【この記事に登場する有識者】

Vanillax LLC代表
堀米 秀明さん

創業・経営支援コンサルティング会社「Vanillax LLC(バニラックス合同会社)」https://www.vanillaxllc.com/ 代表。中小企業のITツール導入を支援し、ペーパーレス化やDX化を推進。「Zoom」「Whereby」「Microsoft Teams」「Google Meet」「Chatwork」「Slack」などの導入相談・サポート実績も多数。補助金・助成金獲得やIT化の支援など地方含め中小企業のサポートを精力的に行っている。

 

おすすめのWeb会議システムの特徴|無料版と有料版の違いとは?

ここからは、堀米さんが説明してくれた製品選定のポイントに注目しながら、人気Web会議システム5製品の特徴を解説していきます。

【無料版の製品比較表】(編集部調べ)

無料版の機能比較ZoomGoogle MeetMicrosoft TeamsSkype Whereby
主催者のアカウント登録必要必要必要不要必要
参加者のアカウント登録不要不要※1必要不要不要
最大接続人数100人100人300人※3100人50人
時間制限(1対1)無制限24時間24時間無制限無制限
時間制限(3人以上参加)40分60分24時間※324時間45分
画面共有
録画・録音
背景カスタマイズ
スマホ/タブレット対応
使用帯域幅(上り/下り)※2800kbps
/1.0Mbps
3.2Mbps
/1.8Mbps
1Mbps
/2Mbps
512kbps
/128kbps
3.2Mbps
/3.2Mbps
※1 スマホ・タブレットではアカウント登録が必要
※2 1対1の10分間のビデオ通話をした場合
※3 当面の間、感染症対策サポートとして最大接続人数が300人、最大利用時間が24時間に拡大中(2021年6月時点)

【有料版の製品比較表】(編集部調べ)

有料版の機能比較ZoomGoogle MeetMicrosoft TeamsSkype Meet NowWhereby
料金(会議主催者1ユーザーにつき)2万2110円〜/年要問い合わせ594円〜/月有料版なし6.99~9.99米ドル/月
最大接続人数100人~1000人150~250人300~1万人12~50人
時間制限(1対1)無制限24時間24時間無制限
時間制限(3人以上)30時間24時間24時間無制限
画面共有
録画・録音
背景カスタマイズ
スマホ/タブレット対応
使用帯域幅
(上り/下り)※
800kbps
/1.0Mbps
3.2Mbps
/1.8Mbps
1Mbps
/2Mbps
3.2Mbps
/3.2Mbps
※ 1対1の10分間のビデオ通話をした場合。
※料金は全て税込

通信の安定性を求めるなら「Zoom」

「zoom」トップ画像
出典:「Zoom」公式サイト(https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
公式サイト https://zoom.us/
運営会社 Zoom Video Communications

【機能比較表】

無料版有料版
料金(会議主催者1ユーザーにつき)不要2万2110円〜/年
参加者のアカウント登録不要不要
最大接続人数100人100人~1000人
時間制限(1対1)無制限無制限
時間制限(3人以上)40分30時間
画面共有
録画・録音
背景のカスタマイズ
スマホ/タブレット対応
ライブストリーム配信
挙手機能
ブレイクアウトルーム
投票・アンケート
使用帯域幅(上り/下り)600kbps/1.2Mbps600kbps/1.2Mbps
※ 1対1の10分間のビデオ通話をした場合
※料金は全て税込価格

【無料版と有料版のおもな違い】

・無料版は3人以上の会議だと最大利用時間が40分に限られる
・有料版では会議動画をクラウド上に保存できる
・有料版ではYouTubeライブなどでライブストリーム配信が可能

【こんな企業におすすめ】

・社外との会議が多い企業
・通信の安定性を最も重視したい企業

Zoomは使用帯域も小さく、データ通信量も比較的少ないので通信状況が安定しやすいことが特徴です。なのでフリーズや映像の乱れなどのトラブルが比較的少ないのが強みです。

また、参加者を少人数のグループに分けてミーティングができる「ブレイクアウトルーム」という機能もあります。グループワークや、個別のテーマで議論したい場合に便利です。

10ライセンス以上登録している企業は2万社以上です(2020年12月時点)。社外との打ち合わせや大人数での会議にも向いている製品といえるでしょう。

Google Workplaceと連携がしやすい「Google Meet」

「Google Meet」トップ画像
出典:「Google Meet」公式サイト(https://apps.google.com/intl/ja/meet/
公式サイト https://workspace.google.co.jp/intl/ja/
運営会社 Google

【機能比較表】

無料版有料版
料金(会議主催者1ユーザーにつき)無料要問い合わせ
参加者のアカウント登録不要※1不要※
最大接続人数100人150~250人
時間制限(1対1)24時間24時間
時間制限(3人以上)60分24時間
画面共有
録画・録音
背景のカスタマイズ
スマホ/タブレット対応
挙手機能
ブレイクアウトルーム
投票・アンケート
出席レポート
使用帯域幅(上り/下り)※23.2Mbps/1.8Mbps3.2Mbps/1.8Mbps
※1 スマホ・タブレットではアカウント登録が必要
※2 1対1の10分間のビデオ通話をした場合
※料金は全て税込価格

【無料版と有料版のおもな違い】

・有料版にすると3人以上の会議で最大24時間利用できる
・有料版はクラウドストレージに録画が可能
・「挙手機能」や、会議室内をグループに分ける「ブレイクアウト」の機能、「出席レポート」などが利用可能

【こんな企業におすすめ】

・Google Workplaceを契約中の企業

「Google Meet(旧Hangouts Meet)」はGoogleのビジネス向けグループウェア「Google Workplace(旧G Suite)」に含まれているWeb会議システムです。Google Workplaceを契約していれば無料で利用できます。「Gmail」や「Googleカレンダー」と連携もしやすく、GoogleカレンダーからWeb会議を簡単に設定できます。

Google Workplaceの契約プランによっては、会議の録画をクラウドストレージに保存できます。

無料プランも充実!チャット機能も備えた「Microsoft Teams」

「Microsoft Teams」トップ画像
出典:「Microsoft Teams」公式サイト(https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
公式サイト https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software/
運営会社 Microsoft

【機能比較表】

無料版有料版
料金(会議主催者1ユーザーにつき)無料594円〜/月
参加者のアカウント登録必要必要
最大接続人数300人※1300~1万人
時間制限(1対1)24時間24時間
時間制限(3人以上)24時間※24時間
画面共有
録画・録音
背景のカスタマイズ
スマホ/タブレット対応
挙手機能
ブレイクアウトルーム
投票・アンケート
使用帯域幅(上り/下り)※21Mbps/2Mbps1Mbps/2Mbps
※1 当面の間、感染症対策サポートとして最大接続人数が300人、最大利用時間が24時間に拡大中(2021年6月時点)
※2 1対1の10分間のビデオ通話をした場合
※料金は全て税込

【無料版と有料版の違い】

・無料版には録画機能がない

【こんな企業におすすめ】

・「Microsoft 365」の法人向けプランを契約中の企業
・チャット機能も重視したい企業
・まずは無料プランから始めたい企業

Microsoft Teamsはかつての「Skype for Business」や学校の授業向けに開発された「Microsoft Classroom」などの機能を統合したコミュニケーションツールです。「Microsoft 365(旧Office 365)」のビジネス向けのほとんどのプランに含まれています。

感染症対策サポートとして、無料プランでも、最大接続人数が300人、3人以上の会議でも24時間利用可能です(2021年6月時点)。Web会議システムとしての機能はもちろんですが、チャットツール機能も備えているのが特徴です。

無料かつアカウント登録が不要な「Skype」

「Skype」トップ画像
出典:「Skype」公式サイト(https://www.skype.com/ja/free-conference-call/
公式サイト https://www.skype.com/ja/free-conference-call/
運営会社 Microsoft

【機能比較表】

無料版
料金(会議主催者1ユーザーにつき)無料
参加者のアカウント登録不要
最大接続人数100人
時間制限(1対1)無制限
時間制限(3人以上)24時間
画面共有
録画・録音
背景のカスタマイズ
挙手機能
ブレイクアウトルーム
投票・アンケート
スマホ/タブレット対応
使用帯域幅(上り/下り)512kbps/2Mbps
※ 1対1の10分間のビデオ通話をした場合
※料金は全て税込

【無料版と有料版のおもな違い】

※有料プランはありません。

【こんな企業におすすめ】

・小規模で手軽にweb会議システムを利用したい企業
・社外との会議が多い企業

ビデオ通話の先駆け的な存在である「Skype」には、Web会議が行える「Meet Now」という機能が備わっています。1回の通話で最大24時間、最大接続人数は100人、録画・録音も可能です。また、Web会議の開催者と参加者のどちらもアカウント登録が不要である点も魅力です。

2011年にMicrosoftの傘下に入ってからはWindows製品との連携がスムーズになっています。Windows10のタスクバーやWeb版のMicrosoft Outlookからはワンクリックで起動できます。

手軽に始められる「Whereby」

「Whereby」トップ画像
出典:「Whereby」公式サイト(https://whereby.com/
公式サイト https://whereby.com/
Whereby日本語公式サポートサイト https://note.com/whereby
運営会社 Whereby

【機能比較表】

無料版有料版
料金(会議主催者1ユーザーにつき)無料6.99~9.99米ドル/月
参加者のアカウント登録不要不要
最大接続人数100人100人
時間制限(1対1)無制限無制限
時間制限(3人以上)45分無制限
画面共有
録画・録音
背景のカスタマイズ
スマホ/タブレット対応
挙手機能
ブレイクアウトルーム
投票・アンケート
使用帯域幅(上り/下り)3.2Mbps/3.2Mbps3.2Mbps/3.2Mbps
※ 1対1の10分間のビデオ通話をした場合
※料金は全て税込

【無料版と有料版の違い】

・有料版にすると会議の最大利用時間が無制限
・有料版は録画が可能

【こんな企業におすすめ】

・小規模で手軽にweb会議システムを利用したい企業
・参加者の入室を厳重に管理したい企業

「Whereby(ウェアバイ)」はノルウェー発のブラウザ完結型Web会議システムです。

Wherebyは相手が製品を導入していなくても利用できます。主催者はトークルームのURLをメールやSNSなどで参加者に送り、参加者はそのURLをクリックすればWebブラウザが開き映像がつながります。

また、Wherebyでは、Web上の会議室に「鍵」をかけることができるのも特徴です。鍵をかけるとURLを知っていても会議室には入れません。これによって想定外のメンバーが会議に参加するのを回避できます。鍵がかけられた後でも、「ノック」をして主催者から「許可」を得られれば参加できます。

Web会議システムを検討する際に確認すべきポイント

Web会議システムをせっかく導入したのに、うまく活用できなかったらもったいないですよね。

そうした失敗を未然に防ぐために、導入前に確認しておくべきポイントや、自社にあった製品選びの方法について、ITツール導入コンサルタントの堀米秀明さんにお話を伺いました。

──Web会議システムを導入する際に注意すべきポイントについて教えてください。

Web会議システムを検討するときは、次の3点を必ず確認してください。

【Web会議システム導入時に確認すべきポイント】

(1)最大接続人数
(2)スマホで参加できるか
(3)アカウント登録なしでも参加できるか

(1)最大接続人数

◆こんな企業は要チェック
・大人数の会議で利用したい企業
・講演会や会社説明会など大規模なイベントをオンラインで行いたい企業

「最大接続人数」とは、Web会議に同時に参加できる人数の上限のことです。

商談や採用面接などで使うなら最大接続人数はあまり多くなくても構いませんが、大人数での会議や外部の参加者を招いてのオンラインセミナーなどで利用する場合には、100人以上が同時に接続できる製品やプランを検討した方がよいでしょう。

しかし、参加人数が増えると、音声や映像の質が下がりやすくなる製品もあるので注意が必要です。

(2)スマホで参加できるか

◆こんな企業は要チェック
・リモートワークを導入している、もしくは導入予定の企業
・営業などで外出する機会が多い企業

スマホやタブレットからWeb会議に参加できるかも重要なポイントです。パソコンにしか対応していない製品だと、外付けのカメラを従業員に支給するなどの必要が出てくるので、導入のハードルが上がります。リモートワークでの利用を想定するなら、スマホやタブレットにも対応している製品を選ぶことが望ましいといえます。

また、営業担当者が外出先から参加するシチュエーションにおいても、スマホだと持ち運びしやすいので便利です。

(3)アカウント登録なしでも参加できるか

◆こんな企業は要チェック
・社外との打ち合わせやミーティングが多い企業

外部との会議で使いたい場合は、アカウントを事前に登録する必要があるかどうかも確認しておきましょう。

アカウント登録が必要な場合、相手も同じ製品を利用している必要があります。会議のためだけに新たに製品を導入し、登録してもらうのは難しいでしょう。

アカウント登録が不要の製品であれば、URLをクリックするだけで会議に参加できるので相手に負担がありません。外部との会議が多い場合は、参加者のアカウント登録が不要な製品も検討しましょう。

Web会議システム選びの4つの軸

Web会議システムにはたくさんの製品がありますが、どのようにして自社にあったものを絞り込んでいけばよいのでしょうか? 堀米さんに詳しく伺いました。

――自社にあったWeb会議システムを絞り込むためのポイントを教えてください。

製品選定の「軸」になるのは、「通信の快適さ」「自社で利用しているグループウェアの種類」「無料プランの充実度」「有料プランの料金と機能のバランス」の4つです。

【 Web会議システム選びの4つの軸】

(1)通信の快適さ
(2)自社で利用しているグループウェアの種類
(3)無料プランの充実度
(4)有料プランの料金と機能のバランス

(1)通信の快適さ

Web会議システムの通信環境は、おもに「回線帯域」と「データ通信量」の2つの要素に依存します。

回線帯域は通信速度とほぼ同義で、映像や音声のズレに影響します。Web会議システムにとって、映像や音声の品質は非常に重要です。会議中に映像が乱れ、音声のみの会議に切り替えるケースがありますが、できればそうした事態は避けたいですよね。

編集部の一口コメント〜「使用回線帯域」の話〜

「帯域を圧迫しにくい使用帯域の狭い製品」の方がインターネット環境を選ばず、大人数の会議でも比較的快適に使用できます。

回線帯域は、会社や自宅の回線帯域は契約によって決まっていることがほとんどです。一度に多くの帯域を占めてしまう製品を使用すると帯域が圧迫されやすくなり、映像や音声のずれにつながりやすくなります。

使用帯域幅説明画像

⚫︎:回線帯域

使用帯域/製品ZoomGoogle MeetMicrosoft TeamsSkype Whereby
使用帯域幅
(上り/下り)※
800kbps
/1.0Mbps
3.2Mbps
/1.8Mbps
1Mbps
/2Mbps
512kbps
/128kbps
3.2Mbps
/3.2Mbps
※ 1対1の10分間のビデオ通話をした場合

もう1つの要素であるデータ通信料は、Web会議システムを利用する際に消費されるデータ量のことです。例えば、10分あたりの通信量は、Skypeが50MB程度、Zoomが80MB程度、Teamsが200MB程度と、製品によって大きく異なります。通信量が大きくなるほど負荷も増えるので、映像が遅くなったり途切れたりしやすくなります

(2)自社で利用している「グループウェア」の種類

「Google Workplace(旧G Suite)」や「Microsoft 365(旧Office 365)」などのビジネスグループウェアを導入しているなら、同じシリーズのWeb会議システムを利用するのが最も手間がかかりません。前者は「Google meet」、後者は「Microsoft teams」がそれにあたります。

一度、自社で導入しているグループウェアのWeb会議システムがどのくらいのスペックを持っているのか確認してみましょう。例えばGoogle WorkplaceのBusiness Standardプランを契約している場合には、「最大接続人数150人、時間制限24時間、録画データをGoogle Driveに保存可能」の条件で、Google meetを追加料金なしで利用できます。

(3)無料プランのサービス充実度

Web会議システムには無料プランが用意されているケースが多く、製品によって最大接続人数や1回あたりの利用可能時間が異なります

Web会議システムを社内のミーティングに限定して使いたい場合などは、無料プランでも対応できるケースがあるので、各製品の無料プランを比較してみましょう。将来的に有料版への移行も検討している場合には、有料プランのサービス内容も予め確認しておくと安心です。

(4)有料プランの料金と機能のバランス

大人数での会議やセミナーなどでの利用を考えているなら、有料プランを選択した方が良いでしょう。無料プランよりサービス内容が充実し、使える機能も多くなります。特に、最大接続人数最大利用時間は製品によって異なるポイントです。予算を踏まえながら条件にあうものを選びましょう。

web会議システムはどう活用する?導入事例を紹介

ここでは、複数のweb会議システムを活用している株式会社キュービックの事例を紹介します。キュービックは、インターネットメディア事業などを手掛ける従業員数約300名の企業です。同社では、Google Meet、Zoom、wherebyの3製品を用途によって使い分けています。

弊社では「Google Workspace」を使っているので、チーム内での気軽なミーティングはGoogle Meetや無料版のZoomを利用しています。Google MeetはGoogleカレンダーから自動で会議が設定できるので作業の手間も減らせます

ただし、Google Meetは使用帯域幅がZoomの5倍程度あるため、映像が重くなりがちなのが欠点です。重要な会議や、約300人が参加する「全社朝会」では安定して通信ができるZoomを使っています

45分以上かつ、通信の安定性が重視される会議を頻繁におこなう方にはZoomの有料版アカウントを付与しています。

株式会社キュービック(デジタルマーケティング/従業員300人程度)

採用面接でもweb会議システムを使用

感染症予防の観点から、採用でもオンライン面接を導入しています。2020年、急遽オンライン面接が導入された際に、どのweb会議システムを使用するかを急いで検討しました。結果、当時最も手軽に導入できたWherebyを導入することにしました。

それから採用面接では主にWherebyを使用していましたが、画面共有時に相手の画像を見ることができないのが不便に感じていました。

また、無料の製品ではセキュリティが不安でしたので、現在はZoomの有料版を利用しています。採用面接はプライバシーに関わる話題も扱うので、セキュリティは最重要視しています。

アカウント管理のわずらわしさを考えるなら、Web会議システムは1つに絞った方がよいとは思いますが、シーンや用途で使いやすい製品は変わるので、無理に限定する必要はないと考えています。

ただ、セキュリティ面を考慮するなら無料版より有料版が優れています。採用面接など個人情報を扱う場面では、有料版を選択した方がよいでしょう。

Web会議システムを導入するメリットを専門家が解説

インターネットを経由して、離れた場所にいる人ともモニター越しに会議や打ち合わせができるのが「Web会議システム」です。Web会議システムのメリットについて、堀米さんに詳しく伺いました。

──Web会議システムを導入するメリットを教えてください。

Web会議システムを導入するおもなメリットは次の3つです。

【Web会議を導入するメリット】

・会議の開催や参加のハードルを下げられる
・会議を効率化し時間を削減できる
・遠隔地にいる優秀な人材を採用できるチャンスが増える

それぞれ説明していきます。

会議の開催や参加のハードルを下げられる

会議の開催や参加がより気軽にできるようなることが大きなメリットです。

対面形式での会議では、参加人数に増減があれば会場の規模を変更したり、人数分の資料を準備したりなどの対応が必要で、これが開催者にとっては大きな負担になっていました。しかしWeb会議なら参加者が増えても会場変更や資料の印刷は不要です。

参加する側も、わざわざ会場まで移動しなくてもすむので、交通費はかかりませんし、遠方での会議も参加しやすくなります。育児や介護などで出勤が難しい場合でもWeb会議なら参加のハードルが下がります。もちろん、新型コロナウイルス対策としても有効です。

会議を効率化し時間を削減できる

Web会議に切り替えることで、会議の活発化や効率化が期待できます。

従来型の会議では、私語や不規則発言などで進行が阻害されることがありますが、Web会議では基本的に一度に1人しか発言できないため、話が本筋からそれにくくなります

また、Web会議では序列をあまり意識しなくてすむので、参加者は発言がしやすく、コミュニケーションの活性化し、有益な議論を生み出す効果も期待できます。

遠隔地にいる優秀な人材を採用できる

見逃せないのが、採用活動への貢献です。

例えば、対面式の採用面接では、地方在住の方だと都心の企業を受けるためには、高い交通費を払い長時間かけて移動する必要があります。その負担の大きさから、応募を断念するケースも多いでしょう。

Web会議システムを使えば、遠隔地にいてもオンラインで面接が可能なので、地方の優秀な人材を採用できるチャンスが増えます

また、企業側としても、面接会場を予約する必要がなくなるので、日程調整がしやすくなるという利点もあります。

Web会議に関するQ&A

最後にWeb会議に関するおもな疑問に、Q&A形式で回答します。

Web会議の進め方のコツは?

Web会議では、以下の3つを念頭に進行するとよいでしょう。

(1)事前に通信状況の確認をする
参加者の通信環境は会議の進行に大きく影響するため、事前に接続状況を確認しておくと慌てずにすみます。
会議の進行役やメインスピーカーは早めに「会議室」に入り、資料の共有設定や表示画面などをチェックしておくと安心です。他の参加者にも開始時刻前に「会議室」にアクセスしてもらい、映像や音声に問題がないか確認してもらうとよいでしょう。

(2)会議の進行ルールを共有する
Web会議の進行ルールを事前に共有しておくことで、会議がスムーズに行えるようになります。参加者にとっても、会議での発言方法、チャットの使用、投票機能の使い方、質問の方法などをあらかじめ理解できていれば、議論もしやすくなります。

(3)会議開始前にアイスブレイクを行う
参加者の緊張をほぐすために、冒頭の5~10分程度を「アイスブレイク」の時間にあてるのがおすすめです。場の雰囲気が和むのでリラックスして会議に臨めるようになります。また、各自の通信状況を確認する時間としても使えます。

無料版はセキュリティ面で不安はない?

有料版と無料版では、セキュリティやサポート体制に違いがあります強固なセキュリティ対策や24時間体制でのサポートを求めるなら、有料版を選択しましょう。
採用面接や、個人情報を扱う会議などで利用する場合は、リスク管理の視点からセキュリティ面が強化された有料版の方が無難です。

まとめ

Web会議システムには、少人数で気軽に使えるものから大規模セミナーが開催できるものまで、いろいろな製品があります。新たに導入する際にはそれぞれの特徴や強みを把握し、自社に最適な製品を選びましょう。会議の用途別に製品やプランを使い分けるのもおすすめです。

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