記事の目次

【この記事に登場する有識者】
ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド代表取締役社長
岡本 康広さん

1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。 2018年株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。2019年6月に株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。 2020年4月より、ワークフローの認知・理解向上、そして業務課題とワークフローを紐付けて業務改革や生産性向上に貢献することを目的に「ワークフロー総研」を立ち上げ、所長を兼務。これまでシステムエンジニア、営業、事業企画、マーケティング、新規事業など幅広い経験を積み、現在は経営に力をそそいでいる。 「ワークフロー総研」サイトはこちら

迷ったらこれ!編集部おすすめのワークフローシステム4選

どのワークフローシステムを選べばよいかわからないという方も多いでしょう。

そんな方にまずチェックしてもらいたい、編集部おすすめの3選を紹介します。

入力フォームのカスタマイズ性が高い「X-point cloud」

X-point cloud画像
出典:「X-point Cloud」公式サイト
X-point Cloud
公式サイト https://www.atled.jp/xpoint_cloud/
運営会社 株式会社エイトレッド

【料金表】

プランスタンダードプランプリペイドプラン
初期費用無料無料
月額料金550円/人523円/人
契約期間1ヶ月~12ヶ月~
無料トライアルあり
(30日間)
あり
(30日間)
※料金は全て税込 
※プリペイドプランは年額一括払い

製品の特徴

  • 複雑な承認ルートを設定でき、閲覧権限のコントロールも可能
  • ノーコードで従来使用していた紙の申請書イメージを、Webフォームで再現できる
  • 入力データの集計が可能で、業務の活用に強い

【おすすめ企業】

  • これまで申請を紙で行っていて、ITリテラシーの低い利用者が多い企業
  • 案件によって特定の承認者を加える必要がある、あるいは、承認ルートがよく変わる企業

チャットアプリから承認・却下が簡単に可能「バクラク申請」

バクラク申請キャプチャ
出典:「バクラク」公式サイト
バクラク申請
公式サイト https://bakuraku.jp/workflow
運営会社  株式会社LayerX

【料金表】

初期費用無料
月額料金要問い合わせ
無料トライアルあり

【製品の特徴】

  • チャットアプリから承認・却下が可能
  • 会計ソフトfreeeやSlackなど他製品との連携が可能
  • カスタマーサポートが丁寧でスピーディさに定評がある

【おすすめ企業】

  • Slackや会計ソフトfreeeを使用しており、データ連携をさせたい企業
  • 社員数が急増し、煩雑な承認・却下、申請をシンプルに行いたい企業
  • 不明点や要望をスピーディに解決したい企業

1000人以上の大企業でのシェアが高い「SmartDB」

SmartDB画像
出典:「SmartDB」公式サイト
SmartDB
公式サイト https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/
運営会社 株式会社ドリーム・アーツ

【料金表】

初期費用要問い合わせ
月額料金要問い合わせ
無料トライアルあり
(30日間)

【製品の特徴】

  • SaaS型ワークフロー大企業市場シェア「No.1」※
  • 1000名以上の大企業に対応できるシステムの柔軟性とセキュリティ
  • 文書管理機能も搭載したワークフローシステム
  • ノーコード/ローコードでシステム担当者なしで導入が可能

※出典:テクノ・システム・リサーチ

【おすすめ企業】

  • 従業員数が1000名以上の企業
  • 現場主導でデジタル化を進めたい企業
  • 紙でおこなっていた複雑な申請ルートの再現度を重視したい企業

承認者設定のバリエーションが豊富「kickflow」

kickflow画像
出典:「kickflow」公式サイト
kickflow
公式サイト https://kickflow.com/
運営会社 株式会社kickflow

【料金表】

プランスモールスタンダードエンタープライズ
初期費用無料無料無料
月額料金要問い合わせ要問い合わせ要問い合わせ
無料トライアル
(30日間)

(30日間)

(30日間)

【製品の特徴】

  • 申請・承認の基本機能がシンプルで操作しやすい
  • 管理者・従業員にとって使いやすいUI/UX
  • 100名規模~1,000名以上規模の大企業まで幅広く対応可能
  • ビジネスチャットツールやグループウェアなどとの外部連携が充実

【おすすめ企業】

  • 紙での稟議・決裁を電子化したい
  • 企業・承認ルートが複雑化している
  • 外部システムとの連携があまりできない
  • 企業・リモートワークの従業員が多い企業
  • 設定が複雑で難しく対応できる人が限られてしまう

ワークフローシステムとは? 導入するメリットは?

ワークフローシステムとはどのようなツールで、導入するメリットとは何になるのでしょうか? 詳しく解説していきます。

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、稟議書、休暇届、利用許可書、経費精算書などの申請・承認・回覧を電子化するツールです。

書類別に申請フォーム、承認ルート、承認者などを設定することで、一連の手続きをオンライン上で行えます。

それでは、これまで紙の申請書で行っていたこれらの手続きを、ワークフローシステムで行うメリットは何なのでしょうか?

ワークフロー総研所長の岡本康弘さんに詳しく聞きました。

ワークフローシステムのメリットは?

──ワークフローシステムを導入することで得られるメリットを教えてください。

ワークフローシステムを導入していない企業が抱える課題や悩みを整理したものが下図になります。

【企業が抱えるワークフローの業務課題】

workflowflow画像
(作成:ワークフロー総研)

これらを解決することがワークフローシステムを導入する目的であり、次の4つのメリットにつながります。

【ワークフローの導入メリット】

  1. 意思決定スピードの迅速化
  2. バックオフィス業務の効率化
  3. 内部統制とコンプライアンスの実現
  4. コストと無駄の削減

意思決定スピードの迅速化

申請の決裁は、経営の意思決定です。ワークフローシステムは、その意思決定のスピードを各段に引き上げます

旧来の紙での運用では、申請はしたもののいつ決裁が下りるのか、承認の進捗状況がどうなっているのかがわからないまま待ち続けるのが当たり前でした。

しかし、ワークフローシステムを運用すれば、申請書の入力・提出も手間いらず。申請書の提出先に迷うことはありませんし、提出した申請書の所在が追跡可能です。一方の承認者も、書類を溜め込むことなく処理できます。

ほとんどのシステムはスマホに対応しているので、申請・承認に場所も時間も選びません

意思決定スピードの迅速化はすなわち、事業や経営上の課題に素早く対処できるようになるということです。戦略的経営に、迅速な意思決定は必須です。

バックオフィス業務の効率化

ワークフローシステムが求められている背景には、バックオフィス業務が煩雑で、非効率化している実態が挙げられます。

どれが最新の申請書フォーマットなのかわからず混乱する。承認ルートが不明確で案件の進行や書類の処理が止まる。経費精算書や稟議書の数字の確認に忙殺される。

ワークフローシステムの運用で、そういった非効率な業務が改善されます。申請書の記入ミスによる差し戻しもなくなるでしょう。

ノンコア業務から解放され、本来の経営的視点で業務に取り組める余裕と体制が生まれます

内部統制とコンプライアンスの実現

ワークフローシステムの運用により、内部統制が強化され、コンプライアンスのレベルが高まります。

先述したように、ワークフローは明確なルールに則って運用・管理されるものであり、それを支援するのがワークフローシステムだからです。

DXツールは、不正を防ぐ、正しい手順を踏ませるだけではなく、その利用が日常化することにより、従業員にコンプライアンスに対する意識が芽生えます。

内部統制とコンプライアンスは、企業の社会的な信用にかかわるものです。その質を高めるワークフローの整備と運用は、経営への影響が非常に大きいと言えます。

コストと無駄の削減

わかりやすいのはペーパーレス化による効果です。

拠点が複数に分散している場合であれば、郵送費がなくなります。書類の保管場所も大幅に縮小できますし、それらに伴う人件費も削減されます。

また、ワークフローが整理されることにより、見えにくかったコストに目が向くことも大きなメリットでしょう。

例えば、年間契約で自動引き落としになっている経費など、これまで申請を要さなかった費用も、ワークフローシステムを通すことで無駄であったと発覚するケースがあります。

このように、ワークフローシステムの運用は、従業員のコスト意識の向上にも貢献します。

専門家が語るワークフローシステム選びの3大ポイント

続いてワークフローシステムを選ぶ際のポイントについて、岡本氏に解説していただきました。

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↓「ワークフローシステムおすすめ10製品を徹底比較」を今すぐ見る↓

──ワークフローシステムを導入する際には、どのような点に注意して選んだらよいのでしょうか?

ワークフローシステムは、会計ソフトのように使用者が限られるものではなく、全社的に展開し、定着させることで効果が生まれます。そのため、導入を検討する際はそのシステムを自社の仕組みにどこまで適応させられるかがポイントです。

製品選定の際には、以下のポイントを確認しましょう。

 【製品選びのチェックポイント】

  1. ノーコード・ローコードであるか
  2. 入力フォームのカスタマイズ性
  3. 承認ルートのカスタマイズ性・再現性

チェックポイント1:ノーコード・ローコードである

要チェック企業
□システム担当者がおらず、現場のメンバーで導入・運用を図る企業

製品選びでは、そのワークフローシステムが、「ノーコード・ローコード」であることがとても重要です。

「ノーコード」とは、システム設定などにおいて、プログラミング言語によるコード入力が不要な仕組みのことです。もう一方の「ローコード」は、多少のコードが書ける仕様になっており、ノーコードより設定の自由度が高くなります。

オフィスワークのDX化製品は、多機能さをひとつのセールスポイントにしていますが、それらの機能のなかにプログラムを記述しないと使えないものが少なからずあります。

システム担当者がいない企業では、せっかくシステムを導入しても、使いたい機能がうまく使えないというケースがしばしば見られます。

そのため、自社で使いたい機能がノーコードで設定できるかを事前に確認しておくことが重要です。

チェックポイント2:入力フォームのカスタマイズ性

要チェック企業
□ITリテラシーに不安のある企業
□各種承認手続きを長年にわたって紙で行ってきた企業

ワークフローシステムの入力フォームを、自社で使ってきた書式と同じにできるかどうかも大事なポイントです。

ITツールの利用に慣れている若い世代の従業員が大半を占める企業、あるいはスタートアップなどは、この点にあまり慎重になる必要はないかもしれません。

しかし、紙による申請・決裁に長年慣れ親しんできたベテラン社員には、そもそもデータ入力にすら抵抗感を覚える方が少なくありません。入力する項目が同じでも、その書式、配置が従来の方式と異なるだけで「自分には使いこなせない」とあきらめてしまう方もいます。

ワークフローシステムは、全社的に利用が普及してこそ導入メリットが得られるツールです。そのためには、いかに自社が利用しやすいようにカスタマイズできるかが重要です。

チェックポイント3:承認ルートのカスタマイズ性・再現性

要チェック企業
□承認者がイレギュラーに変更になることがある企業
□承認ルートが不規則に変化する部署がある企業
□同じステップに複数の承認者がいる企業

承認ルート(レポートライン)は、どの企業も同じというわけではありません。各企業の事情に応じて、承認ルートをカスタマイズしたり、従来のものを再現できるかも大事なポイントです。

ワークフローの承認ルートが常に定まっている場合は、システムのカスタマイズ性・再現性をさほど気にかける必要はありません。

しかし、ある案件については通常の承認ルート上にいない人物を承認者に設定しなければならない、承認ルートが案件によって異なる部署がある、同じステップに承認者が複数いる、などといった場合は、承認ルートを柔軟にカスタマイズできるかどうかが重要です。

もし、現行の承認ルートでシステム上に再現できない部分があれば、紙やエクセルで処理する必要が出てきます。また、そのようなケースが多ければ、ワークフローシステムの導入によって効率化を図る意義が薄れてしまいます。

ワークフローの整備には、コーポレートガバナンスを担保する意義もあります。システムに設定できない承認ルートがあると、その部分がガバナンスから漏れ落ちるリスクも出てくるため、見落とせないポイントです。

また、会計ソフトなどにオプション設定されているワークフローシステムの場合、このカスタマイズ性が低い製品もありますので、その点も留意してください。

ワークフローシステムおすすめ17製品を徹底比較

ここからは、岡本さんが指摘したチェックポイントを軸におすすめのワークフローシステムを紹介していきます。

【製品比較表】

  製品グループ ノーコード・ローコード対応 入力フォームのカスタマイズ性 承認ルートのカスタマイズ性 スマホ申請・承認 初期費用 月額料金 無料トライアル    
バクラク申請 中小企業 無料 要問い合わせ あり    
X-point Cloud 中小企業 無料 550円/人 あり(30日間)    
ジョブカンワークフロー 中小企業 無料 330円/人 あり(30日間)    
rakumo ワークフロー 中小企業 無料 330円/人 あり    
SmartFlow 中小企業 無料 330円/人 あり    
SmartDB 大企業 要問い合わせ 要問い合わせ あり(30日間)    
kickflow 大企業 無料 要問い合わせ あり(30日間)    
楽々Workflow 大企業 5万5000円 1万1000円+550円/人(詳細は問い合わせ) 要問い合わせ    
承認Time 大企業 無料 3300円 ※10人(ID)単位、添付ファイル基本10GB込み あり    
collaboflow Excel連携 無料 550円/人 あり(30日間)    
Create!Webフロー Excel連携 無料 550円/人 あり    
Styleflow Excel連携 無料 330円/人 要問い合わせ    
ActionPassport Excel連携 無料 550円/人 要問い合わせ    
WorkflowEX Excel連携 要問い合わせ 要問い合わせ 要問い合わせ    
サイボウズOffice 多機能 無料 550円/人 あり(30日間)    
Garoon 多機能 無料 930円/人 あり(30日間)    
kintone 多機能 無料 858円/人 あり(30日間)    

※ この表は横にスクロールできます

※料金は全て税込

※〇△は編集部評価

<入力フォームのカスタマイズ性>
◯:配置やデザインもカスタマイズ可能
△:説明と入力方法、回答必須の有無のみ
承認ルートのカスタマイズ性>
◯:ルートの事前変更、予約設定も可能
△:ルートの事前変更、予約設定ができない

代表的な製品はおおむねクリアしていますね。では、もう少し細かく見ていきましょう。

中小企業向けワークフローシステム

中小企業向けワークフローシステム5選の紹介です。

チャットアプリから承認・却下が簡単に可能「バクラク申請」

バクラク申請キャプチャ
出典:「バクラク」公式サイト
バクラク申請
公式サイト https://bakuraku.jp/workflow
運営会社  株式会社LayerX

【料金表】

初期費用無料
月額料金要問い合わせ
無料トライアルあり

【製品の特徴】

  • チャットアプリから承認・却下が可能
  • 会計ソフトfreeeやSlackなど他製品との連携が可能
  • カスタマーサポートが丁寧でスピーディさに定評がある

【おすすめ企業】

  • Slackや会計ソフトfreeeを使用しており、データ連携をさせたい企業
  • 社員数が急増し、煩雑な承認・却下、申請をシンプルに行いたい企業
  • 不明点や要望をスピーディに解決したい企業

入力フォームのカスタマイズ性なら「X-point Cloud」

X-point Cloudキャプチャ
出典:「X-point Cloud」公式サイト
X-point Cloud
公式サイト https://www.atled.jp/xpoint_cloud/
運営会社 株式会社エイトレッド

【料金表】

スタンダードプランプリペイドプラン
初期費用無料無料
月額料金550円/人523円/人
契約期間1ヶ月~12カ月~
無料トライアルあり
(30日間)
あり
(30日間)
※料金は全て税込 
※無料トライアルでは30日間デモサイト体験も可
※プリペイドプランは年額一括払い

【製品の特徴】

  • 複雑な承認ルートを設定でき、閲覧権限のコントロールも可能
  • ノーコードで従来使用していた紙の申請書イメージを、Webフォームで再現できる
  • 入力データの集計が可能で、業務の活用に強い
CHECK
申請書テンプレートが1000種類以上用意されています。また、フォームを1から作成し、使い慣れた紙の申請書と同じ体裁にカスタマイズすることもできます。画面上のアイコンメニューから必要な項目を選び、ドラッグ&ドロップで作成します。プログラミングの知識は不要です。
X-point Cloudキャプチャ
出典:「X-point Cloud」公式サイト

承認機能が充実している点も注目です。「一括承認」や「連続承認」はもちろん、承認ルートの変更予約や、複雑な承認ルートの設定もでき、閲覧権限も案件ごとに変えられます。

「代理承認」機能を使用すれば、承認者が休暇や会議ですぐに確認できない場合も、申請の遅延・停滞を防げます。

ジョブカンシリーズを利用中なら「ジョブカンワークフロー」

ジョブカンワークフローキャプチャ
出典:「ジョブカン ワークフロー」公式サイト
ジョブカンワークフロー
公式サイト https://wf.jobcan.ne.jp/
運営会社 株式会社 Donuts

【料金表】

プランジョブカンワークフロージョブカン経費精算
初期費用無料無料
月額料金330円/人440円/人
無料トライアルあり
(30日間)
あり
(30日間)
※料金は全て税込

【製品の特徴】

  • 50種類以上のテンプレートをもとに、独自の入力フォームを作成できる
  • 過去の申請履歴を利用者が一覧できる
  • 同シリーズのシステムとの連携がスムーズ
CHECK

ジョブカンワークフローには、50を超える申請書類のテンプレートが用意されています。多彩な設定項目の中から必要なものを選択して、フォームを作成できます。ただし、カスタマイズ性はやや低く、自社独自の書式を入力フォームに再現しきれないこともあります。

承認ルートは数に上限なく設定できます。ただし、既存の承認ルートに臨時に承認者を加えることはできません。そのため、承認ルートがあまり複雑ではない企業や、申請・承認フローをこれから整えていきたいという企業に向いています。

また、すでにジョブカンシリーズの製品を利用している場合は、連携がスムーズに行えるでしょう。

Google Workspaceとの連携がしやすい「rakumo ワークフロー」

rakumo ワークフローキャプチャ
出典:「rakumoワークフロー」公式サイト
rakumoワークフロー
公式サイト https://rakumo.com/product/gsuite/workflow/
運営会社 rakumo株式会社

【料金表】

初期費用無料
月額料金330円/人
年額料金 3600円/人
無料トライアルあり
※料金は全て税込

【製品の特徴】

  • Google Workspace のアドオンツール群。データ連携が容易
  • 数十人~数万人まで対応
  • 経費、勤怠などの管理ツールの追加で様々な処理がスムーズに

20人まで無料プランが利用できる「SmartFlow」

SmartFlow画像
出典:「SmartFlow」公式サイト
SmartFlow
公式サイト https://smartflow.vebuin.com/
運営会社 VeBuIn株式会社

【料金表】

初期費用無料
月額料金330円/人 
無料トライアルあり
※料金は全て税込

【製品の特徴】

  • 無料プランが20人まで利用可能
  • 電話・メール・チャットによる充実のサポート
  • Slack、LINEWORKSとAPI連携

大企業向けワークフローシステム

大企業向けワークフローシステム4選の紹介です。

従業員数1000名以上なら「SmartDB」

SmartDBキャプチャ
出典:「SmartDB」公式サイト
SmartDB
公式サイト https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/
運営会社 株式会社ドリーム・アーツ

【料金表】

初期費用要問い合わせ
月額料金要問い合わせ
無料トライアルあり
(30日間)

【製品の特徴】

  • SaaS型ワークフロー大企業市場シェア「No.1」※
  • 1000名以上の大企業に対応できるシステムの柔軟性とセキュリティ
  • 文書管理機能とワークフローの機能どちらも搭載
  • ノーコード/ローコードでシステム担当者なしで導入が可能

出典:テクノ・システム・リサーチ

CHECK
SmartDBは、申請フォームにExcelデータをそのまま取り込めるので、入力の負荷が削減できます。また、外部連携機能を備えており、外部システムと連携が可能。社内の既存システムと連携できれば、セキュリティと利便性を両立しながら申請・承認プロセスとデータの一元管理が行えます。
チャットツールのMicrosoft Teamsをすでに導入している場合には、承認依頼や更新などの通知をチャットチャンネルにも届くように設定することも可能です。

SmartDBキャプチャ2
出典:「SmartDB」公式サイト

複雑な稟議・決裁などの承認ルートも設定可能。複数部門による並列承認や条件分岐なども行えます。

並列認証
出典:「SmartDB」公式サイト

また、突発的なルート変更が発生した場合も、紙の申請書のようにその場で担当者が回付先を変更できるのも特徴です。

承認者設定のバリエーションが豊富「kickflow

kickflowキャプチャ
出典:「kickflow」公式サイト
kickflow
公式サイト https://kickflow.com/
運営会社 株式会社kickflow

【料金表】

プランスモールスタンダードエンタープライズ
初期費用無料無料無料
月額料金要問い合わせ要問い合わせ要問い合わせ
無料トライアルあり
(30日間)
あり
(30日間)
あり
(30日間)

【製品の特徴】

  • 申請・承認の基本機能がシンプルで操作しやすい
  • 管理者・従業員にとって使いやすいUI/UX
  • 100名規模~1,000名以上規模の大企業まで幅広く対応可能
  • ビジネスチャットツールやグループウェアなどとの外部連携が充実
CHECK

入力フォームは、説明文、入力方法、回答必須項目の有無を組み合わせるだけで、簡単に作成できます。

承認ルートは、独立して管理する仕組みになっており、一度作成したものは、別の案件にも利用可能です。

上長だけではなく、特定のチームや役職のメンバーを承認者に設定したり、申請者が承認者を指名したりも可能。さらに複数部署の承認が必要な申請を、同時並行で進めることもできます。

「Slack」「Chatwork」「Microsoft Teams」などのチャットツールと連携が可能。承認作業をより効率的に進められるようになります。

英語や中国語にも対応「楽々WorkflowⅡ」

楽々WorkflowⅡキャプチャ
出典:「楽々WorkflowⅡ Cloud」公式サイト
楽々WorkflowⅡ Cloud
公式サイト https://www.sei-info.co.jp/workflow/
運営会社 住友電工情報システム株式会社

【料金表】

初期費用5万5000円
月額料金1万1000円+550円/人
無料トライアル要問い合わせ
※料金は全て税込

【製品の特徴】

  • グローバル対応。海外拠点のある企業におすすめ
  • 「中国語で申請→日本語で承認→英語で回覧」も可能
  • クラウド版のほか、パッケージ型「楽々WorkflowⅡ」も利用可能

低価格でスマホでも利用しやすい「承認Time」

承認Timekキャプチャ
出典:「承認Time」公式サイト
承認Time
公式サイト https://shonintime.sbi-bs.co.jp/
運営会社 SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

【料金表】

初期費用無料
月額料金3300円 ※10人(ID)単位、添付ファイル基本10GB込み
無料トライアルあり
※料金は全て税込

【製品の特徴】

  • スマートフォン、マルチOS対応で場所を選ばず申請・承認が行える
  • マウス操作だけでかんたんに文書フォームの作成が可能
  • 「経費BankII」と連携。経費精算の自動チェックができる

Excel連携型ワークフローシステム

Excel連携型ワークフローシステム5選の紹介です。

Excelからフォーム作成ができる「collaboflow」

collaboflowキャプチャ
出典:「collaboflow」公式サイト
collaboflow
公式サイト https://www.collabo-style.co.jp/
運営会社 株式会社 コラボスタイル

【料金表】

初期費用無料
月額料金550円/人
年額料金6468円/人
無料トライアルあり
(30日間)
※料金は全て税込

【製品の特徴】

  • Excelで作成した申請書や帳票を、そのまま入力フォームに変換できる
  • 承認ルートの設定画面が視覚的にわかりやすく、操作も簡単
  • 経費精算や人事考課表の運用にも対応
CHECK

Excelの書式をそのまま入力フォームに使えるのが大きな特徴です。すでにExcelで作成した申請書のフォーマットがある場合は、スムーズに移行できます。

「一括承認」のほか「代理申請・承認」も可能。また、特定の管理者による承認ばかりではなく、メンバーの半数や1/3以上など、一定数の承認を条件に設定する「議決承認」の機能も備えています

承認ルートの設定は、チャート図にアイコンを落とし込んでいく形式なのでわかりやすく、直感的に操作できます。

collaboflowキャプチャ
出典:「collaboflow」公式サイト

経費精算や人事考課表の機能も搭載されており、経費の申請・承認や人事考課の進捗を管理できる点も注目です。

紙の申請・決裁イメージをそのまま電子化「Create!Webフロー」

Create!Webキャプチャ
出典:「Create! Webフロー」公式サイト
Create! Webフロー
公式サイト https://www.createwebflow.jp/
運営会社 インフォテック株式会社

【料金表】

初期費用無料
月額料金550円/人
年額料金6050円/人
無料トライアルあり
※料金は全て税込

【製品の特徴】

  • 紙の申請書フォーマットを再現しやすい
  • 決済後はPDFで自動保管
  • 条件分岐によって承認者を自動判定できる

ExcelやWordのイメージで楽に申請書作成できる「Styleflow」

Styleflowキャプチャ
出典:「Styleflow」公式サイト
Styleflow
公式サイト https://www.tdc.co.jp/product/styleflow/
運営会社 TDCソフト株式会社

【料金表】

初期費用無料
月額料金330円/人
無料トライアル要問い合わせ
※料金は全て税込

【製品の特徴】

  • ExcelやWordで作成した申請書フォーマットと同じ画面イメージで変換できる
  • モバイルワークに適した使いやすいシンプルなデザイン
  • 同時期に申請する書類を一括作成できる機能がある

費用内でディスク容量が無制限に利用可能「ActionPassport」

ActionPassport画像
出典:「ActionPassport」公式サイト
ActionPassport
公式サイト https://www.actionpassport.jp/ 
運営会社 株式会社イーネットソリューションズ

【料金表】

初期費用無料
月額料金550円/人 ※最低契約ID数10
無料トライアル要問い合わせ
※料金は全て税込

【製品の特徴】

  • データセンター提供会社のワークフローシステム
  • ディスク容量が無制限で利用可能
  • Excelの申請書データを取り込み申請フォームを作成できる

Excelの申請書・稟議書をそのまま電子化「WorkflowEX」

WorkflowEXキャプチャ
出典:「WorkflowEX」公式サイト
WorkflowEX
公式サイト https://www.workflow-ex.jp/
運営会社 株式会社Knowlbo

【料金表】

初期費用 要問い合わせ
月額料金 要問い合わせ
無料トライアル要問い合わせ

【製品の特徴】

  • Excelの稟議文書を簡単に電子化
  • 電子化した情報は全て暗号化し、改ざんチェックも可能
  • 申請書や稟議書はオフラインでも編集可能

多機能ワークフローシステム

グループウェアとは、社内コミュニケーションの活性化や業務の効率化に役立つソフトウェアです。

その中でも、ワークフローシステムが搭載されたグループウェア3選を紹介します。

日々の業務に必要な基本的な機能を網羅「サイボウズOffice」

サイボウズOfficeキャプチャ
出典:「サイボウズOffice」公式サイト
サイボウズOfiice
公式サイト https://office.cybozu.co.jp/
運営会社 サイボウズ株式会社

【料金表】

プランスタンダードコースプレミアムコース
初期費用無料無料
月額料金550円/人 880円/人
無料トライアルあり(30日間)あり(30日間)
※5人から契約可能/最低契約期間は1ヶ月
※料金は全て税込

【製品の特徴】

  • 日々の業務に必要な基本的な機能が網羅されている
  • 手頃な価格で導入できる

大企業向けに作られたグループウェア「Garoon」

Garoonキャプチャ
出典:「Garoon」公式サイト
Garoon
公式サイト https://garoon.cybozu.co.jp/
運営会社 サイボウズ株式会社

【料金表】

初期費用無料
月額料金930円/人 
無料トライアルあり
(30日間)
※料金は全て税込

【製品の特徴】

  • 大企業向けに作られたグループウェア
  • 数万人規模の企業でも導入されている
  • 40以上の製品と連携が可能

100種類以上の豊富なアプリがある「kintone」

kintoneキャプチャ
出典:「kintone」公式サイト
kintone
公式サイト https://kintone.cybozu.co.jp/
運営会社 サイボウズ株式会社

【料金表】

プランスタンダードコースライトコース
初期費用無料無料
月額料金1650円/人 858円/人
無料トライアルあり(30日間)要問い合わせ
※料金は全て税込

【製品の特徴】

  • 100種類以上の豊富なアプリ(機能)がある
  • 部署やチームごとに必要なアプリをカスタマイズして利用できる
  • 連携可能できる外部システムが多い

【比較表も一括ダウンロードが可能です】

編集部独自調査!ワークフローシステム17製品の徹底比較

製品比較表ーワークフローシステム

ワークフローシステムの導入に失敗しないためのポイント

最後に、ワークフローシステムの導入に失敗しないためのポイントについて、岡本さんに伺いました。

──ワークフローシステムを導入するにあたって、注意するべきポイントはありますか?

ポイントは以下の4つです。

  1. 事前に承認フロー、職務権限規程を決めておく
  2. 申請者、承認者、主管部門、システム管理者、4つの視点に立って選定する
  3. 部署または申請単位のスモールスタートで導入する
  4. 無料トライアルを利用する

ポイント1:事前に承認フロー、職務権限規程を決めておく

承認フローと承認者の職務権限が明らかになっていないと、ワークフローシステムを導入してもうまく運用できません

そもそもワークフローは、「誰が何を起案(申請)し、誰がそれを確認(承認)して、誰が最終の意思決定(決裁)を下すのか」という一連の流れを、企業内で制度化したものです。定められた手順で展開し、承認者・決裁者には役職に相応する権限が付与されています。

しかし、その承認フローや承認者の権限が不明確だと、ワークフローシステムを導入しても設定のしようがありません。

また、システムに合わせてそれらを明確化しようとすると、企業風土や従来の慣習になじまず、運用がうまくいかずに挫折してしまうことも多々あります。

ポイント2:申請者、承認者、主管部門、システム管理者、4つの視点に立って選定する

システムの選定にあたっては、申請者、承認者、主管部門、システム管理者、4つの視点に立って検討を重ねることが大事です。

申請者にとって重要なのは、入力のしやすさであり、承認ルートのわかりやすさでしょう。承認者の立場からすると、申請書の内容が検索しやすければ優先順位がつけやすく、スピーディーに承認が下せます。同様に、経理や人事などの主管部門にとっての重要な機能や好ましい仕様は、それらと異なるはずです。

ですから、システム運用の担当者の意見だけで製品を選ぼうとすると、導入のしやすさや管理機能ばかりに意識がいってしまい、異なる立場の人たちへの配慮がおろそかになりがちです。

これも、ワークスローシステムを導入しても定着しない原因になります。

ポイント3:部署または申請単位のスモールスタートで導入する

ワークフローは、スモールスタートで始めることがとても大事です。特に、これからDX化を進めようという企業には、ぜひ意識してほしいポイントです。

ワークフローシステムの導入初期に、利用要領などでつまずくと、使いたがらない人が増え、なかなか定着しません。運用を途中で辞めてしまう会社も出てきます。

初めに小規模な成功モデルをつくり、部門全体、社内全体へと少しずつ広げていくことが、実はワークフローを定着させるのに有効な方策です。まずは、物品購入の申請、経費精算、外注契約など、重要な業務に限定して始めてみるのもよいでしょう。

ワークフローシステムは、人事や会計システムのように限られた担当者が使うものではなく、全ての従業員が利用するもの。導入はスモールスタートで、「小さく生んで大きく育てる」発想で取り組みましょう。

ポイント4:無料トライアルを利用する

ワークフローシステムを本格的に導入する前に、実際に製品を使ってみましょう。

実際に製品に触れてみなければわからないことはたくさんあります。例えば、ノーコード・ローコードで設定しやすいと説明されても、実際に使ってみるとそうでもなかったということは少なくありません。

システム担当者がよかれと思って行った設定も、現場の社員に不評であれば、工夫や修正をしなければなりません。

クラウドで利用できるワークフローシステム製品のほとんどは、30日間程度の無料トライアル期間が設けられています。これを存分に活用しましょう。

まとめ

業務の流れに必要な手続きを、迅速かつ円滑に行えるようになるワークフローシステム。その導入は、企業の経営力の強化や、社会的な信用とも深くかかわります。

製品選びで大切なのは、事前に承認フローと承認者の職務権限を明確にしておくこと、使い手の立場と視線で検討することです。導入はスモールスタートで、徐々に範囲を広げ定着させていく工夫が大切です。

製品選定の際には、無料トライアルを活用し、使い勝手を確認したうえで、自社にあった製品を選択しましょう。

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