Vanillax LLC代表
堀米 秀明さん

創業・経営支援コンサルティング会社「Vanillax LLC(バニラックス合同会社)」https://www.vanillaxllc.com/ 代表。中小企業のITツール導入を支援し、ペーパーレス化やDX化を推進。「Zoom」「Whereby」「Microsoft Teams」「Google Meet」「Chatwork」「Slack」などの導入相談・サポート実績も多数。補助金・助成金獲得やIT化の支援など地方含め中小企業のサポートを精力的に行っている。

専門家に聞いたチャットツールの選び方

チャットツールといっても様々な製品がリリースされています。ここでは、中小企業のITツール導入支援をされているVanillax LLC代表の堀米秀明さんに伺った、チャットツール選びの4つのポイントについて紹介します。

【チャットツール選びの4つのポイント】

  1. ツール外アプリ連携の充実度(自社に合った機能の有無)
  2. 社外とのコミュニケーションのしやすさ
  3. 導入ハードルの低さ・使いやすさ
  4. Web会議機能や電話機能の充実度

ツール外アプリ連携の充実度

▼こんな企業は要チェック
既に導入済みのビジネスアプリとスムーズに連携させたい企業

外部のアプリと連携をすることにより、チャットに新着メッセージがきた際に連携サービスにも通知が届いたり、別のシステムからチャットツールにシームレスでログインできたりなど、利便性が高まります。

業務効率の向上に直結するので、アプリ連携が充実しているかどうかは、選定の重要なポイントの一つです。ただし、業務でよく使う外部サービスがあるなら、連携先の充実度よりも、その特定のサービスとアプリ連携ができるかに焦点を当てて検討した方がよいでしょう。連携できる外部サービスの種類は、各チャットツールの公式Webサイトなどで確認できます。

アプリ連携の充実度で選ぶなら、Slackがおすすめです。連携できるサービスは2400以上、連携のカスタマイズ性が高いのも特徴です。ビジネスの現場で出番が多いWordやExcel、PowerPointなどMicrosoft社のビジネスサービスとの連携を重視するなら、Microsoft Teamsがよいでしょう。

社外とのコミュニケーションのしやすさ

▼こんな企業は要チェック
・社外とのコミュニケーションが頻繁に発生する企業

社外との連絡手段としてメールを利用している企業も多いでしょう。しかし、メールはリアルタイムでのやり取りに向かず、コミュニケーションに時間がかかってしまいがちです。また過去のやり取りの過程で、いつ、誰がどんなメッセージを発信したのかを探すのに時間がかかります。

一方、チャットツールは、電話と同様にリアルタイムでコミュニケーションがしやすいことに加え、過去のやり取りや複数人でのやり取りが見える化されることが強みです。メールと違い、いちいち「宛先」や「件名」を入れなくてよいので、要件から始めやすく、やり取りのスピードが上がります。

チャットツールは、相手も同じ製品のアカウントを持っていないとやり取りができない製品がほとんどです。社外と新しくやりとりするためには社外の方を招待しなくてはいけません。「外部の方の招待」という意味では、Chatworkは一人ひとりのアカウントに設定されたIDを交換することで、社外の人をグループに追加できるので、簡単に相手をチャットに招待できます。Microsoft Teamsもメールドレスがあれば招待可能です。Slackはメールアドレスがあれば招待可能ですが、管理者でないと招待できません。LINE WORKSは、双方の管理者の許可がないと外部連携ができません。

ですから、外部とのやり取りで使う場合には、相手のアカウント登録が手軽におこなえる製品を選ぶか、取引先の企業が利用しているチャットツールを選ぶようにした方がよいでしょう。

社外の方の招待の簡単さ】

SlackChatworkMicrosoft TeamsLINE WORKS

社外とのコミュニケーションのしやすさで選ぶならChatworkがおすすめです。簡単に相手をチャットに招待できるので社外の方とのコミュニケーションのハードルが下がります。

導入ハードルの低さ・使いやすさ

◆こんな企業は要チェック
・チャットツールを初めて導入する企業
・従業員のITリテラシーにばらつきがある企業

チャットツール選びでは、ズバリ「使いやすいさ」も非常に重要です。

使いづらいチャットツールを導入してしまったため、社内で浸透せず、別製品に切り替える必要が出てしまうケースさえあります。

まずは、UIや操作性を確認しましょう。また、機能が必要十分かもあわせてチェックしてください。あまりに機能が多過ぎても使いこなせず負担になることがあります。

チャットツールは、会話ログがどんどん蓄積されていきます。蓄積されたデータは他システムに移行できないため、いったん導入してしまうと、他の製品への切り替えが難しくなります。必要十分な機能が搭載された製品を選択しましょう。

導入ハードルの低さで選ぶなら、LINE WORKSがおすすめです。LINE WORKSは、LINEとは別のアプリですが、画面構成や操作は似ています。多くの人にとって馴染みのあるUIなので、若手から年配社員まで幅広い層に受け入れられやすいでしょう。使いやすさでは、Chatworkもおすすめです。日本で一番使われていますし、UIや操作性も簡単です。

Web会議機能や電話機能の充実度

◆こんな企業は要チェック
・連絡、コミュニケーションを一つのツール内で完結させたい企業

チャットツールには、Web会議や電話の機能が備わっているものもあります。

電話やオンライン会議の機能が充実しているものを選べば、あらゆるコミュニケーションを一つのツールで完結させられるため、従業員の負担も小さく、管理もしやすいというメリットがあります。テレワークやリモートワークでも非常に有効です。

製品やプランによって参加できる人数の上限や制限時間が設定されているため、自社の条件を満たしているものを選びましょう。

Web会議や電話機能に優れているのは、Microsoft TeamsとLINE WORKSです。Microsoft Teamsでは無料プランでも最大100人(※)までビデオ会議に参加できます。LINE WORKSは有料プランなら最大200人までビデオ会議に参加が可能です。

※Microsoft Teamsでは2021年5月現在、感染症対策支援のため最大参加人数を300人に拡大中

専門家がおすすめする人気チャットツール4選|導入企業の評価も紹介

チャットツールにも様々な製品があります。ここでは、堀米さんおすすめの人気チャットツール4製品の特徴と、それぞれどのような企業に向いているかを解説します。

どの製品も無料プランと有料プランが用意されているので、それぞれのサービス内容もチェックした上で、自社にあったものを選びましょう。

◆無料版と有料版の違い
・有料版の方がストレージ容量が大きい
・有料版の方が、参加人数やグループチャット数の上限が高くなる
・有料版はセキュリティが強化され、シングルサインオン対応など利便性も高まる

無料プランの比較

SlackChatworkMicrosoft TeamsLINE WORKS
チャット機能無制限1対1のみ無制限無制限100人まで
グループチャット作成数無制限7グループまで1カ月最大200グループ(削除したグループ含む)無制限
メッセージ検索機能1万件まで全てのメッセージ全てのメッセージ全てのメッセージ
音声通話ビデオ会議1対11対1最大100 人1対1
画面共有
ストレージ容量全体で5GB全体で5GB全体で10GB全体で5GB
アプリ連携(外部サービス連携)2000以上のアプリ、サービスと連携(同時連携は10アプリまで)80以上のアプリ、サービスと連携250以上のアプリ、サービスと連携70以上のアプリ、サービスと連携
スマホ/タブレット対応
ISO認証取得状況

有料プラン比較

SlackChatworkMicrosoft TeamsLINE WORKS
月額料金(年間契約)935円〜/1ユーザー550円〜880円/1ユーザー594円〜/1ユーザー330円〜1,100円/1ユーザー
月額料金(月間契約)1,056円〜/1ユーザー660円〜1,056円/1ユーザー715〜/1ユーザー396〜1,320円/1ユーザー
ストレージ容量1ユーザーにつき10GB〜1TB1ユーザーにつき10GB基本ストレージ1TB+1ユーザーにつき10GB基本ストレージ100GB~10TB+1ユーザーにつき1GB 
チャット機能無制限無制限無制限無制限
グループチャット作成数無制限無制限1カ月で最大200グループ(削除したグループ含む)無制限
メッセージ検索機能全てのメッセージ全てのメッセージ全てのメッセージ全てのメッセージ
音声通話
ビデオ会議
最大15人最大14人最大1万人まで最大200人まで
画面共有
※料金は全て税込です。

アプリ連携の豊富さで選ぶなら「Slack」

slackキャプチャ
出典:「Slack」公式サイト(https://slack.com/intl/ja-jp/)
Slack(スラック)
公式サイト https://slack.com/intl/ja-jp/
開発元 Slack Technologies, Inc.
導入企業数 75万社以上(2021年5月時点)
【おすすめポイント】
・アプリ連携による機能拡張の自由度が高い
・チーム別、顧客別、プロジェクト別などにチャンネルを作成ができる
◆こんな企業におすすめ
・ITに詳しい運用担当者がいる企業
・少人数のチーム単位でグループ作成が必要な企業

Slackは日間アクティブユーザーが1000万人を超える、世界シェアNo.1のチャットツールです。「Microsoft 365(旧Office 365)」「Google Workspace(旧G Suite)」「Zoom」「Dropbox」「Trello」などの有名サービスを始めとする2400超の外部サービスとアプリ連携ができます

slackアプリ連携
出典:「Slack」公式サイト(https://slack.com/intl/ja-jp/)

また、カスタムアプリとも自由に連携できる拡張性の高さが人気の理由の一つです。基本操作に複雑な点はないので、慣れるまでに時間はそれほどかからないでしょう。

◆デメリット
・他のツールと比較すると設定に手間がかかる
・機能を拡張するにはある程度のIT知識が必要

Slackには、ワークスペースやチャンネルという、他のチャットツールにはない概念があり、最初は戸惑うかもしれません。また、機能が豊富な分、設定に手間取ることもあるでしょう。そのため、IT関連の知識がある担当者がいた方が安心です。

また、手軽にチャットが利用できるのが利点ですが、参加人数を増やしすぎると管理がしづらくなります。適度にチャンネルを作成してメンバーを分けるなど、運用の工夫が必要です。

社外とのコミュニケーションのしやすさで選ぶなら「Chatwork」

chatworkキャプチャ
出典:「Chatwork」公式サイト(https://go.chatwork.com/ja/)
Chatwork(チャットワーク)
公式サイト https://corp.chatwork.com/ja/
運営会社 Chatwork株式会社
導入企業数 31万社以上(2021年5月時点)
◆おすすめポイント
・タスク管理機能が付いている
・日本語のほか英語、中国語、ベトナム語、タイ語、スペイン語にも対応可能
・外部の方の招待が簡単
・他のツールと比べて設定の手間が少ない
◆こんな企業におすすめ
・外部とのやり取りが多い企業
・タスク管理も行いたい企業

Chatworkは、国内利用率No.1の製品です。チャットツールとしては珍しくタスク管理機能が付いています。メッセージをそのままタスクに設定できるので便利です。

chatworkアプリ連携
出典:Chatwork公式YouTube(https://www.youtube.com/watch?v=TeQDy5Eh41I&t=6s)

Chatworkの大きな特徴は、一人ひとりのアカウントに設定されたIDを交換することで、社外の人をグループへの招待が可能なことです。外部のユーザーやグループとつながりやすいので、営業ツールとしても期待できます。14グループまでなら無料で使える手軽さも魅力です。

社外の人とのコミュニケーションが手軽におこなえることが特徴ですが、もちろん社外の人間とやりとりできないように制限をかけるのも可能です。また、タスクを共有管理ができるのはチャットワークのみになっています。

◆デメリット
・機能開発が遅いので、常に最新の機能を求める企業には向かない。
・タスクのリマインド機能がない

タスク管理機能は付いていますが、受け取ったタスクをプッシュ通知などでリマインドする機能はありません。そのため、定期的にタスク一覧を確認しないと、重要なタスクを見落としてしまう恐れがあります。

導入のしやすさで選ぶなら「LINE WORKS」

LINE WORKSキャプチャ
出典:「LINE WORKS」公式サイト(https://line.worksmobile.com/jp/)
LINE WORKS(ラインワークス)
公式サイト https://line.worksmobile.com/jp/
運営会社 ワークスモバイルジャパン導入企業数 20万社以上(2020年12月時点)
◆おすすめポイント
・LINEとUIや操作方法が似ているので導入のハードルが低い
・「既読」機能が備わっている
・スタンプやアンケートなどの機能が充実している
◆こんな企業におすすめ
・ビジネスチャットは敷居が高いと感じている企業

LINE WORKSは、ビジネス用のLINEです。機能は普段使いのLINEとは異なるものの、画面構成や操作が似ているので、幅広い層に受け入れられやすい製品です。

またチャットツールとしては珍しく「既読」機能が備わっています。誰が既読していないかまで判別できるので、伝達事項の簡易確認ができます。

LINE WORKS画面
出典:「LINE WORKS」公式サイト(https://line.worksmobile.com/jp/)

LINE同様にスタンプやカレンダー、アンケートなどの機能も充実しています。有料プランではWeb会議に最大200人まで参加が可能です。

◆デメリット
・基本的にスマホ、タブレットでの使用に特化したツールである
・他アプリとの連携は比較的乏しい
・いったん送信したメッセージは編集できない

LINE WORKSはよくも悪くもスマホやタブレットに適したツールです。そのため、ファイルを共有しながらの共同作業といった、パソコン中心での使い方では、他のチャットツールに劣る部分があります。

また、70以上の外部サービスと連携しているとはいえ、他のツールに比べるとやや見劣りするのは否めません。LINE WORKS単体である程度機能が完結している分、拡張性に乏しい点はデメリットと言えるでしょう。

Web会議システムとしても使える「Microsoft Teams」

Microsoft Teamsキャプチャ
出典:「Microsoft Teams」公式サイト(https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software)
Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)
公式サイト https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
運営会社 Microsoft
導入企業数 50万社(2019年3月時点)
◆おすすめポイント
・「Microsoft 365」と連携がスムーズ
・Web会議ツールとしても使える
・50以上の言語に対応可能
◆こんな企業におすすめ
・Microsoft 365を利用中の企業
・海外とのやり取りが多い企業 
・メール、チャット、Web会議システムなど連絡手段を統一したい企業

「Microsoft Teams」は、Microsoft社が提供しているコミュニケーションツールです。チャット機能のほか、Web会議機能やファイル共有などコミュニケーション関連の機能が備わっています。同じMicrosoft社のWord、Excel、PowerPoint、Outlookなどのサービスと連携しやすいのが特徴です。

無料プランでもWeb会議に300人まで参加できるのも強みです。有料プランになると最大1万人がWeb会議に参加できるため大規模なミーティングも行えます。

◆デメリット
・UIがやや堅苦しい(メールに近いインターフェース)
・GIFアニメやステッカー機能はあるが気軽さに欠ける 

Microsoft Teamsのデメリットを挙げるなら、独特の「堅苦しさ」かもしれません。

チャット画面はメールに近いUIで、他のチャットツールに比べ利用しづらいと感じる場合もあるでしょう。

Microsoft Teams操作画面
出典:「Microsoft Teams」公式サイト(https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

GIFアニメやステッカー機能はあるものの、LINE WORKSなどと比べてバリエーションが少ないので、コミュニケーションが取りづらいと感じる可能性もあります。

ビジネスチャットツールを導入するメリットは?

「メッセージのやり取りなら、メールや電話でも十分では?」と思うかもしれません。しかし、チャットツールは、仕事上のコミュニケーションを活性化する効果があり、業務の効率化も期待できます。

チャットツールを導入するメリットについて、堀米さんに詳しく伺いました。

リアルタイムで会話可能、履歴も有効活用

――チャットツールを導入するメリットとは何でしょうか?

リアルタイムに複数人との対話、情報共有ができることが大きなメリットです。例えばメールだと、どうしてもタイムラグが生まれがちですが、チャットツールならメッセージが届くたびに通知されるので、やり取りのスピードが上がります。社内外の複数人での話し合いや共有、意見交換ができるのも、チャットツールの強みです。

また、電話と異なり、公共交通機関のなかでも気軽に応答できますし、メモを取る必要がありません。込み入った話でもPDF資料や映像などを確認しながらやり取りができるので、業務の効率化につながります。

簡単に会話の履歴をさかのぼれるのもチャットツールのメリットです。例えば実際に集まって行う会議では、誰が何を話したかを後で確認できるようにするためには、議事録を作成しておかなければなりません。チャットツールでのコミュニケーションなら、履歴をさかのぼったり、メッセージ検索をしたりすれば、誰がどんな意見を言っていたかがわかります。チャットの履歴が議事録代わりになるので後で確認したいときに便利です。またスケジュールやタスク管理などにも有効です。

コミュニケーションのハードルが下がる

――その他に、チャットツールのメリットはありますか?

メールのやり取りに伴うストレスを解消できる可能性があります。

メールでは相手の肩書きや呼称をどうするか迷ったり、時候の挨拶や結びの言葉を添えたり、過去の話題の引用がしにくかったり、メールがきちんと送れたのか気になったりと、何かと煩わしさを感じる場面が多いと思います。

チャットツールならそういった手間がなく、スタンプ機能なども使いながら、メールよりも気軽にやり取りができます。既読機能があるチャットツールであれば、相手がメッセージを受け取っているかも判別できるので、さらにコミュニケーションが取りやすいと思います。

外部企業との連携がしやすくなる

――企業がチャットツールを導入する理由は、メールでの不満を解決するためであることが多いのでしょうか?

それ以上に外的要因が大きいと思います。取引先の企業がチャットツールを利用していて、自社が利用していない場合、提携先から「チャットツールを使っていないんですか…?」と驚かれてしまうケースがあります。もしかしたら、ビジネスの機会損失につながってしまうことさえあるかもしれません。

チャットツールを利用する企業は増えているので、外部とのコミュニケーションをより活発にできるのもチャットツールのメリットだと思います。何より、外部の企業や顧客と、電話やメールでやり取りをするのではなく、ツール上でつながっていることで、気軽に聞けたり、確認できたりすることのメリットは大きいですね。

――取引先と同じツールを導入した方がよいのでしょうか?

同じツールを使っていれば、すぐにチャットを始めることができて便利でしょうね。相手側の企業も管理や作業がしやすいと思います。社内でも社外でも、報告・連絡・相談は全てツール内で完結できますからね。

取引先とは異なるツールを導入してしまうと、相手とのやり取り用に別のツールも導入しなくてはいけなくなる可能性があるので注意した方がよいでしょう。

まとめ

チャットツールは、社内外のコミュニケーションを活性化し、業務の効率化を高めるツールです。メールや電話での連絡に課題を感じているなら、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

チャットツール選定の際には、導入によって何を実現したいかを明確にすることが大切です。この記事で紹介した製品選びのポイントを参考に、自社に合ったチャットツールを探してみてください。

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