎる製品を選ばないことです。機能を持て余すと利用料が無駄になります。自社のビジネスモデルや目的から、勤怠管理システムで実現する範囲はどこまでかを決めておき、無理にすべてをやろうとしないことが重要です。勤怠管理の環境を整えつつ、徐々に機能面のステップアップを図るのが現実的な進め方です。

ステージ1:紙への記入やExcelシート手動入力で勤怠管理を行っている企業

◆重点ポイント
・使いやすさ、設定の手軽さを優先して製品を選ぶ
・勤怠管理のルールをシステムに合わせることも時には必要

ステージ1の対象は、紙の用紙やExcelシート、スプレッドシートなどに手入力して勤怠管理を行っている状況の会社です。

デジタル化しようとするときに起きがちなトラブルは、従来の管理方法にシステムを合わせようとして混乱に陥るというケースです。システムに求める作業と、システムに備わっている機能を照らし合わせながら製品を検討しましょう。システムの仕様に合わせて、勤怠管理の仕組みを部分的に変えていくという柔軟な考え方も時として必要になるでしょう。

従業員と管理者がともに迷わないですむように、日々の勤怠集計や申請・承認のワークフローの設定が簡単な製品を選ぶのがポイントです。

今までのやり方を変え、システム上で勤怠管理を行うとなると、管理者にも従業員にも戸惑いが生じるのが普通です。デジタルツールに対して苦手意識を持つ人や、そもそも勤怠ルール自体をよく理解していない人もいると想定しておきましょう。

ユーザーインターフェースや直感的な使いやすさ、扱いやすさを最優先にして製品選びをするのが得策です。

ステージ2:既存の勤怠管理システムをクラウド型に切り替えたい企業

◆重点ポイント
・下記を実施した上で必要な機能と優先順位を定め製品選定を行う
(1)既存システムでは何が不十分なのかを明確にする
(2)妥協できる点を決める

ステージ2に該当するのはパッケージ型や自社開発のオンプレミス型システムなどを運用中の会社で、法令や勤務実態の変化に適応できなかったり、メンテナンスに時間がかかったりなどの理由でクラウド型への移行を検討しているケースです。

このステージでは既存システムの不備や、管理上の課題を解決したいという目的がはっきりしている場合が多いので、機能性で製品を比較するとよいでしょう。

製品を選定する前に準備しておくべきことが2点あります。

(1)既存システムでは何が不十分なのかを明確にする

どういう使いにくさがあるのか、どの部分に管理上の限界があるのかといった不満点を明確にしておくことが大切です。

「法改正にともない3カ月単位のフレックスタイム制を採用するが、既存の自社システムでは対応できない」とか、「有給5日間の取得が義務化されたが、残日数などの管理ができない」などの理由が挙がってくるでしょう。

(2)妥協できる点を決める

いくら機能性に優れた製品でも、実装できない機能があるものです。クラウド型のシステムは、ある程度汎用的に作られているので、細かい部分までフィットさせるという点ではオンプレミス型に劣ります。

カスタマイズの限界をどこまでなら許容できるのか、新しく取り入れるシステムに既存の仕組みをどこまで合わせられるのか、妥協点を探し出していく作業も必要です。

専門家が厳選企業ステージごとのおすすめ製品4選【比較表あり】

ここからは、企業のステージごとにおすすめの製品を紹介します。導入企業の担当者に聞いた、製品のポジティブな面とネガティブな面についても詳しくレポートしています。こちらも参考にしてください。

【製品比較表】

IEYASUマネーフォワードクラウド勤怠King Of Timeジョブカン勤怠
プラン料金(月額)有料プラン4,180円~65,780円31名以上:要問い合わせ31名以下:3,278〜6,578円利用した人数×330円220~550円/人
無料プラン
初期費用0円0円0円0円
人数制限無料プラン:なし有料プラン:999人まで※1要問い合わせなしなし
対応勤務形態1ヶ月単位の変形労働フレックスタイム裁量労働1ヶ月単位の変形労働1年単位の変形労働フレックスタイム裁量労働シフト制管理監督者1ヶ月単位の変形労働1年単位の変形労働フレックスタイム裁量労働シフト制管理監督者フレックスタイム裁量労働シフト制管理監督者
直行直帰(みなし)「直帰」が不可
アラート機能◯(無料プランで一部可能)◯(指定のもののみ)
打刻漏れ等通知機能◯(画面アラートのみ)
打刻漏れ等通知機能(管理者)-(別途レポート機能で対応)◯(画面アラートのみ)
時刻まるめ方法5,10,15,30分(全社一括)5,10,15,30,60分(全社一括)5,10,15,20,30,60分(雇用区分)1,5,10,15,30,60分(グループごと)
打刻時間の切り上げ・切り捨て
承認フロー設定
承認(ANDもしくはOR)ANDもORも可能ANDもORも可能ANDもORも可能/5段階ANDもORも可能/5段階
スマホ打刻(GPS)
スマホ申請◯(アプリで可能)◯(ブラウザで可能)◯(アプリで可能)◯(ブラウザで可能)
スマホ承認◯(アプリで可能)◯(ブラウザで可能)ブラウザ(最適化なし)アプリなしブラウザ(最適化なし)アプリなし
休暇申請
残業申請

※1,1000人以上の会社はIEYASU有料プランは利用不可

※表中の料金は全て税込価格

ステージ0の企業なら、無料で使える「IEYASU」

IEYASUアイキャッチ
出典:「IEYASU」公式サイト
IEYASU
公式サイト https://ieys.co.jp/
運営会社 IEYASU株式会社

専門家に聞いたIEYASUの特徴

【IEYASUの特徴】

  • 無料プランでも打刻、集計、申請、承認が行える
  • 打刻ミスが起こりにくいビジュアル設計
  • 有料プランへの移行で機能を拡張できる

ステージ0の企業におすすめするのは「IEYASU」です。

無料プランと有料プランがあり、無料プランでも打刻と集計、各種の申請と承認の機能が利用できます

特にUIのわかりやすさには定評があります。

出退勤の画面で「出勤」のボタンを押すと、次に押すボタンに誘導するようなビジュアル設計になっています。スマートフォンのアプリでも同様に使えるので、PCが苦手な人でも扱いやすく、初歩の勤怠管理システムとして適した製品です。

無料プランでは機能が制限されており有給管理ができませんが、システム利用に慣れた段階で有料プランに移行すれば、機能を拡張できます。

「IEYASU」の打刻画面

 (1)~(3)の順でタイムカード打刻画面が表示される。押すべきボタンが直感的に理解できるので打刻ミスを減らせる

(1)出勤時は「出勤」ボタンしか押せない(※設定により可能)

IEYASU打刻画面1

(2)「出勤」を押すと「退勤」と「休憩開始」しか押せない

IEYASU打刻画面2

(3)「休憩開始」を押すと、「休憩終了」しか押せない

IEYASU打刻画面3

モバイルアプリでも同様の操作ができる

IEYASUKING OF TIMEジョブカン勤怠管理
IEYASUの打刻画面KING OF TIMEの打刻画面ジョブカン勤怠の打刻画面
「出勤」のボタンしか押せない時計が表示されているが、打刻には特に必要ない「打刻」ボタンを押した後にもう一度打刻できてしまう
二重打刻を招きやすい
モバイル版の打刻画面

ステージ1の企業なら、設定がやさしい「マネーフォワード クラウド勤怠」

マネーフォワードクラウド勤怠のキャプチャ
出典:「マネーフォワードクラウド勤怠」公式サイト(https://biz.moneyforward.com/attendance/)
マネーフォワード クラウド勤怠
公式サイト https://biz.moneyforward.com/attendance/
運営会社 株式会社マネーフォワード

専門家に聞いたマネーフォワード クラウド勤怠の特徴

【マネーフォワード クラウド勤怠の特徴】

  • 設定項目が少なく扱いやすい
  • シフト制やフレックス制などの就業形態にも対応
  • カスタマイズ性はあまり高くない

強みを一言で言えば、設定項目が少ないため、シンプルで扱いやすい設計になっていることです。管理者にやさしいシステムで、クラウド型の勤怠管理システム運用が初めてでも十分に使いこなせます。

残業や休暇の把握がリアルタイムでできますし、シフト制やフレックスタイム制など、一般的な就業形態には対応しているので、ステージ1の企業で不便を感じることはほとんどないでしょう。

法令法遵守をベースにしたシステムであることも特徴で、勤務状況の適正化を図るのにも役立ちます。

設定項目が少ないということは逆に、できることが限られるということでもありますが、自社がどこまで管理できれば十分なのかを検討して納得のうえで利用する分にはまず問題はありません。

マネーフォワードクラウド勤怠の画面
マネーフォワード クラウド勤怠は、設定項目がシンプルで、初めてでも無理なく使える。

【導入企業のポジティブな評価】

(教育系サービス/1000人程度)

当社は就業形態により勤怠パターンが10~15くらい存在するのですが、マネフォワード クラウド勤怠は全てを管理できるので便利です。また操作しやすいUIで、社員からも評判です。

フレックス制を取り入れていたり、バイトや契約社員がいて勤務形態が複数あるような企業におすすめの製品だと思います。

(介護福祉事業/従業員数30名程度)

弊社には2つの事業所があるため従業員はシフトによって出社場所が変わるのですが、個人のスマホから打刻が可能なので利便性が大幅にアップしました。また、シフト管理や休暇管理が一元化されたことで、給与計算に関連する作業の負担も軽減されました。担当者は経理なども兼務しているので、他の業務にかけられる時間が増えたのもよかったと思います。

導入企業のネガティブな評価

(介護福祉事業/従業員数30名程度)

パート勤務の従業員が多いので勤務時間もよく変動します。シフト機能ではあらかじめ時間を設定しておく必要があり、この作業が面倒に感じます。万が一、設定の変更を忘れてしまうと、後の訂正が厄介です。

ステージ2企業なら、機能が豊富な「KING OF TIME」

出典:「KING OF TIME」公式サイト(https://www.kingtime.jp/
KING OF TIME
公式サイトhttps://www.kingtime.jp/
運営会社 株式会社ヒューマンテクノロジーズ

◆専門家に聞いたKING OF TIMEの特徴

【KING OF TIMEの特徴】

  • 16種類の打刻方法がある
  • 有給管理、シフト管理、工数管理、勤怠データ分析などにも対応
  • 20以上のクラウド製品とAPI連携が可能

非常に多機能なシステムです。打刻方法は業界最多の16種類。打刻のほか、集計、申請、承認、有給管理、勤怠データ分析、シフト管理、工数管理まで勤怠管理に必要な機能はほぼ網羅されており、海外出張や海外勤務にも対応できます。

外部連携機能も充実しており、20以上のクラウド型製品とAPI連携が可能です。利用料金は1人当たり330円/月(税込)と、機能の豊富さにしてはリーズナブルで、利用した人数分の料金を月額で支払うシステムなので無駄がありません。

万が一、このKING OF TIMEでできないことがあれば、自社の勤怠管理ルールをKING OF TIMEに合わせて見直すほうが合理的かもしれません。それぐらい完成度の高いシステムです。

【導入企業のポジティブな評価】

(クリニック・保育園運営/30人規模)

出退勤記録の自動化で勤怠管理にかかる工数が減り、他の業務に時間を割り当てることができるようになりました外部連携もスムーズです。

さらに、有給管理の自由度が高く、独自の休暇制度も設定できるので、新型コロナウイルス禍で設けた特別休暇にも対応できました。

シフト制の勤務でも一から細かく作成可能で、自社独自のシフトに合わせられました。上長の許可がないと残業できないように設定できます。残業管理もしやすいです。

(アパレル関連・人事総務担当/150人規模)

操作性が非常に優れています。勤怠管理システムは大体どれも使いやすくできていると思いますが、その中でもKING OF TIMEは特に使いやすいと感じます。UIがわかりやすいので、従業員が問題なく使えていて管理者側としても楽です。管理画面も日次、週次、月次で見ることができ、労働時間も一目でわかります。二重打刻や打刻もれがあっても申請者側からすぐに報告できる「申請者ファースト」な点も気に入っています。

【導入企業のネガティブな評価】

(クリニック、保育園の運営/30人規模)

カスタマーサポートを利用できるのはシステム管理者のみです。使い方で困っている従業員が直接カスタマーサポートに質問や相談ができないので不便です。

金融、HRサービス・労務担当/350人規模)

専任の導入担当者がいないので、数十時間かかる初期設定を自分一人でやったのが大変でした。前のシステムからのデータ移行にとても時間がかかりました。

企業の規模によっては、初期設定などの導入作業に数十時間かかる場合もあります。専門のコンサルタント会社に依頼すると省力化できます。

【ステージ2企業】他のおすすめ製品は「ジョブカン 勤怠管理」

ジョブカン勤怠のキャプチャ
出典:「ジョブカン 勤怠管理」公式サイト(https://jobcan.ne.jp/)
ジョブカン 勤怠管理
公式サイト https://jobcan.ne.jp/
運営会社 株式会社DONUTS

◆専門家に聞いたジョブカン 勤怠管理の特徴

【ジョブカン 勤怠管理の特徴】

  • 機能性はKING OF TIMEと同じくらい高い
  • 機能を増やすと費用がかさむ

機能的にはKING OF TIMEと決定的な差はなく、ステージ2では有力な選択肢の一つです。ただ、ジョブカンの場合は機能を増やすと費用がかさむので要注意です。

例えば、出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理を全て利用すると1人当たり税込で550円/月となり、KING OF TIMEより高額になります。自社の予算と突き合わせて、どこまで利用するかをあらかじめ決めておきましょう。

【導入企業のポジティブな評価】

(ITコンサルティング/300人規模)

勤怠管理時間の集計や有給管理がシステム上で行えるようになり、勤怠管理の工数が約20%削減できました。手作業によるミスも減りましたね。設定項目のカスタマイズ性も高いと思います。

【導入企業のネガティブな評価】

他のジョブカンシリーズ製品との連携があまりよくありません。連携できるのが、氏名、入社日、メールアドレスくらいで、基本給や退職者の情報などは結局手で入力する必要があります。

勤怠管理システムを導入すべき理由とメリット

勤怠管理システムは従業員の出勤時刻や退勤時刻、休暇の取得状況、シフト状況などの管理を支援するシステムです。改めて、勤怠管理システムを導入すべき理由について杉野さんにお話をうかがいました。

──勤怠管理システムを導入するメリットを教えてください。

今、「勤怠管理システムを導入したらどうだろうか」と考えているなら、逆に「導入しないほうがいい理由」を探してみるといいかもしれません。おそらく、導入を退けるほどの合理的な理由は見当たらないと思います。

勤怠管理システムを導入するメリットとしては次の3点が挙げられます。

【勤怠管理システムを導入する3つのメリット】

  1. 勤怠管理作業を効率化し、リソースをコア業務に注力できる
  2. 法改正に応じた勤怠管理ができる
  3. 利用料金以上のコストを削減できる

順を追って説明します。

勤怠管理作業を効率化し、リソースをコア業務に注力できる

勤怠管理は重要な労務作業の一つには違いありませんが、直接売り上げを左右するものではありません。勤怠管理は誰が手掛けても得られる結果は同じで構わない。むしろ、扱う担当者によって結果に変動があっては困る性質のものです。

つまり、一定のルールに従って、数値が正確であることが求められる作業ですから、コンピューターシステムに任せたほうが効率的です。

こうして作業の省力化・効率化によって生まれる時間を、社のコア業務に使えば生産性の向上につながるでしょう。もちろん、社員の労働時間、残業時間、有給消化率など勤怠管理システムを運用して得られる各種のデータを業務環境の改善に役立てられるのも魅力です。

単に担当者の業務を軽減するだけではなく、勤怠管理を通して組織全体の最適化に貢献できるところに勤怠管理システムの本質があります。

法改正に応じた勤怠管理ができる

企業には法令に基づいて、従業員の勤務時間を適切に管理する責務があります。

昨今の「働き方改革」の推進で勤怠管理に関わる法も相次いで改正されています。ご存じの通り、2019年の労働基準法改正ではいわゆる「36(サブロク)協定」に関する時間外労働の上限が法律で規定され、違反した場合には6カ月以下の懲役また30万円以下の罰金が科せられることになりました。つまり、それまでに比べてはるかに徹底した勤怠管理が求められるようになったのです。

こうした法改正があるたびに、勤怠管理システムの見直しが必要です。見直し作業は本来とても手がかかるもので、パッケージ型のソフトウェアやオンプレミス型システムで運用しているなら、自社でソフトウェアのバージョンアップや再設定などを行わなければなりません。

しかし、クラウド型の勤怠管理システムなら、改正法の施行に合わせてサービス提供会社がシステムをバージョンアップするので、自社で見直す手間がかかりません。もちろん、現行の「36協定」にも大半のクラウド型勤怠管理システムは対応済みです。

別の視点で考えると、クラウド型勤怠管理システムを使えば、自社の勤務状況が法的に適正かどうかのチェックができるというわけです。

勤怠管理システムを導入しておくと採用業務でもメリットがあります。同じく2019年の法改正で最低年5日は有給を取得させることが義務化されましたから、面接などでも「平均残業時間は〇時間」「有給取得率は〇%」と明確な数値を提示できたほうが、応募者からの信頼を得ることにつながるでしょう。

利用料金以上のコストを削減できる

──「勤怠管理システムの導入は魅力的だが、費用はどのくらいかかるのか」「売り上げに直接つながらない勤怠管理業務にあまり費用をかけたくない」という声もあります。

コスト面で導入のメリットはあるのでしょうか?

もちろん、「あまり費用をかけたくない」と考えるのは当然です。ここで、紙に記入したりExcelシートに手動で入力したりというアナログ的な勤怠管理と、システムを運用した場合とでかかる費用を比較してみましょう。

仮に従業員数100人の会社で、従業員1人当たりの時給を1500円、従業員が勤怠管理に費やす1カ月の作業時間を1人当たり15分としましょう。

人件費には従業員に支払う給与に加え、各種手当、賞与、社会保険料の会社負担分や福利厚生費などがほぼ給与の額と同じぐらい発生します。例えば時給1500円ならその倍に当たる1時間3000円のコストが発生するといわれています。

一方、クラウド型の勤怠管理システムですが、初期費用が無料で「単価×人数分」の月額料金が設定されているケースが多いです。利用単価は数百円程度。仮に、1人あたり月額330円のシステムを利用した場合で比較すると、勤怠管理にかかる1カ月の費用は以下のようになります。

システムなし (従業員100人×0.25h)×時給1500円×2倍=7万5000円
システムあり 従業員100人×1人あたり利用料330円=3万3000円

この試算では、システム導入でコストが半額以下に抑えられるということになります。

もちろん、システムの導入で勤怠管理にかかる人件費が「ゼロ」にはならないでしょうが、データの転記や突き合わせ、集計、印刷などにかかる時間と労力が大幅に省かれるのは確実です。

会社の業態や部署数、業務フローなどにもよりますが、勤怠管理に費やす人件費や時間をトータルで考慮すると、月額利用料を支払ってでもシステムを利用したほうが、結果的に費用の削減になる場合がほとんどです。コストダウンを目指すなら、勤怠管理システムを導入しないという選択はほぼありえないと考えてよいでしょう。

まとめ

「勤怠管理」は売り上げなどに直接つながるものではありませんが、従業員の生活にかかわる重要な業務です。業務の属人化や集計ミスなどを防ぐという意味でも、勤怠管理はクラウド上のシステムで行うのがスタンダードになりつつあります。

ぜひ、この記事を参考に、企業の実情に応じて適切なシステムを選び出してみてください。なお、今回紹介した製品は全て無料でトライアルが可能で、管理者や従業員が使いこなせるか、自社に必要な機能が備わっているかなどを確認できます。ぜひ無料トライアルも活用しましょう。

【杉野さんコメント】

クラウドステーションでは無料で各製品のデモ体験ができます!

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