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【この記事に登場する有識者】
メリービズ株式会社 オンボーディング コンサルタント
長谷 龍一さん

北海道大学理学部卒。マーケティング支援会社(東証マザーズ上場)の営業・新規事業企画を経て、経理部門にて全社会計システムの総移管プロジェクトや業務改善プロジェクトに従事。2018年メリービズ株式会社に入社し、経理コンサルタントとしてアウトソーシングの導入コンサルティングを多数実施。従業員1桁台のベンチャー企業から、東証一部上場企業まで、売上・入金管理・経費精算・月次決算業務のサポートを幅広く担当。「経理の痛みを和らげる」をモットーとし、業務に従事。

「発行型」と「受取型」の請求書システムの特徴

数ある請求書システムの中から自社にあった製品を選ぶためには、どのような点に注意すればよいのでしょうか?

メリービズ株式会社で経理コンサルタントを務める長谷龍一さんに話を聞きました。

──請求書システムの選定ポイントを教えてください。

請求書システムは、大きく「発行型」と「受取型」に分類できます。

発行型は請求書の作成や発送などの業務で使用するタイプで、受取型は相手から送られてきた請求書の確認や仕訳で使用するタイプです。

まずはどちらのタイプが必要なのかを確認しましょう。

ただし、請求書関連の業務は、既存の会計システムでまかなえる場合もあります。既に会計システムを導入している場合には、先にそのシステムに請求書の機能が備わっているか確認してみてください。

──「発行型」のシステムを導入する企業の特徴は何ですか?

請求書発行に関する作業の負担が著しく大きく、他の業務に支障が出ている企業ですね。

請求書を作成する際には、営業担当者への確認などの作業があり、ミスがあれば差し戻しが発生するので、結構な工数がかかってしまいます。発行型の請求書システムを導入し追加でアカウントを用意すれば、営業担当者が自分で発行作業を行なえるようになるので、工数を削減できますし、ミスも減らせます

──「受取型」のシステムを導入する企業の特徴は何でしょうか?

特に請求書の受け取りから支払いまでの業務に関する、経理担当者の負担が大きい企業です。

経理部門では書面やPDFで受け取った請求書について、ミスなく支払うことと、支払った請求書を適切に管理することが求められます。しかし、紙の請求書を受け取って、一つひとつ目視しながら会計システムに手入力して、さらに間違いがないかチェックするという一連の作業はかなりの手間です。支払い業務はお金がからみますし、企業の信頼に及ぼす影響も大きいため、ミスが許されません。経理担当者の精神的なストレスもかなりのものになります。

受取型の請求書システムを導入することで、経理担当者の作業工数を軽減し、ミスを減らすことが可能です。

「発行型」請求書システムの選定ポイント

──「発行型」の請求書システムを選ぶ際のポイントについて教えてください。

発行型の製品は、次の3点に注目して選ぶとよいでしょう。

【発行型の選定ポイント】

  1. 会計システム、販売管理システム、顧客管理システム(CRM※1)、営業支援ツール(SFA※2)との連携
  2. 発送代行サービスの有無
  3. テンプレート数とカスタマイズ性

※1 顧客情報を一元で管理し、営業やマーケティングに活用するためのシステム

※2 営業活動を効率化するためのシステム

「発行型」の選び方①:会計システム、販売管理システム、顧客管理システム(CRM)、営業支援ツール(SFA)との連携

【こんな企業は要チェック】

・取引先が多い企業
・請求書発行に関わる営業担当者の人数が多い企業
・少人数で経理業務を行っている企業

まずは、会計システム、販売管理システム、顧客管理システム(CRM)、営業支援ツール(SFA)との連携が重要なポイントです。

会計システムと連携することで、請求書を発行した際に売上として自動で計上されますまた、案件ごとに入金状況のステータスがわかるので、消込がしやすくなるメリットもあります。あらかじめ設定しておけば、期日が過ぎても入金されていない場合に催促メールを送信したりすることも可能です。

さらに、販売管理システムや顧客管理システム、営業支援ツールと連携できれば、取引先の社名や住所の転記作業がなくなりますまた、請求書の発送状況や履歴が管理できるので発送漏れも防げます。差し戻しや確認作業の工数が減り、営業担当者と経理担当者のコミュニケーションコストも削減できます。

「発行型」の選び方②:発送代行サービスの有無

【こんな企業は要チェック】

・請求書の発行件数が多い企業
・テレワーク、リモートワークを取り入れている企業

請求書の発送を代行してくれるサービスがあるかも大事なポイントです。

代行サービスがある製品であれば、請求書のデータをクラウド上にアップするだけで、印刷・封入・発送などの作業を代わりに行ってもらえます。

これらの作業はノンコア業務(利益に直結しない業務)と捉えられることが多いですが、信頼できる会社に代行してもらうことで、コア業務(利益に直結する業務)に集中できるようになります。リモートワークを導入している企業であれば、請求書を発送するためにわざわざ出社しなければならないとしたら非効率ですよね。

ただし、取引先から「指定の用紙を同封してほしい」「所定の形式に合わせて手書きで書いてほしい」「請求書を1営業日中にほしい」などの要望があると、代行サービスでは対応できないことがあります。そうした場合のみ自分たちで作業し、それ以外はすべて代行サービスに任せる、といったように使い分けるとよいでしょう。

「発行型」の選び方③:テンプレート数とカスタマイズ性

【こんな企業は要チェック】

・請求書の仕様に対して取引先から指定がある企業
・納品書などほかの書類も発送したい企業

製品によっては請求書だけではなく、見積書、納品書、支払明細書、領収書などのテンプレートも用意されている場合があります。

また、テンプレートのカスタマイズ性も製品によって差が出るポイントです。自社のロゴを入れたり、項目を追加したり、軽減税率の項目は行を変えたりなど、自社仕様にアレンジできる製品があります。特に、「請求書にこういった内容を入れてほしい」など、取引先からのリクエストが多い企業は確認しておくようにしましょう。

「受取型」請求書システムの選定ポイント

──次に、受取型の請求書システムの選び方について教えてください。

受取型の選定ポイントは以下の3つです。

【受取型の選定ポイント】

  1. 自動読み取り機能の有無
  2. 受取代行サービスの有無
  3. 会計システムとの連携

「受取型」の選び方①:自動読み取り機能の有無

【こんな企業は要チェック】

・紙や手書きの請求書を扱うことが多い企業

受取型の製品は、請求書の内容を自動で読み取る機能が備わっているかをまず確認しましょう。請求書の内容を手作業で会計システムに入力するのはかなりの手間ですし、記入ミスが起きやすくなります。

例えば、請求書の画像から必要な項目データを自動で読み込む「OCR機能」が備わっている製品であれば、転記作業が削減され、人的ミスを減らせます

近年OCR機能の読み取り精度はかなり高くなっています。AIの技術を搭載していて、登録されたデータを学習し、次回から自動で仕訳が行える製品もあります。手書きの請求書だと読み取れない項目があったりしますが、手で入力するより作業効率と正確性は上回ります。

「受取型」の選び方②:受取代行サービスの有無

【こんな企業は要チェック】

・請求書の受取件数が多い企業
・リモートワークを取り入れている企業

受取型にも代行サービスがついている製品があります。

紙の請求書を代行会社が受け取りPDFデータに変換してくれるので、利用者は間違いがないかをチェックするだけですみます。請求書の受け取り状況は随時共有され、希望すれば原紙を郵送してもらうことも可能です。

わざわざ請求書を受け取るために出社する必要がないので、リモートワークを導入している企業は特に要チェックです。

「受取型」の選び方③:会計システムとの連携

【こんな企業は要チェック】

・請求書の受取件数が多い企業
・少人数で経理業務を行っている企業

受け取った請求書の内容をもとに仕訳や振込手続きを行わなくてはいけないので、会計システムとの連携が重要になります。会計システムと連携できれば、転記作業による誤入力を防止できます

すでに会計システムを導入している場合には、製品間の連携を必ずチェックするようにしましょう。

請求書システムを7製品を比較

ここまでに解説したポイントをもとに選んだ7製品を紹介します。長谷さんのコメントも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

【発行型の製品比較表】

 楽楽明細請求管理ロボboardBtoBプラットフォーム請求書
初期費用11万円~運用・定着支援費用33万円~無料11万円〜
月額費用2万6400円~5万5000円~1078円~5500円〜
連携可能な会計システム要問い合わせPCA会計、勘定奉行、弥生会計、マネーフォワードクラウド会計など会計freee、マネーフォワードクラウド会計、弥生会計、勘定奉行など会計freee、マネーフォワードクラウド会計、弥生会計、勘定奉行など
連携可能な営業管理システム/営業支援ツール要問い合わせSalesforce
kintone
Zoho CRM
kintone
発送代行サービス○1通164円~○1通165円〜○1通170円~○1通110円~
請求書以外に発行できる帳票・書類納品書、支払明細、納品書、検収書、領収書など見積書、納品書、発注書、領収書など見積書、見積依頼書、発注書、納品書、検収書、領収書など支払通知書など
テンプレートのカスタマイズ縦型・横型を選択
項目追加
項目の配置変更
など
ロゴ・印影追加
レイアウト変更
フォント変更
など
フォント・サイズ変更
配置変更
など
会社印・ロゴ追加
項目追加
など
受取機能○※1
無料トライアル要問い合わせ要問い合わせ
※料金はすべて税込
※1 BtoBプラットフォーム請求書は発行型と受取型の両機能を備える

【受取型の製品比較表】

 LayerX インボイスsweeepBill One
初期費用要問い合わせ無料要問い合わせ※1
月額費用3万3000円~3万3000円~要問い合わせ※2
自動読み取り機能
受取代行サービス
連携可能な会計システム会計freee
弥生会計
マネーフォワードクラウド会計
など
50以上の会計システムと連携弥生会計
勘定奉行クラウド
など
電子帳簿保存法への対応要問い合わせ
無料トライアル要問い合わせ要問い合わせ
※料金はすべて税込
※1 従業員100人以下の企業が利用できるスモールビジネスプランは無料
※2 スモールビジネスプランの場合、受取請求書件数が月100件までであれば無料

【発行型】帳票テンプレートの種類が豊富でカスタマイズ性が高い「楽楽明細」

楽楽明細キャプチャ
出典:「楽楽明細」公式サイト https://www.rakurakumeisai.jp/
公式サイト ttps://www.rakurakumeisai.jp/
運営会社 株式会社ラクス

製品情報】

連携可能な会計システム要問い合わせ
連携可能な顧客管理システム/営業支援ツール要問い合わせ
発送代行サービス○1通164円~
請求書以外に発行できる帳票・書類納品書、支払明細、納品書、検収書、領収書など
テンプレートのカスタマイズ縦型・横型を選択
項目追加
項目の配置変更など
受取機能
無料トライアル
※料金はすべて税込

【料金プラン】

初期費用11万円〜
月額費用2万6400円~
※料金はすべて税込

【こんな企業におすすめ】

・請求書以外の帳票も作成したい企業
・帳票類のテンプレートをカスタマイズしたい企業

これまでに2000社以上で導入されている請求書システムです(2021年3月時点)。

帳票類のテンプレートが豊富で請求書のほかに、支払明細、納品書、領収書、見積書、検収書、発注書なども作成できます。各種テンプレートは、縦型と横型の両方に対応。カスタマイズ性が高く、項目の追加をしたり、配置を変えたり、鏡請求書(※1)と請求明細書(※2)を分けて発行したりといったことが可能です。

※1 鏡請求書:請求書と一緒に同封する表紙。宛先、件名、あいさつ文などが記載される

※2 請求明細書:支払い金額の内訳を記載した書類

【長谷さんの一口メモ】

楽楽明細はテンプレートのカスタマイズ性が高い製品です。見積書や納品書なども作成可能。営業担当者間での発行前承認フローも細かく設定できます。

【発行型】債権管理がしやすい「請求管理ロボ」

請求管理ロボキャプチャ
出典:「請求管理ロボ」公式サイト https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/
公式サイト https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/
運営会社 株式会社ROBOT PAYMENT(ロボットペイメント)

製品情報】

連携可能な会計システムPCA会計、勘定奉行、弥生会計、マネーフォワードクラウド会計など
連携可能な顧客管理システム/営業支援ツールSalesforce、kintone、Zoho CRM
発送代行サービス○1通165円〜
請求書以外に発行できる帳票・書類見積書、納品書、発注書、領収書など
テンプレートのカスタマイズロゴ・印影追加
レイアウト変更
フォント変更など
受取機能
無料トライアル要問い合わせ
※料金はすべて税込

【料金プラン】

初期費用運用・定着支援費用 33万円~
月額費用5万5000円~
※料金はすべて税込

【こんな企業におすすめ】

・入金消込の件数が多い企業
・債権管理をしっかり行いたい企業
・請求書のフォーマットをカスタマイズしたい企業

「請求管理ロボ」は債権管理に優れた製品です。金融機関からの入金情報を照合し自動で消込が行えたり、支払いが遅延している相手に催促メールを自動で配信したりできます。

請求書フォーマットのカスタマイズ性も高く、ロゴ・印影の追加やテキストの配置変更が可能。取引先の要望に合わせて柔軟に対応できます。

【長谷さんの一口メモ】

請求管理ロボは、請求書発行件数が多く、消込に苦労している企業におすすめです。債権管理の作業が自動化されて楽になります。

【発行型】小規模組織ならリーズナブルな料金で使える「board」

boardキャプチャ
出典:「board」公式サイト https://the-board.jp/
公式サイト https://the-board.jp/
運営会社 ヴェルク株式会社

製品情報】

連携可能な会計システム会計freee、マネーフォワードクラウド会計、弥生会計、勘定奉行など
連携可能な顧客管理システム/営業支援ツール
発送代行サービス○1通170円~
請求書以外に発行できる帳票・書類見積書、見積依頼書、発注書、納品書、検収書、領収書など
テンプレートのカスタマイズフォント・サイズ変更
配置変更など
受取機能
無料トライアル
※料金はすべて税込

【料金プラン】

初期費用無料
Personalプラン(利用者の上限:1人)月額1078円
Basicプラン(利用者の上限:3人)月額2178円
Standardプラン(利用者の上限:15人)月額4378円
Premiumプラン(利用者の上限:50人)月額6578円
※料金はすべて税込

【こんな企業におすすめ】

・個人事業主、スタートアップ企業
・中小企業

「board」は個人事業主や中小企業をメインターゲットとした製品です。

4つのプランが用意されており、Personalプランが月額1078円(税込)、最上位のPremiumプランでも月額6578円(税込)と、お手頃な料金設定になっています。

ただし、プランごとに利用者の上限が決まっているので注意が必要です。

【長谷さんの一口メモ】

中小企業向けに特化した、リーズナブルで高機能な製品です。代表の田向様が「経営者として自分が欲しいプロダクトを、エンジニアでもある自分がメイン開発者として作った」と話されており、ご自身の痛みから生まれたサービスのように見受けられます。

※参考:「boardは最初の100社の顧客をどのように開拓したのか?」 https://sairu.co.jp/doernote/222

【発行・受取型】発行から受取までシステム内で完結する「BtoBプラットフォーム請求書」

BtoBプラットフォーム請求書キャプチャ
出典:「BtoBプラットフォーム請求書」 https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp
公式サイト https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp
運営会社 株式会社インフォマート

製品情報】

連携可能な会計システム会計freee、マネーフォワードクラウド会計、弥生会計、勘定奉行など
連携可能な顧客管理システム/営業支援ツールkintone
発送代行サービス○1通110円~
請求書以外に発行できる帳票・書類支払通知書など
テンプレートのカスタマイズ会社印・ロゴ追加項目追加など
受取機能○※
無料トライアル要問い合わせ
※料金はすべて税込
※ BtoBプラットフォーム請求書は発行型と受取型の両機能を備える

【料金プラン】

初期費用11万円~
月額費用5500円~
※料金はすべて税込

【こんな企業におすすめ】

・紙の請求書でのやりとりをなくしたい企業

「BtoBプラットフォーム」は「発行型」「受取型」の両機能が備わっています

請求書をクラウド上にアップし、取引先企業はそれをダウンロードするだけ。紙代や郵送費がかからず、受け取りまでの時間も大幅に短縮できます。

ただし、取引先から紙の請求書を求められる場合には、製品としてのメリットが小さくなってしまいます。

【長谷さんの一口メモ】

「請求書業務をオンラインで完結させる」という意向があるなら、BtoBプラットフォームがおすすめです。

【受取型】自動読み取り・仕訳が充実 処理速度も抜群の「LayerX インボイス」

LayerX インボイスキャプチャ
出典:「LayerX インボイス」 https://www.layerx.jp/
公式サイト https://www.layerx.jp/
運営会社 株式会社LayerX

【製品情報】

自動読み取り機能
受取代行サービス
連携可能な会計システム会計freee、マネーフォワードクラウド会計、弥生会計など
電子帳簿保存法への対応要問い合わせ
無料トライアル要問い合わせ

【料金プラン】

初期費用要問い合わせ
Starterプラン月額3万3000円
Basicプラン月額5万5000円
Enterpriseプラン要問い合わせ
※料金はすべて税込

【こんな企業におすすめ】

・大量の請求書処理が必要な企業

「LayerX インボイス」は受取型のシステムです。OCR機能や自動仕訳機能が備わっており、転記作業の工数を削減できます。また、データの処理速度が速く、同時に大量の請求書を短時間でアップロードできるのも特徴です。

提供されているどのプランも、ユーザー数の制限なく利用可能です。

【長谷さんの一口メモ】

「とにかくデータの処理速度が速い」という評判をよく耳にします。大量の請求書データを処理しなくてはいけない企業におすすめです。

【受取型】50以上の会計システムと連携可能 支払管理機能も優秀な「sweeep」

sweeepキャプチャ
出典:「sweeep」公式サイト https://sweeep.ai/
公式サイト https://sweeep.ai/
運営会社 sweeep株式会社

【製品情報】

自動読み取り機能
受取代行サービス
連携可能な会計システム50以上の会計システムと連携
電子帳簿保存法への対応
無料トライアル

【料金プラン】

初期費用要問い合わせ
エントリープラン月額3万3000円
ライトプラン月額5万5000円
エンタープライズプラン月額11万円
※料金はすべて税込

【こんな企業におすすめ】

・支払管理に課題がある企業

AIを搭載した自動読み取り機能によって、請求書の内容を解析し、自動で仕訳が行えます。支払管理機能も充実していて、振込・口座引き落とし・クレジット払いなど、支払方法ごとにステータスを管理。請求書内の銀行口座情報を自動抽出して振込データを作成することも可能です。相手の口座に変更があった場合にはアラートが出るので支払い漏れを防げます。

また、50以上の会計システムと連携できるのも特徴です。

【長谷さんの一口メモ】

sweeepは、以前から請求書業務の課題に取り組んできた企業ということで知見を蓄えられているように感じます。機能ラインナップも非常に充実しています。

【受取型】受取から保管までオンラインで完結する「Bill One」

Bill Oneキャプチャ
出典:「Bill One」公式サイト https://bill-one.com/
公式サイト https://bill-one.com/
運営会社 Sansan株式会社

【製品情報】

自動読み取り機能
受取代行サービス
連携可能な会計システム勘定奉行クラウド、弥生会計など
電子帳簿保存法への対応
無料トライアル要問い合わせ

【料金プラン】

初期費用要問い合わせ※1
月額費用要問い合わせ※2
※1 従業員100人以下の企業が利用できるスモールビジネスプランは無料
※2 スモールビジネスプランの場合、受取請求書件数が月100件までであれば無料

【こんな企業におすすめ】

・請求書の受取、保管業務をすべてオンライン化したい企業

代行サービスが充実しているのが「Bill One」です。

郵送、メール、システムへのアップロードなど、あらゆる形式で送られてきた請求書を代理で受け取りデータ化してくれます。オプションになりますが、請求書原本の保管も依頼できます。

従業員数が100名以下の企業が利用できるスモールビジネスプランは、受取請求書件数が月100件まで無料です。

【長谷さんの一口メモ】

名刺管理サービスの「Sansan」や「Eight」で有名な、Sansan株式会社が提供する製品です。請求書システムの開発にも非常に力を入れているようなので、今後ますます注目です。

請求書システムを導入するメリットとは?

最後に、請求書システムを導入するメリットについて、あらためて長谷さんに伺いました。

──請求書システムには具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか?

まとめると、大きく以下の3つです。

【請求書システムの導入メリット】

  1. 請求書の発行・受取業務を効率化できる
  2. ミスを減らせる
  3. 債権管理がしやすくなる

(1)請求書の発行・受取業務を効率化できる

まず、1つ目のメリットが請求書の発行・受取業務の効率化です。

代行サービスがついている製品を利用すれば、請求書の印刷、封入、発送、受取などを自分たちで行う必要がありません。また、営業支援ツールや会計システムなどと連携することで、転記作業がなくなり進捗管理も一元で行えるので、営業や経理担当者の負担が大幅に減り、コア業務に集中できるようになります

現在は感染症対策でリモートワークを導入している企業が増えています。請求書の発送や受け取りのために出社しなくてはいけない状況が心理的な負担になってしまい、他の業務の生産性まで低下させてしまう可能性さえあります。そうした影響を回避できる効果もあるでしょう。

(2)ミスを減らせる

──請求書システムの導入でどういったミスが減らせますか?

おもに金額と取引先名の記入ミスです。

ExcelやWordで請求書を作成する場合には、宛先や金額などの転記が必要です。どんなに気をつけていても、手作業にミスはつきものです。

請求書システムを導入し、顧客管理システム、営業支援ツール、会計システムなどとデータを連携することで、こうした記入ミスが防げます。

(3)債権管理がしやすくなる

システムを導入することで、請求書はすでに発送されているのか、支払い期日はいつなのか、請求した金額が期日どおりに支払われているのかなど、案件ごとにステータスが見える化されます。

期日が過ぎても未入金の場合には、自動で催促メールを送信されるよう設定ができるので、回収率を高められます

まとめ

請求書システムは「発行型」と「受取型」の2つのタイプがあります。

発行型は、「代行サービス」「営業ツールや会計システムとの連携」「テンプレートの種類とカスタマイズ性」が、受取型であれば、「自動読み取り機能」「代行サービス」「会計システムとの連携」が、製品選定のポイントになります。

無料トライアルを積極的に利用して、自社に合った製品を選び、業務効率化を目指しましょう。

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